5 porquês: o que é, exemplo e como usar na análise de causa raiz

Profissionais da qualidade que utilizam a técnica dos 5 porquês enfrentam desafios ao lidar com não conformidades e problemas recorrentes em processos ou produtos.

Isso acontece porque muitas vezes, só conseguimos enxergar os sintomas mais evidentes, mas não a origem deles.

Porém, ao resolver a causa, eliminamos o problema de forma definitiva.

Ações imediatas, embora contenham o problema, se mostram insuficientes. É preciso seguir um fluxo de ação corretiva, que envolve a determinação da causa raiz, plano de ação e análise da eficácia.

Não por acaso, surgiram várias metodologias para encontrar a causa raiz. Uma das mais famosas e mais simples, que pode ser utilizada por qualquer empresa, de qualquer ramo ou porte, é os 5 porquês. 

Neste artigo você aprende mais sobre essa técnica e como aplicá-la para gerar valor na gestão da qualidade.

O que é 5 porquês?

Os 5 porquês são um método de análise de causa raiz que consiste em perguntar, diante de cada fato, por que ele aconteceu por cinco vezes ou até que se encontre sua verdadeira causa.

A Toyota criou a técnica dos 5 porquês na busca pela qualidade plena de seus processos , consolidando-a na década de 1970.

Ela é usada principalmente na gestão da qualidade, mas até setores de desenvolvimento de TI a utilizam.

5 porquês e Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa é outra ferramenta de análise de causa raiz consagrada. Ele estrutura a abordagem da causa em torno de 6 categorias, conhecidas como 6Ms:

• Meio ambiente
• Mão de obra
• Máquina
• Método
• Medida
• Material.

A equipe normalmente analisa cada fator por meio de um brainstorming.

Desta forma, a equipe hierarquiza as causas identificadas conforme sua influência no problema, formando a espinha de peixe.

5 porquês e diagrama de Ishikawa podem ser usados juntos. Com o segundo, você estratifica a análise. Com o primeiro a desdobra em suas causas.

5 porquês: exemplo

Suponhamos o seguinte problema: produtos entregues sistematicamente com atraso, o que gerou uma reclamação do cliente. Nesse caso, pela ISO 9001, você precisa abrir uma ação corretiva.

Para mapear a causa raiz, você pode aplicar 5 porquês:

1. Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
2. Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
3. Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
4. Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
5. Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.

Observe que, após a aplicação da técnica dos 5 porquês, detectou-se a falha principal: o gerenciamento ineficiente do estoque.

Assim, o que a princípio parecia ser um problema de terceiros, relacionado a entrega e fornecedor, acabou surgindo como uma falha interna após um questionamento um pouco mais aprofundado.

O atraso, portanto, é apenas um sintoma de um problema maior, que agora pode ser devidamente solucionado.

Veja um exemplo de análise de causa raiz com 5 porquês no software Qualyteam

A ferramenta realiza a análise de forma nativa, junto com todo o fluxo de ação corretiva. Confira aqui todas as funcionalidades.

Como aplicar os 5 porquês na empresa?

1. Reúna a equipe

Antes de mais nada, para que a técnica dos 5 porquês seja usada de forma efetiva na resolução dos problemas da empresa, é importante reunir uma equipe diversa, que garanta uma pluralidade de perspectivas.

Pense que o responsável por cada etapa pode ter uma visão diferente dos demais, de modo que suas experiências e pontos de vista enriquecerão os resultados.

2. Descreva o problema

Reunida a equipe, é hora de partir para a exata definição do problema que precisa ser resolvido. Objetividade e concisão aqui são palavras de ordem. 

Se você utilizar um software para Gestão de Não Conformidades, você encontrará todas as informações disponíveis antes de iniciar a análise da causa, que também será realizada dentro do sistema.

3. Pergunte o primeiro porquê e continue

Aí entram os porquês, que devem ser respondidos como em uma sessão de brainstorm.

Nessa etapa, é essencial que cada membro da equipe possa falar livremente até que a equipe defina, de forma coletiva, se aquela resposta é válida ou não.

4. Planeje e implante as contramedidas

Após responder aos 5 porquês e identificar a causa raiz, a equipe deve definir medidas para sanar o problema definitivamente. Essa etapa costuma exigir mais tempo e envolver mais pessoas.

5. Monitore

Se as contramedidas levaram de fato à eliminação do problema, as chances de que isso tenha acontecido pelo sucesso dos 5 porquês é alta. Do contrário, ou as contramedidas não foram bem implementadas ou o método não chegou na causa correta.

Mantenha-se atento e identifique o gap. Continue a agir.

Boas práticas de aplicação dos 5 porquês

1. Tenha um facilitador experiente

5 porquês parece simples, mas não é. É fundamental que seja facilitado por um profissional com vasta experiência na análise de causa raiz.

Esses facilitadores, de preferência, devem ser neutros (como profissionais da qualidade).

Logo, gestores de áreas envolvidas não são os melhores facilitadores.

2. Não faça individualmente

Um colaborador sozinho, mesmo que seja um gestor, não será capaz de fazer uma boa análise de causa com 5 porquês, por mais experiente que seja.

Isso porque, a cadeia de causas pode envolver processos e setores que ele não conhece bem. Se não puder contar com profissionais, melhor não fazer.

3. Use evidências de apoio

Sempre apoie as respostas a um porquê em evidências, como dados, fatos, documentos e observações. Quanto mais elas forem verificáveis, mais precisa será a análise.

Nunca baseie respostas na crença ou em suposições.

4. Saiba quando parar de perguntar por quê

Este momento acontece quando, ao perguntar o porquê de uma resposta anterior, você não consiga mais localizar causas. Isso, em geral, acontece no quinto por quê.

Mas essa não é uma regra infalível. Eventualmente, você deverá perguntar mais do que cinco vezes ou, então, poderá parar antes de chegar no quinto.

Portanto, só pare quando o problema não poder mais ser derivado de outra causa.

5. Documente junto com toda a ação corretiva 

Documente de forma clara e concisa a análise feita com os 5 porquês. Além disso, comunique às partes interessadas como a equipe realizou o processo e quais ações poderão prevenir o problema.

Ferramentas como o software da Qualyteam Gestão de Não Conformidades ajudam neste processo, além de outras, como diagrama e Ishikawa

Então, além de registrar os achados dos 5 porquês, o sistema centralizará essa informação no fluxo de ação corretiva e no relatório da tratativa, como evidência da análise causal.

Para facilitar ainda mais mais a gestão, o software da Qualyteam notifica todos os envolvidos no processo, tornando o trabalho mais dinâmico e imune a erros.

A metodologia 5 porquês serve para qualquer tipo de problema?

Potencialmente, sim. Mas essa técnica funciona extremamente bem para problemas mais simples, com causas diretas. 

Problemas mais complexos, com múltiplas causas e variáveis, podem exigir soluções e técnicas também mais complexas, como Diagrama de Ishikawa e PFMEA.

Limitações dos 5 porquês

• Realizar uma discussão rica com os 5 porquês exige que os envolvidos se dediquem.
• Não se aplica os 5 porquês sozinho. A equipe precisa colaborar para que a técnica funcione com sucesso.
• Pode ser difícil isolar uma causa.
• Resultados não são replicáveis. Por mais bem feito que seja aplicado, muito provavelmente duas equipes que partirem do mesmo fato chegarão a porquês distintos.
• As equipes facilmente baseiam respostas em suposições, o que compromete a análise.

Qual a vantagem dos 5 porquês?

Apesar de não substituir uma análise de qualidade mais detalhada, a técnica dos 5 porquês tem a vantagem de ser simples. As equipes podem aplicar a técnica a qualquer momento, sem necessidade de treinamento prévio.

Assim, o método pode ser aplicado pela própria equipe responsável pelo processo, gerando resultados surpreendentes.

Pratique 5 porquês na análise de causa raiz

O método dos 5 porquês é simples e qualquer pessoa pode fazer. Mas, para a análise ter qualidade, há alguns pontos que não podem faltar.

Ficou ainda com alguma dúvida quanto à sua implementação?