Como planejar uma AUDITORIA interna?

Seguindo a sequência dos posts anteriores, vamos à prática!
O primeiro passo para planejar a auditoria interna é a elaboração do programa anual de auditorias.
Obedecendo às diretrizes para auditorias de sistemas de gestão da qualidade ISO 9001 e utilizando informações das áreas (setores), é de responsabilidade da gerência da qualidade (ou representante da direção –RD) reunir informações que possam contribuir para que as auditorias sejam programadas.

auditorias internas servem como base para a constatação da qualidade dos produtos e serviços

Para planejar uma auditoria em todos os processos de um sistema de gestão, o Auditor Líder (normalmente o RD) elabora um programa anual que estabelece, dentre outros:

• As áreas a serem auditadas;
• O cronograma das auditorias (data e hora);
• O escopo da auditoria;
• A norma a ser auditada;
• O nome do auditado e;
• O nome do auditor.

Este programa deve ser submetido à aprovação da alta administração da empresa e deve ter o apoio constante da mesma, tendo em vista a importância das ações que serão desenvolvidas (item 5.1 da Norma).
O Representante da Direção seleciona a equipe de auditoria e envia aos membros uma cópia da programação, além de cópias dos checklists e formulários a serem utilizados.
Uma reunião entre o Auditor Líder e o Gerente ou Supervisor da área onde a auditoria será realizada deve ocorrer pelo menos uma semana antes da data planejada para a auditoria. Nessa reunião, os seguintes itens devem ser acordados e providenciados:

• Data e horário da auditoria
• Processo a ser analisado criticamente
• Tratamento a ser dado a questões sigilosas ou de maior suscetibilidade
• Nomes dos auditados.

Além do procedimento que descreve o processo a ser auditado, outros documentos pertinentes devem ser analisados antes do planejamento detalhado da auditoria, como por exemplo relatórios de auditorias anteriores, não-conformidades e detalhes de ações corretivas, amostras dos registros mantidos etc. Tal documentação deve ser solicitada ao Auditor Líder (RD).
O checklist (verificação) da auditoria é uma lista dos requisitos ou perguntas básicas a serem feitas com referência às etapas e decisões do processo, e é elaborada pela Equipe de Auditoria.
As organizações dependem do valor agregado do produto, que depende da eficácia dos processos para obter sucesso. Processo é conjunto de operações sistemáticas que interagem a fim de gerar ganhos para o negócio ao transformar recursos tangíveis e intangíveis em resultados.
Dessa forma, as auditorias internas servem como base para a constatação da qualidade dos produtos e serviços e melhoria contínua dos processos, preparando a empresa para submeter-se a auditoria externa com mais tranqüilidade e segurança.
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Referências:
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas – NBR ISO 19011, NOV 2002.