Auditoria Interna: o que é e passo a passo para realizar na minha empresa!

De tempos em tempos, qualquer empresa deve passar por um processo de auditoria interna para garantir que todas as suas atividades estejam fluindo de acordo com o planejado, garantindo assim que as metas estabelecidas sejam devidamente cumpridas.

O primeiro passo para planejar a auditoria interna é a elaboração do programa anual de auditorias.

Obedecendo às diretrizes para auditorias internas de sistemas de gestão da qualidade ISO 9001 e utilizando informações das áreas (setores), é de responsabilidade da gerência da qualidade (ou representante da direção –RD) reunir informações que possam contribuir para que as auditorias sejam programadas.

Mas como planejar uma boa auditoria interna? Veja a seguir!

Como planejar uma auditoria interna?

Para planejar uma auditoria em todos os processos de um sistema de gestão, o Auditor Líder (normalmente o RD) elabora um programa anual que estabelece, dentre outros:

• As áreas a serem auditadas;
• O cronograma das auditorias (data e hora);
• O escopo da auditoria;
• A norma a ser auditada;
• O nome do auditado e;
• O nome do auditor.

Este programa deve ser submetido à aprovação da alta administração da empresa e deve ter o apoio constante da mesma, tendo em vista a importância das ações que serão desenvolvidas (item 5.1 da Norma).

auditorias internas servem como base para a constatação da qualidade dos produtos e serviços

O Representante da Direção seleciona a equipe de auditoria e envia aos membros uma cópia da programação, além de cópias dos checklists e formulários a serem utilizados.

Uma reunião entre o Auditor Líder e o Gerente ou Supervisor da área onde a auditoria será realizada deve ocorrer pelo menos uma semana antes da data planejada para a auditoria. Nessa reunião, os seguintes itens devem ser acordados e providenciados:

• Data e horário da auditoria
• Processo a ser analisado criticamente
• Tratamento a ser dado a questões sigilosas ou de maior suscetibilidade
• Nomes dos auditados.

Além do procedimento que descreve o processo a ser auditado, outros documentos pertinentes devem ser analisados antes do planejamento detalhado da auditoria, como por exemplo relatórios de auditorias anteriores, não-conformidades e detalhes de ações corretivas, amostras dos registros mantidos etc. Tal documentação deve ser solicitada ao Auditor Líder (RD).

O checklist (verificação) da auditoria é uma lista dos requisitos ou perguntas básicas a serem feitas com referência às etapas e decisões do processo, e é elaborada pela Equipe de Auditoria.

Conclusão

As organizações dependem do valor agregado do produto, que depende da eficácia dos processos para obter sucesso. Processo é conjunto de operações sistemáticas que interagem a fim de gerar ganhos para o negócio ao transformar recursos tangíveis e intangíveis em resultados.

Dessa forma, as auditorias internas servem como base para a constatação da qualidade dos produtos e serviços e melhoria contínua dos processos, preparando a empresa para submeter-se a auditoria externa com mais tranquilidade e segurança.

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Referências:
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas – NBR ISO 19011, NOV 2002.