O que é melhoria contínua e como implementar nas empresas

Conheça como a melhoria contínua pode transformar a sua empresa, além de ferramentas e metodologias para lhe ajudar na implementação. 

A Melhoria Contínua é definida pela ISO 9000 como uma “atividade recorrente para aumentar o desempenho.” Com isso você alcança a melhoria nos processos e produtos oferecidos, atendendo às expectativas dos clientes e partes interessadas.

Mas sabemos que mudar não é uma tarefa fácil. Neste post, vamos apresentar os principais benefícios, objetivos e ferramentas que poderão te auxiliar a implementar este conceito nas organizações.

O que é melhoria contínua?

A melhoria contínua permite que as empresas descubram problemas e gargalos em seus processos e encontrem maneiras de corrigi-los, melhorando a qualidade de produtos e serviços oferecidos.

A empresa deixa de apenas executar de forma automática, mas realiza as atividades com a preocupação de revisar as ações, mensurar os resultados e redefinir ações quando necessário.

Benefícios da melhoria contínua

Os benefícios de uma gestão focada em melhoria contínua são inúmeros, entre eles:

Maior engajamento dos colaboradores 

O relatório “O Impacto do Engajamento dos Colaboradores na Performance”, da Harvard Business School (HBR), pontua que apenas 24% dos gestores entrevistados consideravam os colaboradores engajados.

Quando um colaborador faz uma sugestão de melhoria, a ideia pode ser testada e, se implementada com sucesso em toda a empresa, torna o colaborador mais engajado nos processos de negócios, ampliando os resultados.

Melhor atendimento ao cliente

Outro dado apontado no relatório da HBR, indica que 77% dos gestores entrevistados consideram e reconhecem o alto impacto do engajamento dos funcionários em relação à satisfação dos clientes.

O total envolvimento da equipe propicia não apenas uma melhor entrega, mas leva a equipe a se antecipar às necessidades dos clientes, melhorando a reputação da marca e promovendo a inovação.

Redução de erros e desperdícios

A melhoria contínua da qualidade pode reduzir o número de erros cometidos por sua empresa, desde a entrega de produtos com defeitos ou falhas no fornecimento de serviços.

Afinal, pense o quanto sua empresa já perdeu dinheiro por somente apagar incêndios e não avaliar o processo para alcançar melhorias? Concentrar-se na identificação de erros e corrigi-los ajuda a evitar problemas e possíveis prejuízos.

Qual é o principal objetivo da melhoria contínua?

O objetivo da melhoria contínua é aperfeiçoar seus processos, produtos e serviços. O mindset da organização é focado em identificar oportunidades de melhoria e desenvolver estratégias para alcançar resultados mais consistentes.

Quais são os pilares fundamentais da melhoria contínua?

Para alcançar os resultados pretendidos, a melhoria contínua compreende três pilares:

• Continuidade – Como falar em melhoria contínua sem pensar em continuidade? É preciso constantemente traçar metas, cumpri-las, identificar pontos de melhoria e implementar um plano de ação.

• Cultura – Sua empresa só alcança resultados se toda a empresa abraçar o conceito da melhoria contínua, desde o chão de fábrica até a alta direção. Se não estiver no DNA da cultura organizacional, será um desafio alcançar os objetivos.

• Benefícios para todos – Melhoria contínua não beneficia apenas um, mas todos os setores, já que os processos são interligados.

Qual a relação entre Melhoria Contínua e ISO 9001

A melhoria contínua é um dos pilares que norteiam a ISO 9001 e os Sistemas de Gestão da Qualidade. Tanto que a Seção 10 da ISO 9001 destaca de forma geral não apenas a preocupação com a melhora de produtos e serviços, mas também em atender às futuras necessidades dos clientes.

De acordo com a ISO 9001, exemplos de melhoria podem incluir correção, ação corretiva, melhoria contínua, mudanças revolucionárias, inovação ou reorganização.

O requisito 10.3, que aborda especificamente sobre Melhoria contínua aponta que

“A organização deve melhorar continuamente a adequação, suficiência e eficácia do sistema de gestão da qualidade. A organização deve considerar os resultados de análise e avaliação e as saídas de análise crítica pela direção para determinar se existem necessidades ou oportunidades que devem ser abordadas como parte da melhoria contínua”.

Se a empresa passar por uma auditoria é muito importante que considere os resultados de avaliação e saídas de análise crítica para determinar necessidades ou oportunidades de melhoria contínua. Ou seja, é importante evidenciar que a empresa utiliza várias fontes para promover a melhoria contínua.

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Como aplicar a melhoria contínua: 4 ferramentas e metodologias que vão ajudar

PDCA

O ciclo PDCA envolve 4 etapas: planejar, fazer, verificar, agir. O processo é realizado de forma linear, com a conclusão de um ciclo vinculado ao início do próximo ciclo.

• Plan (planejar): etapa onde se definem objetivos, como alcançá-los e como será medido seu progresso.
• Do (fazer): A organização coloca em prática as implementações em pequena escala, de modo a testar a eficácia das soluções e avaliando dados.
• Check (checar). Nesta etapa você verifica se a solução está funcionando, avaliando os resultados, documentando o aprendizado e determinando se problemas ou oportunidades adicionais precisam ser abordados
• Act (agir): É hora de refinar e finalizar as mudanças a serem implementadas

Uma vez padronizada, a melhoria deve ser estabelecida como a nova “melhor prática” na empresa.

Leia também: Ciclo PDCA: Como aplicar a ferramenta para alavancar as suas metas. 

Lean Thinking

Lean Thinking remete ao “pensamento enxuto”. Sua ênfase está no desenvolvimento de sistemas que produzam com foco no valor para o cliente com o menor custo e desperdício e de forma linear.

O Lean Thinking compreende cinco princípios.

• Valor –  Descubra o que os clientes querem e quais são suas necessidades específicas (agilidade na entrega de um produto, por exemplo).
• Fluxo de valor – Identifique qual é a série de atividades que produzem o produto ou serviço que atenda às necessidades do cliente. No exemplo acima, quais as etapas são necessárias para que o produto seja entregue sem atrasos?  Descarte as atividades que não contribuem para o processo.
• Fluxo Contínuo – Redefina os processos, priorizando apenas o que gera valor para o cliente.
• Produção puxada –  Responda às demandas do cliente de acordo com o que é solicitado.
• Perfeição – refere-se à melhoria contínua de tudo que está envolvido no fluxo de valor. À medida que os primeiros quatro princípios forem incorporados em um sistema enxuto, você encontrará outras maneiras de torná-lo ainda melhor.

Kaizen

Kaizen é uma estratégia em que os colaboradores de todos os níveis de uma empresa trabalham juntos de forma proativa para alcançar melhorias regulares e incrementais.

É uma metodologia japonesa, originada no Sistema Toyota de Produção e pode ser encarado como plano de ação e filosofia.

Como plano de ação, o Kaizen trata da organização de eventos com foco na melhoria de áreas específicas da empresa, com o objetivo de tornar a organização, serviços e pessoas melhores, implementando mudanças de pequena escala.

Como filosofia, o Kaizen trata da construção de uma cultura da qualidade em que todos os colaboradores estão ativamente engajados em sugerir e implementar melhorias, já que se parte do pressuposto que tudo pode ser melhorado.

Kaikaku

Kaikaku significa “transformação”. É uma metodologia mais voltada para melhoria através de mudanças radicais. Assim como o Kaizen, também é originada no Sistema Toyota de Produção e seu propósito é mudar a forma de execução em um curto espaço de tempo. 

Em um mercado disruptivo onde tudo muda muito rápido, o Kaikaku geralmente é aplicado quando a empresa muda a metodologia, quando é adquirida por outra empresa que tem uma cultura diferente, ou quando automatiza processos com novas tecnologias.

Mas se traz resultados mais rápidos, também há um preço a ser pago por isso. Como implica em um redesenho do processo de negócios com  mudanças bruscas, a equipe precisa aprender rápido e há o risco de nem todos se adaptarem.

Por isso é importante escolher a abordagem certa para o problema certo.

Leia também: Kaizen e Kaikaku: entenda as diferenças!

Conclusão

A melhoria contínua é um dos pilares da Gestão da Qualidade e da Norma ISO 9001. E deve fazer parte de toda a organização que deseja ter grandes avanços em questão de competitividade e inovação.

Usando as ferramentas e metodologias adequadas, a organização consegue obter em curto e médio prazo maior engajamento dos colaboradores, melhor atendimento ao cliente, redução de erros e desperdícios.

Como você aplica os conceitos da melhoria contínua dentro da sua organização? Compartilhe conosco.