Apesar de extremamante simples de compreender, por si só ela não garante um levantando suficientemente amplo, com a profundidade que a organização precisa. Isso, dependerá de como você usar a ferramenta.
Então, como tirar proveito da análise SWOT e melhor utilizá-la para a elaboração do planejamento estratégico?
Neste artigo, você tem uma visão abrangente e aprofundada do conceito de análise SWOT, dos fatores que devem ser levados em conta para compor essa análise e como aplicá-la sem cair em suas limitações.
O que é análise SWOT?
A análise SWOT ou matriz SWOT – em português, FOFA – é uma ferramenta de análise multidimensional que auxilia o mapeamento do ambiente organizacional, tanto no nível interno como no externo, a fim de embasar o planejamento estratégico e a tomada de decisão.
A matriz SWOT segmenta a análise dos ambientes que impactam o negócio, com o intuito de tornar o planejamento estratégico mais consistente, por meio de quatro fatores cujas iniciais formam o nome:
- Strengths (Forças)
- Weaknesses (Fraquezas)
- Opportunities (Oportunidades) e
- Threats (Ameaças).
Como uma ferramenta orientada ao futuro, a análise investiga a situação da organização em dado momento, não de maneira retrospectiva.
A origem da análise SWOT
A análise foi exposta pela primeira vez no artigo Business Policy: Text and Cases, de 1965, de quatro professores de Harvard: Edmundo Philip Learned, Roland Chris Christensen, Kenneth Richmond Andrews e William D. Guth.
Pioneira, foi uma das primeiras ferramentas que fundamentou o planejamento estratégico na consideração do ambiente externo.
Desde sua origem, a SWOT vem se difundindo no ambiente corporativo, sendo amplamente usada nas empresas.
Os fatores que compõem a análise SWOT
Como vimos, são quatro fatores que compõem a análise SWOT.
Ambiente interno
São os fatores que podem ser influenciados ou modificados pela empresa, como produtos, tecnologias, processos, custos operacionais, investimentos, pessoas, desempenho, infraestrutura etc.
De acordo com a ISO 9001, “o entendimento do contexto interno pode ser facilitado pela consideração de questões relativas a valores, cultura, conhecimento e desempenho da organização”.
Forças (Strenghts)
São os fatores da empresa que reforçam a sua competitividade e, consequentemente, influenciam seu crescimento.
- Sua organização tem atributos e processos únicos que a diferenciam da concorrência?
- Suas reservas de caixa são suficientes para manter seu negócio funcionando?
- Qual o nível de engajamento da sua equipe?
- Quão engajados seus clientes são?
Fraquezas (Weaknesses)
Fatores internos que enfraquecem a posição competitiva da organização, podendo inclusive limitar suas possibilidades de crescimento.
- Há algum aspecto do seu negócio que pode fazer com que os clientes escolham a concorrência?
- Você tem objetivos de negócios claros?
- Existem áreas da sua empresa que precisam de melhorias?
- Sua equipe está devidamente qualificada?
- A infraestrutura interna da sua empresa é adequada?
Ambiente externo
São os fatores sobre os quais a organização não tem controle completo.
Como dito na ISO 9001 “o entendimento do contexto externo pode ser facilitado pela consideração de questões provenientes dos ambientes legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais”.
Oportunidades (Opportunities)
Fatores externos que podem influenciar positivamente a posição competitiva da organização.
- Existem novas demandas no mercado que não estão sendo atendidas?
- Existem novas tendências das quais sua empresa ainda não está aproveitando?
- Há alguma mudança na legislação ou regulamentação de que sua empresa possa se beneficiar?
- Existe alguma oportunidade para sua empresa expandir?
Ameaças (Threats)
Fatores externos que podem influenciar negativamente a organização.
- Quais vantagens competitivas dos seus concorrentes?
- Existem mudanças na economia que podem impactar negativamente seus negócios?
- O relacionamento com seu fornecedor tem sido confiável?
Análise SWOT, Gestão da Qualidade e ISO 9001
A análise SWOT é uma ferramenta que pode auxiliar no processo de estruturação e de manutenção de um SGQ alinhado à ISO 9001.
Vejamos abaixo quem pontos ter essa ferramenta será útil:
4.1 – Entendendo a organização e seu contexto
A ISO 9001 diz:
A organização deve determinar questões externas e internas que sejam pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetam a sua capacidade de alcançar os resultados pretendidos do seu sistema de gestão da qualidade. A organização deve monitorar e analisar criticamente informação sobre essas questões externas e internas”
Em outras palavras, a ISO 9001 exige que a organização:
- Monitore e mapeie seu contexto
- Analise criticamente os impactos dele sobre seu propósito, estratégia e SGQ.
As organizações podem utilizar a análise SWOT para formalizar esse mapeamento e análise, utilizando-o como evidência do atendimento do requisito.
Ela não é a única ferramenta. Para refinar a análise, a organização pode lançar mão da análise PESTEL, 5 Forças de Porter, brainstorming etc.
6.1 – Ações para abordar riscos e oportunidades
A análise realizada para atender 4.1 vai impactar no que a organização fará para atender o requisito 6.1.1.
De acordo com efeitos do contexto organizacional na integridade e efetividade do SGQ, você vai identificar os riscos e oportunidades que devem ser abordados para garantir a integridade e os objetivos do sistema.
Análise de SWOT: como fazer?
Para você tirar o máximo proveito da análise SWOT no seu planejamento estratégico, siga este passo a passo.
1. Defina o momento da análise
Como vimos, a análise SWOT é uma análise do momento atual em que a organização se insere. Ora, sendo os contextos vivos, é fundamental repetir a análise a intervalos planejados.
Normalmente, ela vai preceder o planejamento estratégico. Em casos de disrupções, como foi a pandemia, deverá ser realizada imediatamente.
2. Defina um responsável
Não é obrigatório, mas definir um dono do processo, que vai cuidar de organizá-lo de ponta a ponta, vai facilitar.
O responsável deverá cuidar dos convidados e das agendas, mas também da coleta e envio do material de base, da condução dos trabalhos e da formalização da análise realizada.
3. Faça o brainstorming
A análise SWOT é uma atividade diretamente dependente da identificação de insights. Logo, o brainstorming ajuda.
Aqui a organização da dinâmica fica a critério da equipe. O brainstorming pode ser feito por cada um, individualmente, e depois compartilhado ou pode ser feito em conjunto.
4. Avalie o nível de criticidade de cada item encontrado
O mapeamento deve ser amplo e considerar todos os pontos de vista. Depois dessa grande troca de ideias, compile o material, corte os achismos e suposições e se atenha a dados concretos.
Aqui, é possível usar a matriz GUT para avaliar item a item de acordo com a gravidade, urgência e tendência.
5. Formalize a matriz
Na etapa final, você vai construir a matriz propriamente dita. Esse é o material que será compartilhado com a empresa, usado no planejamento estratégico e mantido no acervo documental.
6. Defina os próximos passos estratégicos
A análise SWOT é um material de base que precisa ser desdobrado.
Identifique as ações estratégicas que a organização vai executar para perseguir oportunidades e potencializar forças, bem como para minimizar vulnerabilidades e mitigar ameaças.
Exemplo de análise SWOT
Tomamos como exemplo uma hipotética empresa de e-commerce que está montando sua análise SWOT. Veja as constatações que ela obteve:
Forças
- Preço competitivo – a empresa oferece um preço muito competitivo em comparação com os principais concorrentes de mercado.
- Reconhecimento da marca – A empresa é uma das marcas mais reconhecidas nacionalmente, o que lhe confere uma grande vantagem diante de seus concorrentes.
- Market Share – A empresa com uma participação de 30% no seu segmento de atuação, e possui um posicionamento bastante sólido em relação aos outros concorrentes.
Fraquezas (weaknesses)
- Atraso na entrega – A empresa teve um crescimento exponencial mas mesmo assim, não acompanhou internamente o ritmo. A equipe permaneceu a mesma, não deu conta do crescimento e acabou resultando no atraso de entregas. Ou seja, uma das partes interessadas (clientes), não está sendo atendida efetivamente.
- Ineficiência operacional – A execução das operações internas acabou ficando muito inconsistente. Muitos setores têm dificuldades de realizar a padronização de processos, causando retrabalho, desperdício e prejuízo.
- Alto custo de produção – Justamente pela pouca eficiência operacional, foi há desperdício e retrabalho com embalagens danificadas, o que acaba encarecendo a operação.
- Falta de treinamento – tanto as lideranças das áreas quanto os colaboradores não estão preparados para lidar com mudanças repentinas e crescimento da empresa, o que dificulta a comunicação interna e a resolução de questões cotidianas.
- Perda de profissionais – profissionais desmotivados que absorveram uma grande quantidade de trabalho sem uma perspectiva de carreira acabam elevando a taxa de turnover da empresa.
Oportunidades (Opportunities)
- Investimento externo – a empresa tem condições de captar recursos para ampliar sua base de atuação e melhorar a gestão dos processos internos.
- Expansão internacional – a empresa vê potencial para expandir suas operações internacionalmente e quer ampliar parcerias para alcançar este resultado.
Ameaças (Threats)
- Competição crescente – a crescente demanda de compras online também reflete em um aumento de concorrentes no mercado.
- Escassez de mão de obra – A falta de mão de obra no mercado faz com que a empresa não consiga acompanhar o ritmo de crescimento.
Limitações da matriz SWOT
Não são poucos os profissionais que criticam a análise SWOT.
Justamente pela sua simplicidade ela levaria a uma análise rápida e incompleta do ambiente organizacional. A falta de um embasamento suficientemente amplo induziria a uma tomada de decisão mal informada, logo a um planejamento estratégico limitado.
Outro aspecto é que um mesmo ponto pode ser tanto visto como uma ameaça quanto como uma oportunidade, ficando sem uma posição cativa dentro do mapa.
Na nossa visão, embora os dois argumentos sejam procedentes, eles não invalidam a matriz como um todo.
Para evitar a queda em superficialidade, a organização precisa coletar uma diversidade e riqueza suficiente de material para fundamentar a análise. Para uma análise ainda mais detalhada, da base SWOT, a organização pode estabelecer suas próprias categorias de análise, usando estruturas como PESTEL e 5 forças de Porter para isso.
Já para resolver impasses quanto ao posicionamento de pontos levantados, cabe uma análise caso a caso.
Análise SWOT: mapeie seu terreno antes de avançar
A análise SWOT é uma ferramenta simples, que precisa de pouca explicação para ser compreendida e usada na organização. Sua utilidade está na segmentação proposta nos quatro campos de análise.
Logo, a riqueza de uma análise SWOT está muito mais no modo que a sua empresa preencherá essa matriz. Envolva quem precisa ser envolvido, colete material, execute um brainstorming criativo, avalie e compile todo o material.
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