Toda organização recebe e produz diariamente diversos tipos de informações. E por conta disso, um controle de documentos eficaz não pode ser ignorado.
Ter este processo padronizado e organizado permite localizar informações atualizadas com rapidez e ser um grande alicerce para as tomadas de decisões.
Mas o contrário pode acarretar vários problemas. Ignorar a gestão documental resulta em aumento de custos, burocracias, perda de informações importantes, ou até mesmo se pautar no dia a dia por dados obsoletos. E que segurança isso traz para o negócio?
A norma ISO 9001: 2015, em seu requisito 7.5.3.2 sobre controle de informação documentada, afirma que:
“A organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:
a) distribuição, acesso, recuperação e uso;
b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
d) retenção e disposição.”
Entrevistamos diferentes consultores, auditores, empresas que já se certificaram, além de analisar documentos auxiliares da própria ISO e elencamos 4 formas mais comuns de controlar informação documentada da qualidade.
Se você já busca fazer a gestão e controle de documentos da sua organização, atendendo aos requisitos da norma, talvez algumas delas seja útil em sua empresa.
Gestão de documentos atendendo à ISO 9001
1) Criar um Procedimento Operacional (PO)
A mais básica, tradicional e menos controversa forma de demonstrar que você atende ao requisito 7.5.3.2 da norma é fazer um único PO que descreve como os documentos do SGQ são controlados. Alguns especialistas defendem que cada termo descrito no requisito deve ser individualmente considerado:
- Distribuição
- Acesso
- Recuperação
Uso
Armazenamento
Preservação
Controle de Alterações
Retenção
- Disposição
Outros profissionais preferem uma abordagem mais leve, agrupando em itens macro, por exemplo:
- Criação
- Uso
- Descarte.
2) Descrever em cada documento
Há empresas que preferem manter essas informações descritas dentro de cada documento, como parte do rodapé ou uma sessão do documento só para isso.
Dessa forma, as informações estarão acessíveis para qualquer pessoa que tenha o documento em mãos, mesmo impresso.
3) Utilizar um software para gestão da qualidade, com campos de controle
Alguns softwares são passíveis de adaptação por parte do cliente, para atender suas próprias demandas. É o caso do software de gestão de documentos Qualyteam. Nele, é possível:
- Atribuir prazos e responsáveis a cada etapa da elaboração de um documento, como redação, revisão e aprovação;
- Elaborar documentos em um editor nativo no sistema;
- Manter os documentos em uma lista mestra sempre atualizada;
- Organizar a lista mestra de acordo com vários filtros;
- Registrar prazos de validade e receber notificações quando estão próximos de expirar
- Compartilhar documentos por meio de linkd ou de QR-code.
4) Software como evidência
Esta é a maneira mais prática de atender à ISO 9001:2015, no requisito 7.5.3.2, mas também polêmica. A norma não exige que você documente a forma de controle da informação documentada, mas alguns consultores e auditores podem torcer o nariz por isso.
Se você usa uma solução automatizada como a da Qualyteam, a forma de controle está implícita no próprio software.
E como eu evidencio o atendimento a este requisito da norma?
Em auditoria, você pode mostrar o software onde controla a informação documentada e as formas de usá-lo. Segue uma lista de cada requisito do 7.5.3.2 e como ele é atendido pelo módulo gestão de documentos da Qualyteam:
- Distribuição: disposto na tela de Consulta e enviado por e-mail para os responsáveis.
- Acesso: acesso controlado por senha. Cada documento dentro do sistema tem seu acesso controlado pelos campos de Permissão, na tela de Cadastro.
Recuperação: pela tela de Consulta, utilizando os filtros disponíveis.
Uso: Pelos colaboradores marcados no campo de Permissão em cada documento.
Armazenamento: no sistema, que é hospedado em servidores próprios do software.
Preservação: backups diários realizados pelo software, conforme contrato.
Controle de Alterações: cada revisão exige justificativa e recebe incremento no código de revisão.
Retenção: Até ser substituído, inativado ou excluído do DOC.
Disposição: Ao ser excluído, o arquivo digital é apagado.
Conclusão
Seja pequeno, médio ou grande porte, uma empresa que não investe em uma gestão de documentos pode ter grandes prejuízos a longo prazo.
As formas de controle de documentos e registros com base na ISO 9001:2015 auxiliam nas boas práticas da gestão da qualidade, mantendo os processos padronizados e baseados em melhoria contínua.
Soluções automatizadas podem fazer toda a diferença. Por isso, conte com o Módulo DOC e transforme sua gestão de documentos, levando resultados ainda mais consistentes para sua organização
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