O 5W2H é uma ferramenta de gestão usada pela qualidade extremamente simples. Ele formaliza o que todos nós já sabemos que devemos fazer ao idealizar um projeto, mas que, sem a metodologia, é provável que não façamos – pelo menos como deveríamos fazer. Quem nunca esteve em um projeto desorganizado, em que ninguém sabia direito o que devia fazer, nem como?
Por isso, neste artigo, vamos ver os principais pontos sobre essa metodologia e como fazer mais com ela. Confira neste artigo.
O que é 5W2H?
O 5W2H é uma metodologia de sete perguntas-chave que precisam ser respondidas na fase de desenho de um projeto ou plano de ação.
Cada W e cada H representa uma dessas perguntas:
- What (o que?): Definição a ação que vai ser executada.
- Why (por quê?): Motivos pelos quais a ação precisa ser executada.
- Where (onde?): Locais em que a ação será feita.
- When (quando?): Em que momento a ação será executada? Com que prazo?
- Who (quem?): Quem serão os responsáveis pela execução da ação?
- How (como?): Qual o método usado na execução da ação?
- How much (quanto?): Qual o custo do projeto?
Partir dessas respostas e tabulá-las de maneira visual vão facilitar a organização e a compreensão macro dos principais elementos do projeto, melhorando o nível de alinhamento entre os envolvidos, bem como o monitoramento.
Quando usar o 5W2H? Veja os contextos mais adequados
O 5W2H se aplica bem a qualquer cenário em que você precise fazer um plano de ação, ou seja, não há uma aplicação definida para ele. Qualquer iniciativa pode ter seus sete elementos-chave definidos por meio das perguntas do 5W2H.
Mas é no desdobramento dessas iniciativas em atividades que a metodologia é particularmente útil. São nos planos de ação pequenos e objetivos que a ferramenta se mostra mais eficiente.
Por isso, o cenário mais comum é que várias 5W2H coexistam em um mesmo projeto.
Na gestão da qualidade, o 5W2H é usado em planos de ação corretiva, ações imediatas e ações preventivas, mas também em projetos para abordar oportunidades. Veja na imagem abaixo:
Para saber mais, veja uma demonstração completa de como estruturar e gerenciar planos de ação com 5W2H dentro do Qualyteam.
Como aplicar o 5W2H eficientemente
Implementar um plano de ação com o 5W2H é bem simples. Mas para produzir os resultados que se espera é fundamental aplicá-lo corretamente. Para isso, siga as seguintes recomendações:
- Aproveite a ação para engajar a equipe, mostrando a construção do plano de ação será benéfica para todos. O brainstorming pode ser uma ótima ferramenta para interagir com o time e coletar as informações necessárias.
- Caso você ainda não esteja utilizando 5W2H para montar seu plano de ação, comece a refletir sobre que atividades podem ser abordadas com esta ferramenta.
- Não caia na vagueza. Detalhe a informação de modo que toda a equipe tenha clareza sobre os pontos, mas mantenha-se objetivo.
- O 5W2H não é uma ferramenta cíclica, como o PDCA. Use-o em projetos que não vão requerer ações posteriores.
- Não se contente com a primeira resposta às perguntas do 5W2H: aborde-as por diferentes ângulos a fim de chegar às melhores respostas.
Como aplicar a metodologia? Exemplo de 5W2H
Vejamos um exemplo da aplicação do 5W2H.
Imagine uma empresa que tenha como meta a redução de 20% de consumo de energia elétrica. Uma das ações é uma campanha de conscientização dos colaboradores. Vejamos como ficaria o 5W2H dessa iniciativa:
- What (o que?): Campanha de comunicação interna sobre o uso consciente da energia elétrica.
- Why (por quê?): Houve aumento no consumo de eletricidade, apesar de a empresa seguir com a mesma capacidade produtiva.
- Where (onde?): Nas áreas administrativas da organização, mesclando estratégias online e offline.
- When (quando?): A partir do próximo mês.
- Who (quem?): Líderes setoriais.
- How (como será feito?): Cartazes estimulando o uso consciente de recursos como ar condicionado e luz; etiquetas ao lado de interruptores e equipamento lembrando de desligá-los após o uso; palestras de conscientização; e painel da economia: comparativo do consumo dentro do setor administrativo mês a mês.
- How much (quanto custa?): O orçamento aprovado para esta campanha é de R$ 1.000 para comunicados online e cartazes em todos os departamentos.
Como se vê, todas as dúvidas em relação à ação de redução de energia elétrica são sanadas com o 5W2H. Já o quadro desse 5W2H poderia ser assim:
Ferramentas para integrar com o uso do 5W2H
Como tudo que se faz em qualidade, uma ferramenta só ajuda, mas fará muito mais quando utilizada com outras.
Veja que ferramentas vão ajudar você a fazer bons 5W2H:
Diagrama de Ishikawa e 5 porquês
Em muitos casos, dentro da qualidade, você vai usar o 5W2H para endereçar planos de ação de não conformidades ou ocorrências. Contar com ferramentas de descoberta de causa raiz, como o diagrama de Ishikawa e 5 porquês vão ajudar nesse processo.
Matriz GUT
Priorizar planos de ação: a matriz GUT ou matriz de prioridades vai auxilia a definir a ordem de execução dos planos de ação de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência de cada iniciativa.
Brainstorming
Ideias. Quando se trata de responder à pergunta “Como?” do 5W2H, fazer um brainstorming pode ser fundamental para chegar ao melhor método de execução.
Quais são os benefícios do 5W2H?
A ferramenta 5W2H pode trazer vários benefícios para a gestão de planos de ação, como:
- Visibilidade: como uma ferramenta de gestão visual, ele dá um panorama do plano de ação;
- Alinhamento: a metodologia força a várias definições, deixando pouca margem para dúvidas;
- Foco: aumenta o nível de objetividade dos planos de ação;
- Produtividade: a equipe sabe o que fazer, como e quando fazer, podendo agir rápido;
- Formalização: montar um 5W2H é uma forma de documentar um plano de ação, fonte à qual sempre se pode retornar.
5W2H: vários motivos para usar
A ferramenta 5W2H é uma ótima oportunidade para aprimorar a gestão de planos de ação. Responder as sete perguntas é um ponto de partida interessante para visualizar o que está em jogo.
Quando todos trabalham focados para colocar um plano de ação em prática, a ferramenta permite que seu time aumente a capacidade de entrega no prazo estipulado, seja mais produtivo e focado, além de auxiliar no planejamento de recursos.
Utilizar outras ferramentas da qualidade em conjunto com 5W2H permite que você aprofunde as análises para ter uma ação mais assertiva que leve ao alcance do objetivo.
Você utiliza frequentemente o 5W2H dentro da sua empresa? Compartilhe sua experiência nos comentários.
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