SGQ: Para que serve a Lista Mestra de Documentos?

(por Regiane Lino)

A lista mestra de documentos existe para facilitar o controle dos documentos dentro de uma organização. Sua principal característica é a praticidade, além de integrar o sistema de gestão da qualidade.

Uma listra mestra de documentos é composta por código, revisão e descrição de todos os documentos que a organização considera necessários para que o fluxo de informações seja perfeito. Assim como os demais documentos, a própria lista mestra deve constar no controle da lista. Sua função principal é verificar se o documento que está sendo utilizado está na revisão atual, evitando assim o uso de modelos obsoletos.

Então resumindo a lista mestra de documentos é um modelo de documento onde deverá constar todos os documentos que a empresa utiliza internamente e a cada mudança de layout deve ser registrado nesta lista seu nome, data e o número da revisão.

Atualização da Lista Mestra de Documentos

A Lista Mestra de Documentos não é uma exigência da norma ISO 9001, porém é o tipo de documento mais usado para “assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso“.

Porém, do mesmo modo que é amplamente utilizada, também é muito comum (principalmente em sistemas de gestão em suas fases iniciais) que o responsável pelo SGQ esqueça de atualizar a Lista Mestra de Documentos ao revisar algum documento, tornando-se um alvo fácil para não conformidade em auditorias.

Em primeiro lugar, é importante ressaltar que o RD não precisa sentir-se culpado ao esquecer de atualizar a lista mestra no início da implementação de um sistema de gestão. Realmente a quantidade de novas informações que a empresa recebe é muito grande e demora um tempo para se acostumar com todas essas rotinas.

Então, como forma de minimizar falhas na atualização desse documento, segue abaixo algumas dicas:

1. O RD é um cargo que já acumula um grande número de funções na empresa, sendo assim, uma forma de aliviar essa atividade é designar alguém dentro da equipe da qualidade que ficará responsável apenas pelo Controle de Documentos da empresa. Ao dividir as funções, todos sabem quais são as tarefas que devem desempenhar, não sobrecarregando ninguém.
2. Incluir no nome do arquivo digital, a revisão vigente do procedimento (ex: Procedimento de Aquisição, revisão 02). Ao alterar a revisão no nome do arquivo, fica mais fácil lembrar que essa atualização também deve ser realizada na lista mestra de documentos.
3. Elaborar um cronograma com atividades que precisam de atualização constante e deixar em local visível para que essas conferências sejam realizadas regularmente.
4. >Utilizar um software para controle de documentos. Hoje existem diversos programas que oferecem um módulo da qualidade, ou então softwares voltados só para essa área que controlam toda essa sistemática eletronicamente. Alguns inclusive são gratuitos e podem ser baixados em sites de downloads. O que é importante nesse item é pesquisar um programa que realmente atenda às necessidades da sua empresa. Entenda mais no post A Gestão de Documentos aplicada nas organizações.
   

Essas dicas, não evitam a falha na realização da atividade, mas com esses cuidados, a probabilidade de algum desvio é bem menor!
Vamos tentar?

Bom Trabalho.
___________________________
Fonte: Monografia: Lista Mestra – http://www.trabalhosfeitos.com/ensaios/Listra-Mestra/45643300.html