Por Thatiana Sousa Sestrem
Jornalista
Veja como ações aparentemente inofensivas podem prejudicar o andamento do Sistema de Gestão da Qualidade dentro da organização.
Implementar um Sistema de Gestão da Qualidade, não é uma tarefa simples. Primeiro porque nem sempre todos da empresa entendem o que é um SGQ. Segundo, requer a contribuição dos colaboradores em todos os níveis de uma organização, incluindo a alta direção. Afinal, embora seja possível delegar aspectos operacionais e capacitar os envolvidos, a responsabilidade e o engajamento principal ainda tem que vir da diretoria.
Esses e outros fatores acabam contribuindo para diversos equívocos nos processos de qualidade. Pensando nisso, vamos apresentar neste artigo, 5 erros que acabam com um SGQ e alguns caminhos possíveis para evitá-los. Ficou interessado? Então, continue a leitura!
1. Fazer adaptações de procedimentos de outras organizações
Todos os procedimentos de Gestão da Qualidade devem ser rigorosamente planejados. Caso contrário, alguns erros podem interferir até mesmo no produto final ou no serviço oferecido ao consumidor — o que resultaria em perda de clientes e de competitividade.
Para evitar esse tipo de problema, é muito comum que gestores optem por trazer para suas empresas, práticas de qualidade de outras instituições — principalmente daquelas que possuem certificações, como a ISO 9001:2015.
Se esse é o seu caso, pare e repense! Embora alguns procedimentos tenham sido exitosos em outra organização, ele pode não ser igualmente bem-sucedido na sua empresa. Cada gestor da qualidade deve acompanhar sua própria instituição e, a partir das suas observações, criar seus próprios procedimentos de gestão da qualidade.
Para tanto, ele deve levar em consideração:
- As metas e os objetivos do empreendimento;
- O contexto da empresa e no qual ela está inserida;
- A cultura da empresa;
- A realidade das equipes da empresa.
2. Não levar o controle de documentos à sério
Apesar dos benefícios oferecidos pela gestão de documentos, muitas organizações ainda utilizam essa prática apenas para documentos considerados oficiais. Isso significa que outras informações, como tarefas e procedimentos, ainda são tratados de forma desorganizada.
Então, antes de se concentrar apenas em determinadas informações, tenha uma visão abrangente e dê a todos os dados o mesmo tratamento e organização. Para isso, a empresa deve apostar em alguns procedimentos como:
- Organizar, catalogar e indexar os documentos de todos os setores.
- Armazenar todos os documentos e saber onde está cada um deles. De preferência, criar versões digitais para arquivos impressos.
- Ter uma cópia de segurança de todos os arquivos;
- Sincronizar informações para acesso dos dados em mais de uma plataforma;
Você também pode encontrar outras práticas em nosso e-book Como tornar a Gestão de Documentos eficiente.
OS DESAFIOS E VERDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
3. Deixar de documentar não conformidades
Uma boa Gestão da Qualidade vai exigir, necessariamente, a identificação de não conformidades. Faz parte do processo!
No entanto, não é porque estamos falando da localização natural de um ponto negativo que ele não deve ser documentado, pelo contrário. A documentação das não conformidades é extremamente valiosa, pois ela:
- Garantirá o registro de um histórico de evolução;
- Evitará a perda de informações valiosas que contribuem para resolução de problemas;
- Possibilitará a análise das não conformidades recorrentes e a identificação das suas causas;
Ao documentar as não conformidades, os gestores da qualidade também prezam pelo futuro da instituição, pois novos gestores e/ou novos membros terão acesso irrestrito ao contexto em que o sistema de Gestão da Qualidade foi implementado.
Então, documente e formalize tudo!
4. Utilizar Sistemas de Gestão da Qualidade aleatórios
Esse é um erro extremamente comum. Isso porque existem diversos sistemas da qualidade (ISO 9001, QSB, VDA6.3, MSA, etc.) e uma grande parte dos profissionais da qualidade tende a achar que, quanto mais aplicativos e softwares disponíveis, melhor.
No entanto, é preciso ter em mente que cada um desses recursos tem suas especificidades. Se elas não forem complementares e convergentes, dificultarão a comunicação interna. A dica é: opte por sistemas integrados.
Experimente grátis a ferramenta de gestão da qualidade utilizada em 4 continentes:
5. Gerir métricas de maneira irregular
A subutilização das métricas gera perda de potencial competitivo no mercado. E esse tipo de gerenciamento irregular e insatisfatório é outro erro recorrente.
Os executivos das grandes empresas utilizam esses dados em reuniões e discussões para argumentar e tomar decisões imediatas, mas é preciso ir além. As métricas têm potencial para impulsionar melhorias.
Para utilizar esse potencial, o gestor da qualidade deverá colocar o ciclo PDCA em ação. Isso é:
- P (Plan): planejar
- D (Do): executar o que foi planejado;
- C (Check): checar o andamento da execução;
- A (Action): agir para corrigir erros eventuais.
Conclusão
Para um Sistema de Gestão da Qualidade alcançar os melhores resultados possíveis,todo o processo precisa estar perfeitamente alinhado. Uma única ação equivocada pode prejudicar potencialmente a eficácia de todo o sistema e colocar os esforços da equipe a perder.
Identificou erros no SGQ da sua organização? Saiba que a tecnologia pode ser uma grande aliada para otimizar ações da qualidade. Softwares desenvolvidos com base na ISO 9001:2015, como da Qualyteam, permitem maior integração entre a equipe e o controle dos processos de forma mais simples e intuitiva. Converse com nossos especialistas e saiba mais.
