Engajar a equipe na gestão da qualidade tem sido o desafio de muitas organizações que tem como premissa padronizar processos, reduzir custos e garantir a satisfação do cliente e das partes interessadas. E os softwares para o SGQ podem ser cruciais para otimizar processos e dar mais agilidade às ações da qualidade.
Mas como esses sistemas podem ajudar efetivamente no engajamento da equipe para que todos trabalhem em prol da gestão da qualidade?
Acompanhe no post por que é importante automatizar os processos da qualidade, como um software ajuda no engajamento da equipe e como os líderes têm um papel fundamental neste processo.
Por que automatizar processos da qualidade?
Você pode estar se perguntando porque realmente é importante automatizar os processos de qualidade, uma vez que o gerenciamento manual aparentemente supre as necessidades. Vamos listar alguns motivos:
Para otimizar o tempo da sua empresa
Ao automatizar processos da qualidade você tem a possibilidade de centralizar dados de planilhas e documentos para uma única plataforma. Isso significa que sua empresa terá tempo otimizado para lidar com novos desafios.
Para obter mais segurança
Outra grande vantagem é a segurança que um software para SGQ oferece. Além de controlar acessos a usuários que realmente estão envolvidos nos processos, garantindo o sigilo das informações, ele mantém tudo organizado e possibilita backups constantes.
Para detectar falhas
Todo o setor está suscetível a erros. No entanto, com um software para o SGQ, é menos provável que sua empresa perca informações. Além disso, as falhas podem ser detectadas a partir do momento em que a empresa tem a tecnologia trabalhando a seu favor.
Como um software para o SGQ reflete no engajamento da equipe?
Veja as principais funcionalidades de um software para o SGQ que impactam diretamente no engajamento da equipe.
Armazenamento em único ambiente
Para gerir, é preciso medir! Com todos os dados do negócio armazenados em um só sistema, é possível estabelecer metas, verificar o andamento das mesmas, criar objetivos e desenvolver planos de ação — seja para corrigir falhas ou promover a melhoria contínua dos resultados.
Conforme o software opera na rotina da empresa, substituindo as milhares planilhas de gestão, toda a equipe começa a trabalhar melhor junta com informações integradas da maneira mais direta e simples possível.
Padronização de armazenamento de documentos
Os softwares para SGQ geralmente estão preparados para armazenar e padronizar documentos para as organizações que o adotam. Assim, uma solução automatizada é capaz de eliminar algumas atividades trabalhosas por meio de um fluxo pré-elaborado de atividades.
No entanto, ele precisa ser operado e alimentado por toda a equipe, de acordo com as obrigações e cargos exercidos por cada colaborador.
Controle no acesso
Outra vantagem é o controle sobre quem acessou, modificou documentos, recebeu e-mails e quando respondeu (ou se não houve resposta). A partir desta percepção, fica mais fácil estabelecer prazos e fazer cobranças referente às demandas da empresa, gerando um controle mais efetivo e melhorando o senso de responsabilidade de toda a equipe.
Consequentemente, os dados incluídos no sistema são armazenados e geram informações sobre os próximos acontecimentos.
Acompanhamento de indicadores
Além de atualizados constantemente, os indicadores fazem isso muito mais rápido, facilitando a tomada de decisões estratégicas em menos tempo. A equipe acompanha a evolução de cada KPI estabelecido, visualiza indicadores acumulados para uma análise mais precisa, e pode integrar informações com o ERP já utilizado pela empresa.
Contudo, é importante ressaltar que o software automatiza, orienta e facilita os processos de gestão da qualidade das empresas, mas o bom uso da ferramenta para uma gestão eficiente depende muito da equipe. É por isso que o engajamento faz toda a diferença!
Como a liderança pode ajudar no engajamento da equipe?
A atitude, crenças e comportamentos de seus líderes influenciarão sua equipe. Portanto, certifique-se de que sua equipe de gestão seja curiosa, envolvida e motivada para automatizar o setor. Mas como fazer isso?
Apresente benefícios reais
Pouco surtirá efeito implementar uma mudança como algo obrigatório. Comunicar aos colaboradores como a utilização de um software para o SGQ pode agilizar seu dia a dia, permitirá que a equipe seja mais receptiva.
Veja um exemplo:
Se um colaborador precisa solicitar a atualização de um documento, é pouco provável que ele achará vantajoso continuar notificando os envolvidos via email ou canais de comunicação interno inúmeras vezes.
Também não verá vantagem em localizar manualmente onde devem ser inseridas as atualizações ou perder tempo em conferir se realmente o documento em questão está obsoleto.
É importante ressaltar que com um software ele economizará tempo e terá mais agilidade no processo. A solução notifica automaticamente os envolvidos, centraliza todo o processo de revisão e facilita a apresentação de informações durante uma auditoria.
Defina objetivos
A partir do momento que os colaboradores têm ciência dos objetivos a serem alcançados, permanecerão motivados a contribuir com as metas da organização. E consequentemente farão da utilização do software o meio mais rápido para organizar informações e analisar resultados.
Dar feedback constante sobre o andamento do processo- seja ele positivo ou negativo- é fundamental tanto para o desenvolvimento do colaborador como para o alcance dos objetivos.
A Seção 5 da ISO 9001, inclusive retrata muito bem qual deve ser o papel do líder nos sistemas de gestão, quando pontua:
5.1.1 A Alta Direção deve demonstrar liderança e comprometimento com relação ao sistema de gestão da qualidade
[…] h) engajando, dirigindo e apoiando pessoas a contribuir para a eficácia do sistema de gestão da qualidade.
Conclusão
A gestão da qualidade tem exercido um importante papel para promover melhoria contínua, padronizando processos que impactem na lucratividade, satisfação dos clientes e todas as partes interessadas.
Neste contexto, softwares para o SGQ podem ser uma grande oportunidade para empresa agilizar processos e trazer mais praticidade. Além disso, soluções automatizadas também são ótimas aliadas para engajar as equipes.
Quando o trabalho é feito de maneira simplificada e concentrada em uma só plataforma, o processo gera a motivação e o engajamento da equipe, que melhor colabora na hora de nutrir o sistema com as informações necessárias para e utilizá-lo da melhor forma na rotina de trabalho.
Se você busca agilizar os processos de qualidade e busca uma solução automatizada, agende uma ligação com os nossos especialistas.
