Saiba quais os impactos que uma boa gestão de documentos traz para o seu negócio, melhores práticas para implementação e como escolher a ferramenta adequada.
A gestão de documentos (ou gestão documental) compreende um conjunto de etapas que visam facilitar e otimizar o acesso à informação dentro da empresa, preservando dados importantes.
Por meio de processos e padronizações, é uma prática imprescindível na gestão da qualidade que evita o acúmulo de informações desorganizadas, perda de tempo e retrabalho da equipe, além de prejuízos financeiros.
Mas qual o caminho para implementar uma gestão documental que traga resultados para a organização? Acompanhe como tornar esse processo fácil e eficiente.
O que é Gestão de Documentos e qual a sua importância para a empresa?
A gestão de documentos engloba uma série de processos e tarefas com o intuito de salvar, localizar, recuperar e compartilhar diferentes tipos de documentos e informações da maneira mais eficaz e eficiente para as organizações.
Processos de gestão de documentos bem consolidados garantem que todos tenham acesso correto à informação. Além disso, a equipe consegue avaliar se alguma ação se faz necessária com o documento em questão, seja revisão ou descarte, por exemplo.
Gestão de Documentos: por que fazer?
A falta de uma gestão de documentos na sua empresa pode custar caro para o seu negócio. Veja como esta prática de gestão pode auxiliar a reduzir grandes custos
Reduz o desperdício de recursos
Processos manuais só tendem a encarecer os custos. De acordo com a Agência de Proteção Ambiental dos EUA (EPA), um profissional norte-americano usa 10 mil folhas de papel anualmente. Isso equivale a 4 milhões de toneladas em um ano.
Quanto sua empresa já pagou por imprimir várias vezes documentos não encontrados, por exemplo?
Evita prejuízo com documentos obsoletos
Uma gestão de documentos eficaz estabelece o controle necessário de todos os documentos e registros, economizando tempo, retrabalho da equipe e possíveis prejuízos financeiros.
Pode parecer inofensivo, mas os números mostram que o problema é comum. Estudo da Harris Interactive aponta que 83% dos profissionais perdem tempo diariamente editando a versão errada de um documento.
Além disso, 48% chegam a compartilhar versões obsoletas com um diretor, cliente ou colega de trabalho. Sua empresa já perdeu com isso?
Aumenta segurança das informações
Quando sua empresa não investe em ações para padronizar o controle das informações, você não consegue rastrear se um documento realmente está sendo acessado pelas pessoas certas ou sendo manuseado da maneira pretendida.
Relatório divulgado pela Ponemon Institute relata que o impacto financeiro das violações de segurança de dados resultaram em um prejuízo de U$ 9,4 milhões entre as empresas pesquisadas. O prejuízo está atrelado à perda de produtividade, redução de receitas, perda de clientes, etc.
Por isso, é importante considerar soluções de gerenciamento de documentos baseadas na nuvem que permitem que apenas visualizadores autorizados vejam e alterem os dados online.
Como fazer uma gestão de documentos eficiente?
Ser eficiente na gestão documental exige das empresas compromisso com a organização das informações.
Segundo relatório de Benchmark de Gerenciamento Inteligente de Informações, 44% dos funcionários de 1500 companhias pesquisadas consideram a pesquisa de documentos “desafiadora e demorada”.
Além disso, 95% enfrentam dificuldade em procurar a versão mais recente de um documento e 86% admitem recriar documentos que não conseguiram localizar.
E como é possível evitar estes problemas tão comuns mas que acarretam tanta dor de cabeça? Listamos algumas práticas que podem auxiliar na gestão de documentos eficiente. Confira!
Estabeleça processos
Estabeleça os parâmetros e processos necessários para a gestão documental, incluindo por quanto tempo as informações devem ser mantidas, onde mantê-las e quais devem fazer parte do dia a dia.
Criar um documento que explique o procedimento operacional para toda a equipe também é importante. Isso evita que cada colaborador manuseie as documentações da forma que achar melhor, causando dificuldade na localização e recuperação das mesmas.
Implante nomenclaturas padrão
Estabeleça as regras básicas de nomenclatura de documentos e arquivos para que possam ser pesquisados facilmente. Os nomes dos arquivos podem envolver tópicos como datas, status, formato, entre outros.
Verifique se todos os documentos são realmente necessários
Qualquer informação que você avalie não ser mais necessária, vale a pena descartá-la, salvo se determinado órgão oficial determinar o período de tempo que algum documento deva ser guardado.
Manutenção
Todo o trabalho árduo que você empreendeu acima irá se desfazer rapidamente se você não controlar a sua gestão de documentos. Portanto, reserve sempre uma parte do seu dia para arquivar e registrar de forma correta toda informação documentada.
Conheça agora as soluções Qualyteam e torne a sua gestão de documentos mais eficiente.
Gestão documental: O que levar em conta ao escolher uma ferramenta?
Cuidar de uma infinidade de documentos por si só já é uma tamanha responsabilidade. Há quem utilize e-mails, pastas, planilhas com acesso restrito ou softwares de gestão.
Hoje em dia ter os documentos importantes enviados para um serviço em nuvem a um bom custo benefício é tão importante quanto manter os arquivos estruturados e organizados.
Lembre-se que com os dados alocados em nuvem, você mantém informações protegidas por meio de sistemas criptográficos e conta com backups diários, mantendo a integridade dos dados.
Seja qual for a sua escolha, leve em conta ferramentas que realmente irão facilitar o dia a dia da sua equipe para que nada passe despercebido. Veja alguns aspectos a considerar.
- Simplicidade no uso: Quanto mais simples for a ferramenta, melhor será o resultado da sua gestão desde a organização, acompanhamento e manutenção de todas as informações da empresa.
- Segurança das informações: Essa ferramenta é realmente segura para guardar informações? Se todos têm livre acesso e sem restrição, você pode ter problemas com violação de dados.
- Facilidade para localizar e recuperar dados. Se você trabalha com um grande número de documentos, a ferramenta deve facilitar a busca e recuperação de dados. Se precisa acessar diversas pastas, e-mails ou planilhas para encontrar o que precisa, o processo pode ficar inviável com o passar do tempo.
- Controle de alterações e registros. Você consegue identificar quem altera, revisa ou edita os documentos com a ferramenta escolhida? Vai precisar de atualização manual ou consegue automatizar todo o processo?
Além do mais, a ferramenta também permite que você acompanhe as atividades pendentes? Ter esse processo mapeado é fundamental para que sua equipe não se perca nos prazos.
Como o software Qualyteam auxilia a Gestão de Documentos?
Automatizar processos para gestão de documentos tem sido a escolha mais acertada das empresas que buscam centralizar informações para ter maior controle e assertividade na gestão.
O software de gestão da qualidade Qualyteam é pensado para simplificar o controle da informação documentada da sua empresa e ideal para o atendimento à norma ISO 9001, englobando os principais aspectos da gestão.
- Armazenamento: O espaço ilimitado acompanha o crescimento da sua empresa que pode inserir inúmeros documentos sem se preocupar com espaço.
- Engajamento de todo o time. Você define o processo e a equipe envolvida no fluxo de elaboração dos documentos, comunicando as tarefas automaticamente e notificando quanto ao controle de prazos;
- Segurança: Você controla o acesso por senha e define permissões de usuário para consultar, editar ou imprimir documentos de acordo com a sua função;
- Recuperação e localização de documentos. Você pode utilizar inúmeros filtros disponíveis para encontrar documentos rapidamente;
- Preservação: o próprio sistema realiza backup diário, dando tranquilidade ao gestor quanto aos documentos preservados;
- Lista mestra sempre atualizada: Tenha sempre a versão mais recente dos documentos, evitando que informações obsoletas prejudiquem o andamento do negócio.
Faça agora o teste grátis e garanta uma gestão de documentos completa e eficiente com o QualyTeam!
Conclusão
A Gestão de Documentos dentro de uma organização já não é mais uma escolha, mas uma necessidade para controlar e preservar dados, evitar desperdícios e alcançar resultados na área da qualidade.
Tornar este processo eficiente dependerá do esforço de toda a equipe para definir parâmetros, engajar todas as áreas e fazer a manutenção adequada constantemente para que todo esforço não se perca no meio do caminho.
Investir na automatização deste trabalho tem sido a opção mais acertada para garantir um controle efetivo das informações e alta performance na área da qualidade.
Quais os desafios dentro da sua empresa para garantir uma gestão documental eficiente? Compartilhe sua experiência conosco.
