(por Regiane Lino)
A lista mestra de documentos existe para facilitar o controle dos documentos dentro de uma organização. Sua principal característica é a praticidade, além de integrar o sistema de gestão da qualidade.
Uma listra mestra de documentos é composta por código, revisão e descrição de todos os documentos que a organização considera necessários para que o fluxo de informações seja perfeito. Assim como os demais documentos, a própria lista mestra deve constar no controle da lista. Sua função principal é verificar se o documento que está sendo utilizado está na revisão atual, evitando assim o uso de modelos obsoletos.
Então resumindo a lista mestra de documentos é um modelo de documento onde deverá constar todos os documentos que a empresa utiliza internamente e a cada mudança de layout deve ser registrado nesta lista seu nome, data e o número da revisão.
Atualização da Lista Mestra de Documentos
A Lista Mestra de Documentos não é uma exigência da norma ISO 9001, porém é o tipo de documento mais usado para “assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso“.
Porém, do mesmo modo que é amplamente utilizada, também é muito comum (principalmente em sistemas de gestão em suas fases iniciais) que o responsável pelo SGQ esqueça de atualizar a Lista Mestra de Documentos ao revisar algum documento, tornando-se um alvo fácil para não conformidade em auditorias.
Em primeiro lugar, é importante ressaltar que o RD não precisa sentir-se culpado ao esquecer de atualizar a lista mestra no início da implementação de um sistema de gestão. Realmente a quantidade de novas informações que a empresa recebe é muito grande e demora um tempo para se acostumar com todas essas rotinas.
Então, como forma de minimizar falhas na atualização desse documento, segue abaixo algumas dicas:
- O RD é um cargo que já acumula um grande número de funções na empresa, sendo assim, uma forma de aliviar essa atividade é designar alguém dentro da equipe da qualidade que ficará responsável apenas pelo Controle de Documentos da empresa. Ao dividir as funções, todos sabem quais são as tarefas que devem desempenhar, não sobrecarregando ninguém.
- Incluir no nome do arquivo digital, a revisão vigente do procedimento (ex: Procedimento de Aquisição, revisão 02). Ao alterar a revisão no nome do arquivo, fica mais fácil lembrar que essa atualização também deve ser realizada na lista mestra de documentos.
- Elaborar um cronograma com atividades que precisam de atualização constante e deixar em local visível para que essas conferências sejam realizadas regularmente.
- >Utilizar um software para controle de documentos. Hoje existem diversos programas que oferecem um módulo da qualidade, ou então softwares voltados só para essa área que controlam toda essa sistemática eletronicamente. Alguns inclusive são gratuitos e podem ser baixados em sites de downloads. O que é importante nesse item é pesquisar um programa que realmente atenda às necessidades da sua empresa. Entenda mais no post A Gestão de Documentos aplicada nas organizações.
Essas dicas, não evitam a falha na realização da atividade, mas com esses cuidados, a probabilidade de algum desvio é bem menor!
Vamos tentar?
Bom Trabalho.
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Fonte: Monografia: Lista Mestra – http://www.trabalhosfeitos.com/ensaios/Listra-Mestra/45643300.html
8 Comentários. Deixe novo
Bom dia Felipe. Sou biomédica e atualmente trabalho como gerente da qualidade em um laboratório veterinário. E graças ao nosso bom trabalho e esforço, já conseguimos nossa acreditação junto ao Inmetro na ISO 17025/2005 recentemente.
Estou com uma dúvida relacionada a revisão de documentos do SGQ. Começamos o nosso sistema em Junho de 2014, e naquele momento, estipulamos um prazo máximo para revisão dos documentos em 2 anos.
No entanto, muitos já foram revisados e a dúvida que me acomete no momento é: no caso de documentos aos quais não pretendo alterar nada (Formulários que estão funcionando bem, Procedimentos aos quais não foram alterados em nada) como devo proceder? Devo efetuar alguma mudança na lista mestra ou mesmo no documento? Altero data de aprovação e versão, ou mantenho versão e apenas mudo data de aprovação?
Fiquei em dúvida quanto a isto e até pensei em alterar pequenas coisas apenas para encerrar esta questão.
Muito obrigada.
Hehe, não precisa fazer alterações se ele está funcionando bem, Christine. Atualize apenas o prazo dele, para os próximos 2 anos.
Como sugestão, antes de mudar o prazo, tire 15 minutos para olhar para este formulário e pense:
– Não tem como ficar mais simples? Se fizer uma versão online, talvez tenha um site que faça uma versão mais prática de responder.
– Mesmo que ele funcione, todas as perguntas ainda são necessárias? Não tem um jeito de facilitar, trocando resposta de texto por checklist por exemplo?
– O visual e a redação não estão meio maçantes? Talvez um formulário mais divertido incentive as pessoas a preencher com mais atenção…
Olá Felipe,
Achei muito boa sua explicação, estou em fase inicial de um Sistema de Gestão da Qualidade, atuando como RD e realmente as dúvidas são imensas no começo.
Gostaria de saber se a cada aprovação de um novo Formulário, Procedimento, etc, eu preciso registrar em ATA esta aprovação e arquivar para futuras auditorias.
Aguardo e obrigada/Márcia
Oi, Márcia. Que bom que você pergunta. É bastante importante você se cercar de conhecimento nesse período inicial, para que os processos sejam bem construídos. Uma estrutura mal formada no futuro será ainda mais difícil de ser corrigida.
Você precisa comprovar que o documento foi criado e aprovado pelas pessoas certas. Antes, isso era feito com uma simples assinatura do responsável no próprio documento. Hoje isso pode ser feito por softwares como o DOC, por email, ou qualquer método que convença o auditor de que o responsável realmente participou.
É importante também criar uma estrutura para que os documentos não fiquem mofando no armário. Procure formas de divulgar esses procedimentos, enviando por email para todos os envolvidos, pendurando num lugar visível, apresentando em alguma reunião ou até fazendo um treinamento. Isso evitará não conformidades futuras por descumprimento do procedimento que foi documentado.
Boa sorte e conte com a gente!
Bom dia Felipe,
Pensei no seguinte, em reunião irei apresentar todos os FORMULARIOS e demais DOCUMENTOS que passaremos a utilizar, o DIRETOR irá participar obviamente, então após as aprovações eu irei relatar tudo em ATA, vou registrar todos os códigos dos FORMULÁRIOS, e pegar assinaturas de todos os que ajudaram na seleção, após este processo deixarei arquivado.
Gostei muito deste seu link, obrigada pelo apoio.
Márcia
É uma boa ideia, Márcia! Processos bem documentados, quando refletem a realidade, vão ajudar muito o dia a dia de vocês. Você vai perceber a diferença.
Sucesso!
Boa Tarde Tenho uma norma exemplo iso 2768/1 que não é mais utilizada ela precisa estar cadastrada na lista mestra? obrigada
Bom dia, Rafaela. A versão vigente de sua lista mestra não precisa constar normas que não são mais utilizadas, apenas o que realmente está em uso hoje.
Porém, é bom você guardar esta norma para manter um histórico.
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