5 porquês: O que é, como funciona e como aplicar esse método incrível!

Quem já sofreu com um problema recorrente em algum dos processos ou produtos da empresa sabe o quanto é difícil encontrar sua verdadeira causa, não é mesmo?

Muitas vezes, só conseguimos enxergar os sintomas, mas não a causa-chave, aquela que, se sanada, resolverá a questão de uma vez por todas.

Mas a boa notícia em meio a esse cenário nada favorável é que existe uma técnica bastante simples que pode ser utilizada por qualquer empresa, de qualquer ramo ou porte, que esteja envolvida em um problema aparentemente sem solução: é a técnica dos 5 porquês. Quer saber o que é e como aplicá-la? Então confira.

O que é a técnica dos 5 porquês?

Os 5 porquês é um método que consiste em, após definido exatamente o problema, questionar o porquê por cinco vezes, até que se encontre sua verdadeira causa.

A técnica dos 5 porquês foi criada pela Toyota na busca pela qualidade plena de seus processos e surgiu em meados da década de 70 no Japão. Vejamos como ela funciona:

Suponhamos que o problema seja que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso.

Aí seguem os porquês:

1. Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
2. Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
3. Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
4. Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
5. Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.

Observe que, após a aplicação da técnica dos 5 porquês, detectou-se a falha principal: o gerenciamento ineficiente do estoque.

Assim, o que a princípio parecia ser um problema de terceiros, relacionado a entrega e fornecedor, acabou surgindo como uma falha interna após um questionamento um pouco mais aprofundado.

O atraso, portanto, é apenas um sintoma de um problema maior, que agora pode ser devidamente solucionado.

5 Porquês: qual a vantagem?

Apesar de não substituir uma análise de qualidade mais detalhada, a técnica dos 5 porquês tem a vantagem de ser bastante simples, podendo ser aplicada a qualquer momento, sem a exigência, por exemplo, de análises estatísticas apuradas ou consultorias técnicas especializadas.

Assim, o método pode ser aplicado pela própria equipe responsável pelo processo, sempre gerando resultados surpreendentes.

Como aplicar os cinco porquês na empresa?

Antes de mais nada, para que a técnica dos 5 porquês seja usada de forma efetiva na resolução dos problemas da empresa, é importante reunir toda a equipe envolvida no processo.

Pense que o responsável por cada etapa pode ter uma visão diferente dos demais, de modo que suas experiências e pontos de vista enriquecerão os resultados.

Reunida a equipe, é hora de partir para a exata definição do problema que precisa ser resolvido. Aí entram os porquês, que devem ser respondidos como em uma sessão de brainstorm.

Nessa etapa, é essencial que cada membro da equipe possa falar livremente até que a equipe defina, de forma coletiva, se aquela resposta é válida ou não.

Responderam aos 5 porquês? Se a causa-chave foi encontrada, só falta então definir medidas para sanar definitivamente o problema!

A técnica serve para qualquer tipo de problema?

Na verdade, essa técnica funciona extremamente bem para problemas mais simples, com causas diretas. Assim, problemas mais complexos, com múltiplas causas e variáveis, podem exigir soluções e técnicas também mais complexas.

Conclusão

Viu como o método dos 5 porquês é simples e, o melhor de tudo, eficaz?

Ficou ainda com alguma dúvida quanto à sua implementação? Comente aqui e compartilhe seus questionamentos conosco!

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E por último, mas definitivamente não menos importante, cheque as ferramentas do nosso software, que facilita não só a elaboração dessa técnica como também o desenvolvimento do PDCA e do Diagrama de Ishikawa!