Tematizada na seção 9.3 da ISO 9001, ela trata do momento em que a Alta Direção faz o balanço do SGQ, visando uma avaliação da sua pertinência, adequação e eficácia no alcance dos objetivos de qualidade da empresa em um determinado período.
A Alta Direção deve analisar criticamente o sistema de gestão da qualidade da organização, a intervalos planejados, para assegurar sua contínua adequação, suficiência, eficácia e alinhamento com o direcionamento estratégico da organização.
Com base nessa análise, as lideranças mantêm a conexão do sistema com o todo da organização e também embasam a definição de novas ações, seja para corrigir ou expandir seus resultados.
Se o conceito é simples, a prática nem sempre vai na mesma linha. Como a qualidade prepara a informação para levar para a diretoria?
A ISO 9001 é uma boa referência para partir, tendo ou não um SGQ certificado nela. E nesse sentido vão as recomendações que você encontra aqui.
Sumário
Quando a reunião deve ser feita?
A ISO 9001 aponta que a organização deve realizar a análise crítica a intervalos planejados, mas não determina uma frequência obrigatória.
Cabe, portanto, à organização decidir o que for mais viável. Anualmente ou semestralmente, junto com a análise de outros resultados, é a prática mais recomendada.
Normalmente, o momento da análise crítica coincide com atividades como planejamento estratégico, reuniões anuais e outras para garantir o devido alinhamento e evitar a redundância de certas discussões.
Quem deve participar da reunião de análise crítica?
A ISO 9001 não aponta especificamente quem deve participar, além da Alta Direção, que é obrigatória.
A presença de partes interessadas e líderes setoriais pode ser interessante.
Entradas da análise crítica da direção na ISO 9001
O requisito 9.3.2 da ISO 9001 aponta as entradas mínimas de uma análise crítica da direção. Vamos citar:
a) a situação de ações provenientes de análises críticas anteriores pela direção;
b) mudanças em questões externas e internas que sejam pertinentes para o sistema de gestão da qualidade;
c) informação sobre o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade, incluindo tendências relativas a:
1) satisfação do cliente e retroalimentação de partes interessadas pertinentes;
2) extensão na qual os objetivos da qualidade foram alcançados;
3) desempenho de processo e conformidade de produtos e serviços;
4) não conformidades e ações corretivas;
5) resultados de monitoramento e medição;
7) desempenho de provedores externos;
d) a suficiência de recursos;
e) a eficácia de ações tomadas para abordar riscos e oportunidades (ver 6.1);
A organização tem toda a liberdade de ir além dessa lista, cobrindo requisitos internos de qualidade ou de outras normas, por exemplo.
Mas é interessante organizar o material para análise crítica a partir dessa base, que já é um ótimo termômetro para avaliação do SGQ.
Em softwares como o Qualyteam, você tem boa parte desses dados com muita facilidade, pois são gerados de maneira automática pelo sistema em dashboards. Para visualisar, basta acessar nosso teste grátis.
Vamos analisar ponto a ponto o trecho acima da ISO 9001:
a) Situação de ações provenientes de análises críticas anteriores
Na análise crítica o status de ações definidas em reuniões anteriores precisa ser conferido.
Vamos supor que no semestre passado a direção definiu a substituição de um equipamento antigo por outro com mecanismos poka-yoke, em função do alto número de produtos não conformes identificados em inspeções de controle de qualidade.
Na reunião de análise crítica seguinte, a direção deve avaliar a situação dessa definição. O equipamento novo foi selecionado, comprado e implementado? O número de produtos não conformes reduziu?
A execução ou não de quaisquer ações provenientes de análises críticas devem ser evidenciadas. No caso de não ter sido executada, o fato e sua justificativa devem constar da ata de reunião.
b) Mudanças em questões externas e internas que sejam pertinentes para o sistema de gestão da qualidade
A reunião deve discutir, com base em uma comparação com o contexto vigente, mudanças que possam afetar o sistema.
c) Informação sobre o desempenho e eficácia do sistema de gestão da qualidade, incluindo tendências relativas a:
- Satisfação do cliente e retroalimentação das partes interessadas pertinentes: envolve indicadores como número e tratativa de reclamações, resultados de pesquisas com clientes, comunicação etc.
- Extensão na qual os objetivos da qualidade foram alcançados: envolve projetos e resultados buscados pela qualidade.
- Desempenho do processo e conformidade dos produtos e serviços: engloba uma série de indicadores da operação, como cycle time e lead time, paradas de operação, produtos não conformes etc.
- Não conformidade e ações corretivas: informações sobre os desvios e suas tratativas, como RNCs por unidade, setor, processo e tipo. Mas também status de concluída ou em andamento, entre outros indicadores. Toda essa informação, você obtém automaticamente no módulo Qualyteam Gestão de Não Conformidades.
- Resultados de monitoramento e medição: informações relacionadas a resultados, bem como não conformidades relativas a monitoramento e medição.
- Resultados de auditoria: dados relacionados às auditorias internas, externas e também de auditorias realizadas por clientes na empresa que servem de base para avaliar se há ações a serem avaliadas nesse quesito.
- Desempenho de provedores externos: informações sobre avaliação de fornecedores de produtos e serviços, seja alocados internamente ou externos.
d) Suficiência de recursos
Todos os recursos previstos no planejamento orçamentário estão sendo providos? São suficientes?
Isto não está relacionado apenas a recursos financeiros, mas também pessoas, conhecimento organizacional, infraestrutura, ambiente para operacionalizar os processos, e outros.
e) Eficácia das ações para promover riscos e oportunidades
Relatório das tratativas a riscos e oportunidades, para análise crítica da eficácia. Do módulo Qualyteam Gestão de Riscos, você tem essas informações todas à mão de maneira muito simples.
f) Oportunidades de melhoria
Quais sugestões de melhoria foram levantadas, analisadas, avaliadas e implementadas no período? Qual a efetividade? Essa informação pode ser trazidas para a reunião de análise crítica com muita facilidade quando você utilizar o Qualyteam Gestão de Oportunidades.
As saídas de análise de crítica pela direção segundo a ISO 9001
A ISO 9001 elenca os seguintes pontos:
- Oportunidades para melhoria
- Qualquer necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade;
- Necessidade de recurso.
Nem sempre haverá direcionamento sobre os três pontos, o que não deve preocupar a organização desde que devidamente justificado.
Documentação da reunião de análise crítica
A ISO 9001 fala de retenção de informação documentada apenas a respeito dos resultados de análises críticas, logo das saídas, as quais, como já sabemos, serão uma das entradas da próxima reunião.
Porém, é interessante incluir os relatórios usados como entradas também, criando uma espécie de dossiê completo. Essa informação poderá ser útil como conhecimento organizacional.
Uma vez analisadas as entradas, os resultados da reunião de análise crítica do SGQ devem ser formalizados em ata.
Informações adicionais que podem estar na documentação:
- Numeração da ata;
- Data da reunião de análise crítica;.
- Período analisado;
- Responsável pela ata;
- Participantes da reunião.
Não desperdice a análise crítica
A análise crítica tem o papel de prestação de contas do SGQ perante a Alta Direção, mas também toda a organização.
A partir disso ela garantirá o vínculo do sistema da qualidade com o planejamento estratégico e objetivos da organização.
Entregue um material de alto nível para a direção e cobre direcionamentos claros e bem embasados.
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