Análise SWOT: o que é, como aplicar na sua empresa e exemplo prático [GUIA]

A análise SWOT é uma ferramenta que permite identificar e analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de uma organização contribuindo para a tomada de decisão estratégica do negócio.  

Mas como tirar proveito desta ferramenta e melhor utilizá-la para a elaboração do planejamento estratégico e nas ações que possam nortear a gestão da qualidade da empresa?

No post de hoje você irá entender o que é a análise SWOT, os fatores que devem ser levados em conta para compor esta análise, como ela pode auxiliar para potencializar a gestão da qualidade da empresa e em certificações como a ISO 9001 com um exemplo prático. 

O que é Análise SWOT?

A análise ou matriz SWOT- em português FOFA-  é uma ferramenta de gestão que auxilia você a analisar o ambiente organizacional da sua empresa, tanto no nível interno como no externo, orientando estratégias e tomadas de decisão.

A sigla vem do inglês e é formada pelas pelas iniciais das palavras Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).

Ou seja, proporciona uma análise completa da própria empresa, dos ambientes no entorno que impactam seu negócio, com o intuito de tornar o planejamento estratégico mais consistente, promovendo novas oportunidades e eliminando riscos.

Quais fatores compõem a análise SWOT?

Como citamos acima, a análise SWOT é composta pelos elementos Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, que abrangem o ambiente interno e externo, onde vamos explicar a seguir:

Ambiente interno

Ainda de acordo com a ISO 9001, no geral “o entendimento do contexto interno pode ser facilitado pela consideração de questões relativas à valores, cultura, conhecimento e desempenho da organização”.

Veja quais questionamentos você e sua equipe podem realizar para obter respostas relacionadas ao ambiente interno.

Forças (Strekeness)

• Sua organização tem atributos e processos únicos que o diferenciam da concorrência?
• Suas reservas de caixa são suficientes para manter seu negócio funcionando?
• Qual o nível de engajamento da sua equipe? 
• O quão seus clientes são engajados com a marca?

Fraquezas (Weaknesses)

• Há algum aspecto do seu negócio que pode fazer com que os clientes escolham a concorrência?
• Você tem objetivos de negócios claros?
• Existem áreas da sua empresa que precisam de melhorias?
• Sua equipe está devidamente qualificada?
• A infraestrutura interna da sua empresa é adequada?

Ambiente externo

Se tomarmos como base a norma ISO 9001 “o entendimento do contexto externo pode ser facilitado pela consideração de questões provenientes dos ambientes legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais.”

São questões que estão fora do controle da empresa. Neste caso, você pode levar em conta os seguintes aspectos: 

Oportunidades (Opportunities)

• Existem novas demandas no mercado que não estão sendo atendidas?
• Existem novas tendências das quais sua empresa ainda não está aproveitando?
• Há alguma mudança na legislação ou regulamentação de que sua empresa possa se beneficiar?
• Existe alguma oportunidade para sua empresa expandir?

Ameaças (Threats)

• Quais vantagens competitivas dos seus concorrentes?
• Existem mudanças na economia que podem impactar negativamente seus negócios?
• O relacionamento com seu fornecedor tem sido confiável?

Análise SWOT, Gestão da Qualidade e ISO 9001

Se uma organização pensa em obter uma certificação como a ISO 9001, a análise SWOT pode auxiliar no direcionamento e levantamento de informações que contribuem para o cumprimento de alguns requisitos da norma, entre eles:

4.1 Entendendo a organização e seu contexto. 

“A organização deve determinar questões externas e internas que sejam pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetam a sua capacidade de alcançar os resultados pretendidos do seu sistema de gestão da qualidade.”

A organização precisa demonstrar compreensão acerca de como os fatores externos e internos podem afetar sua estratégia, o efeito desses fatores no alcance dos objetivos de negócio e o que será feito para monitorar e gerenciar estas informações.

Neste caso, durante uma auditoria é preciso apresentar evidências do que foi levado em consideração para se fazer o planejamento estratégico e como está sendo monitorado.

É importante ressaltar que o auditor não quer ver apenas o planejamento estratégico, e sim como foi construído todo o planejamento.

Quase em sua totalidade, as organizações utilizam a análise SWOT, já que esta ferramenta traz bastante proteção a este requisito. Mas lembre-se que ela não é única. 

Por isso, é recomendável inclusive utilizar também outras ferramentas para ter o maior número possível de informações, como pesquisa de clima organizacional, análise da concorrência, PFMEA (Análise de Modo de Falha e seus efeitos no Processo), etc.

Experimente grátis o software para Gestão da Qualidade mais eficiente

6.1 Riscos e Oportunidades 

De acordo com o requisito 6.1.1:

Ao planejar o sistema de gestão da qualidade, a organização deve considerar as questões requeridas em 4.1 e os requisitos referidos em 4.2 e determinar os riscos e oportunidades que precisam ser abordados para:

• assegurar que o sistema de gestão da qualidade possa alcançar seus resultados pretendidos;
• aumentar efeitos desejáveis;
• prevenir ou reduzir efeitos indesejáveis;
• alcançar melhoria.

Lembre-se de considerar os riscos e oportunidades de acordo com o ambiente externo e interno da empresa, mas  também o atendimento de necessidades e expectativas das partes interessadas. 

Em se tratando de uma auditoria, é possível que um auditor deseje identificar a sistemática definida pela empresa para abordar os riscos e oportunidades do negócio e como esta sistemática é aplicada nos processos. 

Como montar uma análise de SWOT? Exemplo prático

Para você tirar o máximo proveito da análise SWOT no seu planejamento estratégico, preparamos um exemplo prático que vai facilitar a sua tarefa.

1. Faça um brainstorming com a equipe

A análise SWOT é o momento que se olha para dentro da empresa e para que a avaliação seja efetiva, é importante envolver a equipe nesse processo, já que ela não está restrita apenas à gestores e líderes. No brainstorming, a equipe analisará todas as variáveis possíveis e listando os principais tópicos de cada item.

Depois dessa grande troca de ideias, corte os achismos e suposições e se atenha a dados concretos.

Se você já possui um sistema de gestão da qualidade rodando na empresa, buscar informações em atas de reuniões de análise crítica, registros.

2. Analise fatores internos

Como mencionamos anteriormente você deve levar em conta quais fatores internos que podem impactar o resultado de uma empresa. 

Se olharmos pela ótica da norma é uma boa oportunidade para você compreender o seu ambiente de negócios e as necessidades das partes interessadas e deve fazer parte dos dos pontos fortes da organização (requisitos 4.1 e 4.2). 

Além disso, os gestores podem utilizar todo o conhecimento organizacional para identificar oportunidades de melhoria dos negócios (requisito 10.1). 

Tomamos como exemplo uma empresa de e-commerce que está montando sua análise SWOT e quando analisou o ambiente interno obteve as seguintes constatações.

Forças

• Preço competitivo – a empresa oferece um preço muito competitivo em comparação com os principais concorrentes de mercado.
• Reconhecimento da marca – A empresa é uma das marcas mais reconhecidas nacionamente, o que lhes confere uma grande vantagem diante de seus concorrentes.
• Market Share. A empresa com uma participação de 30% no seu segmento de atuação, e possui um posicionamento bastante sólido em relação aos outros concorrentes. 

Pontos fracos (weaknesses)

• Atraso na entrega – a empresa teve um crescimento exponencial mas mesmo assim, não acompanhou internamente o ritmo. A equipe permaneceu a mesma, não deu conta no crescimento e acabou resultando no atraso de entregas. Ou seja, uma das partes interessadas (clientes), não está sendo atendida efetivamente.
• Ineficiência operacional: A execução das operações internas acabou ficando muito inconsistente. Muitos setores tinham dificuldades de realizar a padronização de processos, causando retrabalho, desperdício e prejuízo. 
• Alto custo de produção. Justamente pela pouca eficiência operacional, foi constadado que havia muito desperdício e retrabalho com embalagens danificadas,, o que acaba encarecendo a operação.
• Falta de treinamento: tanto as lideranças das áreas quanto os colaboradores não estão preparados para lidar com mudanças repentinas e crescimento da empresa, o que tem dificultado a comunicação interna e a resolução de questões cotidianas. 

3. Analise fatores externos

Liste quais fatores externos (oportunidades e ameças) são relevantes, se realmente podem impactar no seu negócio e como você pode lidar com isso. Assim tem uma postura proativa e preventiva ao invés de passar o ano corrigindo apenas o que dá errado no decorrer do processo.  

Tomando ainda o exemplo da empresa de e-commerce, ao analisar os pontos fortes identificaram os seguintes pontos:

Oportunidades (Opportunities)

• Investimento externo: a empresa captar recursos para ampliar sua base de atuação e melhorar a gestão dos processos internos. 
• Expansão internacional: a empresa vê potencial para expandir suas operações internacionalmente e quer ampliar parcerias para alcançar este resultado. 

Ameaças (Threats)

• Competição crescente – a crescente demanda de compras online também reflete em um aumento de concorrentes no mercado.
• Perda de profissionais: profissionais desmotivados que absorveram uma grande quantidade de trabalho sem uma perspectiva de carreira acabam elevando a taxa de turnover da empresa.
• Escassez de mão de obra. A falta de mão de obra no mercado faz com que a empresa não consiga acompanhar o ritmo de crescimento.

4. Defina os próximos passos estratégicos

Quais as ações estratégicas tomadas a partir da análise crítica das questões internas e externas apontadas na análise SWOT? As informações reunidas durante a análise só terão real serventia a partir do momento que a empresa planejar e direcionar esforços para alcançar seus objetivos.. 

Portanto é o momento de potencializar as forças, controlar as fraquezas, aproveitar as oportunidades e minimizar as ameaças. 

Se sua empresa está passando por uma auditoria, o gestor pode ser questionado inclusive quais ações serão executadas a partir desta análise, seja ela, mudança na estratégia comercial, desenvolvimento de novos produtos, ações específicas para mitigar riscos, etc.

É preciso um plano de ação para cada item?

Em nenhum momento a norma ISO 9001 diz que a organização precisa implementar ações para todos os pontos fracos e oportunidades. Normalmente quando a análise SWOT é aplicada na organização, todas as pessoas são estimuladas a olhar para dentro da empresa. 

O que os gestores podem fazer nesse caso?

Utilizar ferramentas como o Diagrama de Pareto é uma boa oportunidade para avaliar pontos fracos, riscos e a partir dessas informações, priorizar ações específicas, como no exemplo abaixo. 

Outra ferramenta que pode ser utilizada em conjunto com a análise SWOT é a Matriz GUT para classificar o que é urgente, tendência ou grave que precisa ser atacado primeiro. 

Dessa forma, a organização direciona esforços em resolver as questões que impactam mais os resultados da empresa, ao invés de focar em todos os problemas de uma vez só, sem consistência.

Conclusão

A análise SWOT é uma ótima oportunidade para os gestores olharem para dentro da empresa e avaliarem questões referentes ao ambiente interno e externo da empresa, apoiando o planejamento estatégico e a tomada de decisões da empresa. 

Para fazer uma análise SWOT eficaz, é importante realizar um brainstorming com a equipe, analisar fatores internos e externos e com as informaçõs em mãos definir os próximos passos para colocar em prática. 

A ferramenta pode ser uma grande aliada para aplicar nas ações que envolvem a gestão da qualidade da empresa e auxiliar no atendimento a requisitos da norma ISO 9001. Se aplicada em conjunto com outras ferramentas traz resultados ainda mais precisos. 

Você já aplica a análise SWOT para realizar o planejamento estratégico? Compartilhe sua experiência conosco.