fundamental contar com ferramentas que centralizem o controle de todas as informações para obter melhores resultados. É onde entram os softwares para Gestão da Qualidade que têm um importante papel na otimização e agilidade dos processos. Mas afinal, quais as vantagens e o que considerar quando o gestor toma a decisão de contratar um software? Veja quais os impactos do uso de um software, o que considerar ao contratar um, como funciona a implementação e quais opções você encontra no mercado.
Vantagens de utilizar um software para gestão da qualidade
Por que automatizar os processos de gestão da qualidade implementando um software, já que podemos realizar as atividades manualmente? A utilização de um software representa não só agilidade, mas economia no médio e longo prazo. Veja as principais vantagens:Gestão e segurança das informações
É desafiador para a empresa manter as informações atualizadas e organizadas manualmente, realizar controle de acesso ou revisões. E obviamente não há uma segurança ideal, mesmo com senhas em planilhas com informações específicas.
Com uma solução automatizada você tem o controle dos acessos, permissão de acesso por usuário, controle dos documentos e de todas as alterações que são feitas, deixando as informações bem mais protegidas.
Gestão estratégica
Centralizar as informações em um software permite ao gestor uma visão estratégica e sistêmica que possibilita uma tomada de decisão mais eficaz. Isto porque você conta com relatórios precisos e personalizados para analisar falhas, implementar pontos de melhorias e ações corretivas na organização, evitando a falta de controle nas informações e decisões tomadas com base em achismo.Redução de custos com padronização de processos
Automatizar o SGQ possibilita a diminuição de custos no desenvolvimento e desempenho dos processos. E ainda melhora a qualidade dos produtos e serviços que oferece ao mercado. Processos organizados e padronizados ajudam a reduzir o retrabalho e desperdício de matéria-prima nas áreas da empresa. Quando todos os colaboradores sabem a forma como devem proceder nas atividades do dia a dia, a equipe consegue ser mais ágil e realocar o tempo em outras tarefas.
Engajamento da equipe
Um software intuitivo, atualizado e que cumpra com todas as exigências envolvendo diversos setores em prol de um trabalho efetivo. Conforme as informações vão sendo centralizadas no software substituindo as milhares planilhas de gestão, toda a equipe começa a trabalhar melhor junta, da maneira mais direta, produtiva e simples possível.Baixe agora o Guia da Cultura da Qualidade para aplicar em sua organização!
O que levar em conta ao escolher um software para gestão da qualidade?
Alguns aspectos devem ser considerados quando vamos escolher um software para gestão da qualidade, entre eles:Espaço em banco de dados
É importante escolher uma solução que ofereça espaço ilimitado em banco de dados e permite que você armazene todos os arquivos que forem necessários sem custo adicional.
Afinal, se sua empresa está crescendo e o sistema de gestão da qualidade começa a ficar mais robusto, é natural que haja novos processos e documentos que precisam ser padronizados e controlados.
E não é sustentável você ter a preocupação sobre a quantidade de documentos ou informações a serem inseridas.
Implantação, treinamento e suporte
Sua empresa paga pela mensalidade de uso do software e espera que quando houver dúvidas possa ter o suporte como apoio, mas não imagina que, para cada chamado tenha que pagar um adicional. Certifique-se que o serviço de suporte ou qualquer apoio que precise da empresa contratada não seja cobrado à parte para tornar a aquisição ainda mais onerosa. Opte por soluções onde as equipes atuam em vários canais para atender a dúvida do cliente, seja telefone, e-mail ou chat.
Atualizações
É importante verificar se a empresa não paga por novas atualizações onde o cliente precisa fazer uma nova aquisição da versão atualizada do software para continuar recebendo suporte e assistência. Por isso adquira uma solução que ofereça atualizações de forma automática e sem custo. Assim você terá sempre a versão mais atual do sistema, sem precisar instalar ou pagar pelas novas versões.Integração de informações
Softwares que permitem integração com ERPs ou outras soluções facilitam o trabalho da equipe de gestão da qualidade e ajudam a fazer um melhor gerenciamento dos processos. Além disso, unificar as informações no sistema influencia diretamente no controle de qualidade e todas as informações relacionadas, já que permite gerar relatórios e gráficos completos.Facilidade no uso
Nem todos os colaboradores vão ter facilidade em trabalhar com o sistema, por isso, procure uma plataforma que seja intuitiva e fácil de utilizar. Uma solução complexa que demanda um período maior de aprendizado, dificulta o trabalho e desencoraja sua equipe a utilizá-lo.Como funciona a implementação do software de gestão da qualidade
Implementar um software para o SGQ na organização requer um passo a passo para que a utilização seja um sucesso e traga resultados reais. Conheça as principais etapas que possibilitam o sucesso de um software para o SGQ.Validação técnica
Muitas organizações optam por realizar uma validação técnica inicialmente a fim de verificar se o SGQ da empresa está alinhado com a norma ISO 9001. Ao realizar todo o diagnóstico com o especialista, o cliente pode ter uma boa oportunidade para ter novos insights e implementar melhorias com processos mais organizados e padronizados, que também refletirá na melhor utilização dos softwares.
Reunião de alinhamento
Se o cliente já tem processos bem mapeados e padronizados, a etapa inicial consiste em uma reunião de alinhamento. Nela onde são discutidas expectativas, definição do cronograma de implantação, tempo de duração, organização dos responsáveis pelos treinamentos e configurações iniciais do sistema.Treinamento ao vivo com especialistas
O processo de capacitação com especialistas da qualidade ocorre geralmente após o estabelecimento do cronograma e alinhamento de expectativas entre cliente e empresa. Os especialistas ensinam todas as funcionalidades e melhores práticas do sistema para os clientes, que começam a alimentar a plataforma com as informações cadastradas. É importante intercalar treinamento e atividades para que o especialista avalie o uso do sistema e se os resultados estão sendo atendidos.Acompanhamento
Acompanhar o cliente pós-implementação de um sistema é essencial para este ter a melhor experiência possível com o uso da ferramenta. Nesta etapa, a equipe de sucesso do cliente faz o acompanhamento nos meses seguintes, sanando dúvidas, compartilhando insights e fornecendo todo o suporte disponível para facilitar a vida dos clientes.
Conheça os melhores softwares para gestão da qualidade
Se você busca ferramentas que possam lhe auxiliar a ter uma gestão da qualidade mais efetiva, conheça as soluções da Qualyteam, desenvolvidas com base na norma ISO 9001.Gestão de Documentos – DOC
Ao automatizar a Gestão de Documentos com o módulo DOC, você pode delegar tarefas, acompanhar pendências e notificar os responsáveis desde a revisão até a aprovação final do documento em um único ambiente. Assim evita que haja informações obsoletas e conta com uma lista mestra sempre atualizada. Pense o contrário. Você tem uma empresa com mais de 400 documentos que precisam ser controlados e revisados. Além disso, informações são espalhadas por diversas planilhas e geralmente a comunicação para estas revisões é feita por email ou outros canais de comunicação interna. Você acredita que realmente não haverá falta de controle de documentos? Outro benefício é que além das informações centralizadas, o gestor tem total segurança no acesso às informações da qualidade uma vez que consegue rastrear as modificações por usuário, controlar permissões para impressão e download.
Gestão de Indicadores – FLAG
Automatizar a gestão de indicadores permite que você monitore o atingimento das metas e seja informado em tempo real quando a mesma é atingida. Com os dados em mãos é possível analisar números acumulados, criar relatórios automáticos, personalizados e comparativo entre indicadores. Além de ter um gerenciamento estratégico eficaz, o gestor consegue ter uma visão sistêmica para elaborar planos de ação ou melhoria, melhorando ainda mais a entrega das informações. Lembre-se que ao fazer o acompanhamento por dashboards manuais você tem o trabalho de unificar informações de várias fontes de dados, além de criar manualmente diferentes gráficos, tabelas e outros elementos visuais, o que também impacta nos resultados. Em módulos como o FLAG você consegue integrar dados de outros softwares e ERPs para deixar a análise de indicadores muito mais rápida e dinâmica.
Gestão de Não Conformidades – TOOLS
O módulo TOOLS permite que o gestor da qualidade aplique o ciclo PDCA para tratamento de não conformidades, acompanhando o andamento de cada etapa, avaliando a eficácia das ações e identificando possíveis falhas durante o processo. Automatizar o tratamento de não conformidade permite inclusive que a equipe acesse ferramentas para análise de causa raiz, como Diagrama de Ishikawa , 5 porquês, indicando os responsáveis em cada etapa do processo e acompanhando todas as pendências. Você conta com históricos de não conformidades para facilitar análises futuras, formaliza a eficácia ou não do plano de ação e notifica todos os responsáveis para implantar a melhoria. Automatizar a gestão de não conformidades evita uma série de contratempos com informações espalhadas em diferentes documentos e desatualizadas, por conta de ruídos na comunicação e falta de acompanhamento dos processos.
Gestão de Riscos – RISK
Assim como as outras áreas que envolvem gestão da qualidade, as informações relacionadas à gestão de riscos devem ser centralizadas e organizadas para que a empresa possa avaliar o grau do risco e ter uma visão clara das ações que devem ser priorizadas. Com uma gestão automatizada e baseada na ISO 31000, a organização define os parâmetros para análise e avaliação de riscos através de heat maps interativos. Além disso, empresas com Sistema de Gestão Integrado podem realizar a gestão de riscos simultaneamente, atendendo as diferentes normas ISO em uma mesma abordagem. Outro ponto que a ferramenta propicia, é que através de planos de ação objetivos, são definidos o que, quem e até quando as ações preventivas devem ser implementadas, direcionando o gestor à efetividade do tratamento de riscos.Experimente a ferramenta de Gestão de Riscos mais eficiente
Gestão de Auditoria – AUDITOR
O módulo AUDITOR foi adequado para atender a norma ISO 9001 tanto para auditoria interna quanto externa. O acompanhamento pode ser feito on-line pelos gestores que contam com um planejamento anual de auditorias e check-list padronizado para auditar cada etapa do processo. Além disso, o auditor define como o processo será atualizado, cadastrando os itens da auditoria, critérios, métodos, assim como os processos a serem auditados e seus responsáveis. Com base nos resultados da auditoria executada, a plataforma conta com dashboards automáticos onde o profissional já tem em tempo real o resultado se a empresa atende ou não os requisitos da norma, número de não conformidades e oportunidades de melhoria. Dessa forma não precisa apurar estes dados de forma manual, o que levaria mais tempo para concluir os resultados.Conclusão
Automatizar os processos que envolvem o Sistema de Gestão da Qualidade possibilita à organização uma forma centralizada, organizada e padronizada de gerir as informações. Ao optar por investir em um software para o seu SGQ é importante considerar alguns fatores para uma escolha assertiva, como:- espaço em banco de dados;
- atualizações do sistema;
- processo de implementação;
- suporte e treinamentos;
- integração de informações.
