Quais os desafios da empresa durante uma auditoria de qualidade?

As auditorias da qualidade tem como objetivo avaliar critérios que comprovem a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade da organização.

No entanto, as empresas que ainda não automatizam processos e não organizam informações podem ter muitas dificuldades na apresentação de evidências necessárias ao auditor.

Quais os problemas que uma empresa pode encontrar durante uma auditoria da qualidade?

Neste post você conhecerá os tipos de auditoria da qualidade, os principais contratempos que uma gestão manual pode trazer a uma empresa durante uma auditoria e como um software pode aprimorar os resultados da sua empresa.

O que é e qual o objetivo uma auditoria de qualidade?

A auditoria de qualidade realiza uma avaliação da eficácia do seu sistema de gestão, englobando pessoas, processos e produtos. Dessa forma, o auditor consegue identificar se o processo é realizado conforme estabelecido pela empresa.

Seu principal objetivo é a melhoria contínua dos processos, portanto não deve ser visto como algo ameaçador. Uma não conformidade apontada permite que a empresa revise processo e aperfeiçoe o sistema de gestão da qualidade.

Como consequência, a empresa eleva a performance do seus produtos e serviços, garantindo a satisfação de todas as partes interessadas e mantendo-se mais competitiva no mercado.

Quais os tipos de auditoria de qualidade?

As auditorias da qualidade podem ser divididas em três tipos:

Auditorias internas (ou de 1º parte): As auditorias internas são realizadas pela própria empresa com o intuito de adequar o sistema de gestão a normas como a ISO 9001. Dessa forma, para os requisitos que não estejam conformes podem ser criados planos de ação a fim de analisar posteriormente a eficácia das ações tomadas. Ocorre antes da empresa passar pela auditoria de certificação.
Auditoria de 2ª parte (fornecedor): São auditorias cujo objetivo é avaliar os fornecedores da empresa. Podem ser avaliados rotinas, execução do processo e todos os fatores relacionadas à qualidade do material fornecido.
Auditoria de 3º parte. Também são auditorias externas, onde o principal objetivo é avaliar se a empresa atende critérios da norma que busca certificação. Geralmente realizada por auditores de órgãos certificadores, que atestam que os procedimentos e processos sejam realizados de acordo com a norma.

Auditoria externa: quais os principais desafios das empresas?

O período de auditorias geralmente pode ser algo tenso para os gestores como para a direção envolvida. E às vezes os contratempos podem ser maiores durante a visita do auditor.

Mas quais contratempos mais comuns que podem prejudicar a empresa durante uma auditoria externa?

Falta de controle no processo

A falta de controle nos processos prejudica não somente a integração na estrutura dos sistemas de gestão, mas a apresentação de informações.

É comum o auditor querer identificar como a empresa planeja a operação destes processos, quais são as entradas e saídas definidas, os KPIs que são controlados e toda a informação documentada.

Sem um controle centralizado e organizado é quase certo que o gestor pedirá informações a outros colaboradores referente ao questionamento do auditor, o que ainda pode gerar mais tensão durante a auditoria para localizar as informações pertinentes.

Apresentação de um documento obsoleto

A falta de controle de processos também se estende ao controle de documentos. Se o auditor busca identificar informações documentadas, é natural que ele queira averiguar a consistência entre o que foi planejado e o que está sendo apresentado.

Tomamos como exemplo um registro de competência de um colaborador apresentado durante a auditoria. Por falta de revisão, o documento não condiz com o que o colaborador está executando. Nesse caso é preciso averiguar a informação com o responsável pelo RH, que pode inclusive não estar na empresa naquele momento.

Novamente, a empresa sofre com não conformidades por conta de informações que estão desatualizadas, sem registro ou local centralizado para averiguar os dados.

Inconsistência no tratamento de não conformidade e planos de ação

Outro problema muito comum ocasionado pela falta de organização e padronização de informações é a falta de continuidade aos planos de ação, oriundos de não conformidades apontadas anteriormente.

Afinal, quem está acompanhando a execução do plano? Quem está avaliando a eficácia das ações e analisando os resultados dentro do prazo estabelecido?

Se não há um processo definido é muito fácil não haver cobrança do que deve ser feito e o time não levar levar adiante estas pendências, uma vez que também haverá outras obrigações.

Durante uma auditoria é muito importante que as informações não estejam espalhadas pelo ambiente ou em diversos departamentos para entender o que aconteceu com a documentação ou como foi tratada a não conformidade. Quando mais prático for o processo de apresentação de informações, menos nervosismo e possibilidade de erros.

Como um software de gestão da qualidade pode ajudar?

A utilização de um software para gestão da qualidade visa organizar todas as informações relacionadas ao SGQ das empresas, atuando nas principais vulnerabilidades do processo entre elas:

Centralização de informações

No caso que citamos acima, o gestor não precisa ir atrás de informações em outros departamentos e colaboradores para mostrar ao auditor as informações solicitadas.

No próprio sistema você já encontra a lista mestra atualizada e revisada onde as informações documentadas podem ser apresentadas conforme a auditoria dos requisitos for avançando.

Centralizar informações em um único sistema inclusive é um grande vantagem para empresas que apresentam mais de unidade já que há uma quantidade maior, já que ganham tempo, reduzem custos e evitam deslocamento do auditor de forma desnecessária.

Controle de documentos atualizado

Você consegue otimizar a gestão da informação e o colaborador tem acesso à versão mais atualizada do documento em questão. Isso evita qualquer dúvida se o documento apresentado na auditoria é realmente o mais atualizado.

Se um auditor questiona por exemplo infomações relacionadas a um processo específico da organização, você precisa ter a certeza que os documentos que você está apresentando são os mais completos e atualizados.

Se tiver que fazer uma corrida pela empresa para questionar a respeito que foi apresentado, já demonstra tamanha falta de organização e uma grande inclinação a erros no processo.

Um software apresentado como evidência é maneira mais segura e organizada para evitar esse tipo de problema. Principalmente porque atende a requisitos como:

Acesso: É controlado por senha e cada documento tem o acesso controlado pelos campos de Permissão;
Recuperação: o sistema apresenta filtros específicos que facilitam a localização dos documentos;
Acesso restrito: só acessam o documento colaboradores autorizados pelo gestor;
Preservação: o sistema conta com backups diários realizados;
Controle de Alterações: cada revisão exige justificativa e recebe incremento no código de revisão.
Notificações: Todas as tarefas são distribuídas a cada envolvido no processo por meio de notificações automáticas de pendências e prazos.

Organização no tratamento de não conformidades

Softwares direcionados ao tratamento de não conformidades permitem que você aplique o fluxo de ação corretiva, a fim de acompanhar o andamento de todas as etapas, avaliar a eficácia das ações e centralizar todos os dados relacionados ao planos de ação.

A equipe inclusive pode acessar ferramentas da qualidade que contribuem para o objetivo, como Diagrama de Ishikawa, 5 porquês para analisar a causa raiz e também o 5W2H e detalhar cada etapa do plano de ação e o responsável em cada etapa do processo.

Pense se em uma auditoria anterior foi pontuado que um dos planos de ação era realizar um treinamento com colaboradores. As informações foram previamente inseridas em um planilha, mas não houve acompanhamento suficiente.

Afinal, o responsável executou o plano corretamente no prazo adequado? Se não, qual o motivo? Os envolvidos no processo foram notificados que havia tarefas pendentes?

Se não houver um rígido acompanhamento do que deve ser feito e a real cobrança de prazos nesse sentido, a probabilidade das não conformidades permanecerem é muito grande.

Conclusão

As auditorias de qualidade são um passo fundamental da empresa que busca caminhar para a melhoria contínua e alcançar competitividade no mercado.

Quanto mais a empresa estiver preparada para uma auditoria de qualidade mais o gestor terá segurança em apresentar informações atualizadas e organizadas. Assim,irá obter sucesso no alcance do objetivo final que é a certificação.

Falta de controle nos processos, descentralização e desorganização das informações são problemas que podem ocorrer em uma auditoria se a empresa não conta com um sistema automatizado que engaje a equipe, possibilite maior organização das informações como um todo.