Exemplo de avaliação de fornecedores: práticas, programa e métodos

Organizações cujo SGQ segue a ISO 9001 têm todo um controle e avaliação de fornecedores externos. A cada edição, a Norma vem ampliando o nível de cobrança da gestão da qualidade em toda a cadeia de fornecimento. O que é natural. Os produtos ou serviços terceiros não podem afetar a capacidade de uma empresa de atender os seus próprios requisitos para produtos e serviços. Logo, o que uma empresa incorpora de fora também concorre para sua qualidade. Na prática, isso leva ao desenvolvimento de um programa de avaliação de fornecedores. Muito bem! E aí se abre um leque de possibilidades – algumas melhores do que outras. Isso, porque a empresa tem total liberdade para definir como esse programa será. Mas, dependendo de suas decisões, ele pode ser pesado. Com isso, começam os problemas. A empresa não consegue manter a execução correta do programa, o que leva a não conformidades.  Como se cria um programa de avaliação de fornecedores externos? O que deve ser observado? Veja neste artigo.

Boas práticas para a avaliação de fornecedores

Antes de chegar a um exemplo de avaliação de fornecedores, vejamos algumas práticas para guiar a construção do seu programa. Mantenha a simplicidade e objetividade. A avaliação de fornecedores é um processo que pode complicar de várias maneiras, com regrinhas difíceis de colocar em prática, sistemas de pontuação complexos, dependências entre análises etc. Não complique o seu trabalho. Estabeleça um sistema que você seja capaz de seguir. Isso porque todos os critérios que você estabeleceu vão precisar ser atendidos, como estabelecido. O que você não estabelecer não será cobrado em auditoria, já que a Norma não aponta o que você deve avaliar. No entanto, isso não significa que você possa ser frouxo na avaliação de fornecedores. Isto é algo que costuma ser visto em auditorias: procedimentos de avaliação feitos apenas para atender a Norma. A sua frouxidão pode afetar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos a seus clientes. A chave é manter o programa de avaliação de fornecedores enxuto, mas suficientemente extenso para avaliar os fornecedores críticos para o seu sucesso, na cadência correta.

Ponto de partida: criação do procedimento de avaliação de fornecedores

Antes de avaliar cada fornecedor individual, você precisa definir como será o procedimento geral de avaliação de fornecedores. Esse é o documento que vai identificar todo o fluxo de análise de fornecedores, uma peça-chave de sua gestão de fornecedores. Alguns pontos para você considerar na criação desse procedimento:

1. Determine o escopo

De acordo com a Norma, você não precisa avaliar todos os fornecedores da mesma maneira, e sim os que concorrem diretamente para a provisão de seus produtos e serviços. Sobre isso, a Norma diz que o tipo e a extensão do controle de fornecedores deve:

“levar em consideração: 1) o impacto potencial dos processos, produtos e serviços providos externamente sobre a capacidade da organização de atender consistentemente aos requisitos do cliente e aos requisitos estatutários e regulamentares;”

Avalie com mais rigor os fornecedores críticos ou cuja credibilidade por ser questionada, por exemplo. Eles podem impactar nos seus próprios serviços. Com base nessa premissa, o que inclui ou exclui um fornecedor desse processo? Você deve estabelecer os critérios no seu procedimento.

2. Estabeleça métodos para avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação

Quando falamos em avaliação de fornecedores, estamos falando apenas de um dos tipos de avaliação exigidos pela Norma.  Em 8.4.1, a ISO 9001 exige “a aplicação de critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos”.  Novamente, não é o caso para complicar. Em muitos casos, esses critérios serão os mesmos, com pequenas variações. Mas isso deve ser estabelecido pela organização no procedimento. Identifique nesta seção do procedimento os instrumentos de análise que você usa.

2. Defina critérios de qualificação e aprovação

Estabelecidos os métodos, você precisa definir o que aprova um fornecedor. Para isso, você pode usar um sistema de pontos ou porcentagem. Por exemplo:

• Pontuação menor que 50 pontos: são considerados desqualificados.
• Pontuação entre 50 e 70 pontos: considerado qualificado, com reavaliação semestral.
• Pontuação entre 70 e 90 pontos: considerado qualificado, com reavaliação anual.
• Pontuação entre 90 e 100 pontos: considerado qualificado, com reavaliação bianual.

3. Defina o período de reavaliação 

Da mesma maneira que estabelece os critérios de qualificação, a empresa deve estabelecer o período de validade da avaliação.  Lembre-se que você pode agrupar de diferentes maneiras seus fornecedores, como por nível de criticidade ou de credibilidade, atribuindo diferentes períodos para cada grupo. É o que vimos no exemplo acima, em que o resultado da avaliação estabelece a periodicidade da revalidação. Se você tem um fornecedor crítico que há 10 anos não dá problema, você precisa avaliá-lo anualmente? Não necessariamente. É essa atenção que você precisa ter ao programada.

4. Determine as ações após os resultados das análises

Estabeleça, de acordo com os resultados dessas avaliações, as ações que a organização vai tomar ao identificar não conformidades em seus fornecedores.  Isso pode envolver desqualificação imediata, treinamento para fornecedores etc.

5. Estabeleça a documentação

Por fim, crie também o sistema de documentação dessas atividades. De acordo com a Norma, você precisa ter informação documentada de tudo relacionado a esses processos, de acordo com 8.4.1. Agora, vamos a um procedimento para definição de critérios de avaliação de fornecedores. Visto isso, vamos à construção de um exemplo de avaliação de fornecedores real.

Criação dos critérios e métodos de avaliação dos fornecedores

Agora, vamos ao modelo de avaliação de fornecedores individuais, que você vai aplicar com cada um.

1. Exemplos de critérios de avaliação do fornecedor

Sabemos que temos que estabelecer critérios de avaliação de fornecedores. Que critérios podemos usar? Um dos modelos mais conhecidos é de Ray Carter, que elenca 10 possibilidades. Você pode usá-las como categorias e detalhar os itens avaliados em cada uma. Vejamos abaixo:

1. Competência: avalie se o fornecedor atende os atributos e especificações nos produtos e serviços buscados pela sua empresa, se equipe e profissionais estão devidamente qualificados para o serviço, entrega etc. Isso pode envolver atestado de competência técnica, cases de sucesso, entre outros documentos.
2. Capacidade: o fornecedor atende a sua empresa na escala e prazos necessários? Se ele não tem capacidade para produzir o volume de itens que você precisa, você terá problemas.
3. Compromisso: avalie se o fornecedor honra seus compromissos, observando reclamações de clientes, depoimentos e avaliações etc. para ter segurança de que ela vai cumprir o contrato com a sua empresa.
4. Controle: avalie as políticas e processos adotados pelo fornecedor para garantir o atendimento.
5. Solidez financeira: garanta um fornecedor com sustentabilidade financeira. Se necessário, cobre certidão negativa de débito.
6. Custo: considere o preço, equilibrando serviço realizado com o valor cobrado. Se necessário, inclua condições de pagamento, entre outras.
7. Consistência: seu fornecedor é capaz de atender ao longo do tempo a sua empresa?
8. Cultura: compreenda os valores e princípios de atuação do seu fornecedor e como eles se espraiam pela organização. Inclua itens como projetos de inovação, se isso for relevante para sua decisão.
9. Limpeza: instalações e meio ambiente contam nesse ponto.
10. Comunicação: verifique como o fornecedor se comunica com clientes, por que canais de atendimento e sua agilidade de resolver problemas.

2. Defina o instrumento de avaliação de fornecedores

Você pode construir o modelo de avaliação de fornecedores como um checklist, um formulário ou uma planilha, uma questionário. Se necessário, pode envolver a visita presencial às instalações.  O importante aqui é garantir o preenchimento de todos os itens elencados na avaliação, sempre. Se ao longo do tempo perceber que algum desses itens é desnecessário, atualize o modelo. Jamais deixe um campo sem preenchimento, pois os auditores vão questionar. Estabeleça critérios mínimos de aprovação na sua avaliação: pode ser o atendimento de uma porcentagem dos critérios apontados (ideal em checklists) ou uma pontuação (ideal em questionários ou formulários).

Avaliação de fornecedores: aprimore a sua cadeia de valor

Neste artigo, você viu um exemplo de avaliação de fornecedores, o que deve conter tanto no procedimento quanto na avaliação. Avaliar os seus fornecedores é uma forma de garantir a qualificação dos seus serviços. Logo, a Norma vai no ponto certo quando exige esse cuidado. Do seu lado, o cuidado é para fazer essa avaliação na medida certa, sem criar complicações que podem tornar esse trabalho pouco produtivo. Como vem sendo realizado esse trabalho por aí? Deixe sua contribuição nos comentários.]]>