ISO 9001, ou simplesmente se deseja trabalhar com mais eficiência em seus procedimentos internos. Ao contrário do que muitos podem pensar, não se trata apenas de identificar o que está certo e o que está errado. Quer entender melhor o que é e como realizar uma auditoria interna em sua empresa? Então acompanhe:
Qual é o período ideal para realizar uma auditoria interna?
Essa é uma pergunta bastante subjetiva, pois a necessidade de aplicação de uma auditoria interna varia de empresa para empresa, incluindo nesse pacote até mesmo aquelas já certificadas. O mais recomendável seria estabelecer um calendário anual para esse procedimento, de modo que todos possam se preparar, mobilizando-se em torno dessa atividade de tamanha importância.
Como conduzir uma auditoria interna na empresa?
Uma auditoria interna deve ser conduzida com muita atenção, não podendo ser tratada como apenas mais um procedimento necessário ao funcionamento da sua empresa. Para você ter uma ideia da grandiosidade desse processo, saiba que órgãos públicos e empresas estatais — sejam da administração direta ou indireta — precisam, por lei, contar com uma unidade de auditoria interna sempre funcionando. Mas como exatamente conduzir esse procedimento?
Dedique um departamento exclusivo para a auditoria
O ideal é que exista um departamento exclusivo para a auditoria interna, posicionado no organograma da empresa de modo que não esteja subordinado à gestão de nenhum outro setor. Os auditores devem se reportar apenas a uma autoridade da alta administração, que pode ser o presidente, um superintendente ou o diretor geral, para garantir que possam agir com mais independência, com o trabalho fluindo mais livremente.
Selecione os colaboradores que mais se destacam
Para compor o time de auditores, escolha aqueles que mais se destacam nos processos da empresa e que estejam completamente adaptados a suas atividades de rotina. É interessante que você possua uma equipe versada nas mais diferentes áreas a serem auditadas, como a contabilidade, o financeiro ou o departamento pessoal, por exemplo. No dia agendado, esses profissionais deverão estar desligados de suas funções diárias, de modo a ficarem totalmente focados na auditoria.
Vale ressaltar que existe ainda a possibilidade de destacar apenas um auditor para toda a empresa, equipando-o com o auxílio de um
software de gestão de auditorias, que possui todo o conteúdo necessário para guiar o colaborador por conta própria na auditoria interna.
Planeje a auditoria com antecedência
Reúna-se com a equipe de auditores para, juntos, elaborarem um checklist com os critérios a serem auditados. É importante que o time esteja a par do planejamento estratégico do empreendimento para poder voltar seus esforços ao cumprimento das metas fixadas pela alta administração.
Audite a empresa de forma imparcial
Como o objetivo de uma auditoria não é encontrar culpados por procedimentos que estejam incorretos, o foco deve migrar para o fluxo das atividades e a análise de sua eficiência. Apontar responsáveis por quaisquer equívocos apenas contribui para um resultado negativo ao final de todo o trabalho.
Viu como uma auditoria interna deve ser um procedimento frequente levado muito a sério em sua empresa? Dessa forma é possível garantir uma melhoria constante, com o consequente alcance de resultados efetivos. Se você já passou por uma auditoria interna em sua empresa, compartilhe sua experiência conosco! Como foram os preparativos? O que foi descoberto com a análise? Participe e enriqueça nosso artigo!]]>
