Ao contrário, a seção 7.5 da ISO 9001 continua sendo uma das mais citadas em relatórios de não conformidades, de auditorias internas ou externas. Pior que isso, são os prejuízos para a organização: como erros operacionais e burocracia.
Pensar a organização e controle da informação documentada de ponta a ponta, desde seu fluxo, ferramentas e envolvidos, até no nível do documento, como ele deverá ser formatado, redigido e categorizado, é fundamental para não cair nas mesmas não conformidades de sempre.
Neste artigo, partimos do que exige a ISO 9001 em termos de documentação e controle de documentos para traçar um plano básico de implantação desse processo.
A documentação exigida pela ISO 9001
A ISO 9001 indica, ao longo do seu texto, tudo o que deve ser documentado. A extensão pode ir além dessa lista, de acordo com o porte, nicho e determinações da própria organização.
Para fins deste artigo vamos considerar apenas o corpo documental citado na norma:
- Escopo do SGQ (4.3)
- Política da qualidade (5.2.2)
- Objetivos da qualidade (6.2.1)
- Requisitos para produtos e serviços, resultados de análises críticas e quaisquer mudanças ou novos requisitos (8.2.3.2)
- Controle de produção e provisão de serviços, bem como de análises críticas, seus responsáveis e ações oriundas delas (8.5.1 e 8.5.6)
- Materiais como manuais, tutoriais, procedimentos operacionais e instruções de trabalho que servem de apoio à operação de seus processos (4.4.2 a)
- Evidências da realização da operação dos processos conforme o planejado e de conformidade (4.4.2 b e 8.1 e)
- Evidências de recursos de monitoramento e medição apropriados (7.1.5.1)
- Base de calibração e verificação usada no caso de inexistência de padrões nacionais ou internacionais (7.1.5.2 a)
- Identificação e rastreabilidade única de saídas (8.5.2)
- Liberação de produtos e serviços, com evidência de conformidade e rastreabilidade aos responsáveis pela liberação (8.6)
- Tratativa de saídas não conformes (8.7.2)
- Perda ou dano a propriedade de cliente ou fornecedor externo (8.5.3)
- Evidência de competência de colaboradores (7.2)
- Projeto e desenvolvimento de produtos e serviços: entradas, controles, saídas, mudanças e evidências de que os requisitos foram atendidos (8.3.2 j)
- Processo de avaliação, seleção, monitoramento e reavaliação de fornecedores (8.4.1)
- Evidência de resultados de avaliação de desempenho (9.1.1)
- Evidência de implantação de auditoria interna e resultados (9.2.2)
- Evidência de resultados de análises críticas da direção (9.3.3)
- Registro e tratativa de não conformidades e resultados (10.2).
Isso não significa que você terá um documento para cada um desses itens. Por exemplo, você pode agrupar escopo, política e objetivos da qualidade em um único documento, como um manual da qualidade, devidamente comunicado aos colaboradores.
Da mesma forma, para um único item desses, você pode ter vários documentos. É o que ocorre com os materiais como tutoriais, procedimentos operacionais e instruções de trabalho que servem de apoio à operação de seus processos. Como você deve ter vários processos, deverá ter vários procedimentos.
O que a ISO 9001 diz sobre controle de documentos
A norma ISO 9001: 2015 dedica ao tema informação documentada a seção 7.5. Essa é uma subseção da seção de Apoio. Bem curta, ela é subdividida em generalidades, criação e atualização, e controle.
Em Generalidades (7.5.1), a norma identifica que documentos o SGQ deve incluir em seu controle documental, quais sejam:
- O requerido pela norma (veja na seção anterior deste artigo)
- O determinado pela própria organização.
Em Criando e atualizando (7.5.2), ela exige as devidas definições sobre:
- Identificação dos documentos (código, nome, autor e data de publicação)
- Formato e meio de veiculação (papel, eletrônica etc.)
- Fluxo de revisão (sugere análise crítica e aprovação, além da elaboração)
Em Controle de informação documenta, a norma explica o que o SGQ deve prever após a criação o atualização de um documento, que citamos abaixo:
Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:
a) distribuição, acesso, recuperação e uso;
b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
d) retenção e disposição.
Como realizar o controle de documentos atendendo à ISO 9001
Agora que interpretamos a norma ISO 9001, e sabemos o que deve ser documentado, de acordo com suas respectivas exigências, podemos desenhar nosso processo de controle documental em sua versão mais básica.
1. Identifique os tipos de documento do SGQ e codificação
Nesta fase, você vai organizar os documentos do SGQ.
Identifique, em seu volume documental, como será feita a codificação, a titulação, controle de versões e padronize.
Seus documentos serão em formato físico ou eletrônico? Como estarão formatados?
Muitas organizações usam padrões de código como os abaixo:
- Categoria: PO (procedimento operacional), FO (Formulário), DE (documento externo) etc.
- Número sequencial: posição do documento na lista daquela categoria (01, 02 etc.)
- Unidade organizacional: filial correspondente (sigla ou número)
- Processo: setor ou atividade a que pertence (sigla ou número).
Logo, um código que usasse as quatro categorias seria assim, por exemplo: CA-0001-MTZ-OP. Para quem visse o código, identificaria que ele se refere a uma documento da categoria:
- PO: Procedimento operacional
- 0001: número 1.
- MTZ: Matriz
- OP: Processo operacional.
Com esses quatro itens (ou uma seleção deles), você pode categorizar sua documentação dentro do sofwtare Qualyteam Gestão de Documentos. Para cada categoria de documento, você seleciona o padrão de codificação e ela é automaticamente replicada para todo documento que pertencer a ela. Quer conhecer? Veja mais aqui!
2. Desenhe o fluxo de elaboração de cada tipo de documento
A ISO 9001 pede, além da elaboração, que haja uma análise crítica e aprovação da adequação e suficiência da redação de um documento exigido pela Norma.
Então você terá sempre:
- Elaboração ou atualização
- Análise crítica e revisão
- Aprovação e publicação.
Estabeleça como funcionará esse fluxo, principalmente no quesito comunicação da passagem de bastão. Quando um documento foi demandado, como será informado e enviado o documento para a análise crítica? Onde a redação será feita de modo a evitar a criação de cópias?
Aqui, pensar em ferramentas gerenciais para a gestão de documentos será um diferencial. No software Qualyteam para Gestão de Documentos, por exemplo, ao selecionar o fluxo de elaboração, revisão e aprovação, você pode:
- Inserir os respectivos responsáveis e prazo de trabalho de cada etapa, para o sistema notificá-los sequencialmente.
- Criar o documento dentro do software ou então vincular o arquivo de trabalho ao sistema. Assim, o documento que vale é sempre o que está dentro do sistema, evitando confusão de cópias.
- Atribuir validade a documentos, para, perto da data de atualização, receber notificações do sistema de reabertura do ciclo de elaboração.
Para ver todas essas funcionalidades em funcionamento? Solicite sua demonstração!
3. Estabeleça a forma de distribuição e acessibilidade ao documento
Uma vez aprovado, seu documento deverá ser publicado e, se de uso corrente, estar acessível para uso.
Como você fará isso? A publicação será enviada por e-mail? Os documentos ficarão organizados em uma rede ou repositório para busca? Deixará cópias impressas do documento no setor? Ou então um QR-code de acesso?
No software da Qualyteam, todo documento publicado é:
- Enviado por email para as pessoas ou setores que você selecionar
- Subido automaticamente para uma lista mestra para consulta.
- Armazenado com nível de acessibilidade que você definir para visualização, impressão e download.
Ficou interessado nas funcionalidades de armazenamento do software Qualyteam? Veja mais aqui e solicite uma demonstração.
4. Garanta o método de recuperação e inativação
Para documentos físicos e eletrônicos, você precisará estabelecer – no caso de perda ou dano – um método de recuperação.
Da mesma maneira, a inativação. Você precisa garantir que todos os documentos inativados deixem de circular pela empresa.
Boas práticas de controle de documentos
1) Crie um procedimento operacional (PO) de controle de documentos
Como não é a qualidade que cria todos os documentos do SGQ, além de apoiar as áreas nesse processo, tenha um procedimento explicando como funciona o sistema de controle de documentos da organização.
Explique como funcionam os padrões de formatação, fluxo de criação, controle de acessos, armazenamento e inativação etc.
3) Use um software para gestão de documentos da qualidade
Usar soluções de mercado para o controle de documentos da qualidade, como o software de gestão de documentos Qualyteam, vai garantir que boa parte do processo de controle documentos esteja pronto.
Basicamente, você imputará os dados dentro da ferramenta e selecionará os controle que deseja de acordo com a realidade da sua empresa.
Mesmo que seu controle documental seja simples, é interessante conhecer as funcionalidades dessas soluções. Além de aportar insights para seus próprios controles, vão ajudar a definir a hora certa de fazer a migração. Quer começar agora? Conheça as funcionalidade do software para gestão de documentos, da Qualyteam.
Como evidenciar o controle de documentos de acordo com a ISO 9001?
Em auditorias, você pode mostrar as suas ferramentas de controle, como planilhas de gestão de criação e atualização, lista mestra ou acervo em rede…
No caso de usar software, é ele que será sua principal evidência de controle da informação documentada.
Controle de documentos: não tropece nos requisitos da ISO 9001
A ISO 9001 tem poucos requisitos para o controle de documentos, no entanto, é nele que acontecem várias não conformidades, dado o volume de informação que tramita na empresa.
As formas de organização e controle de documentos descritas aqui atendem a ISO 9001:2015 e, mais que isso, auxiliam nas boas práticas da gestão da qualidade, mantendo os processos padronizados e baseados em melhoria contínua. Logo, seu processo pode ser exemplo para a gestão de todos os documentos da organização, não apenas do SGQ.
Soluções automatizadas podem fazer toda a diferença. Por isso, conte com o Módulo DOC e transforme sua gestão de documentos, levando resultados ainda mais consistentes para sua organização.
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