De tempos em tempos, qualquer empresa deve passar por um processo de auditoria interna para garantir que todas as suas atividades estejam fluindo de acordo com o planejado, garantindo assim que as metas estabelecidas sejam devidamente cumpridas.
O primeiro passo para planejar a auditoria interna é a elaboração do programa anual de auditorias.
Obedecendo às diretrizes para auditorias internas de sistemas de gestão da qualidade ISO 9001 e utilizando informações das áreas (setores), é de responsabilidade da gerência da qualidade (ou representante da direção –RD) reunir informações que possam contribuir para que as auditorias sejam programadas.
Mas como planejar uma boa auditoria interna? Veja a seguir!
Como planejar uma auditoria interna?
Para planejar uma auditoria em todos os processos de um sistema de gestão, o Auditor Líder (normalmente o RD) elabora um programa anual que estabelece, dentre outros:
- As áreas a serem auditadas;
- O cronograma das auditorias (data e hora);
- O escopo da auditoria;
- A norma a ser auditada;
- O nome do auditado e;
- O nome do auditor.
Este programa deve ser submetido à aprovação da alta administração da empresa e deve ter o apoio constante da mesma, tendo em vista a importância das ações que serão desenvolvidas (item 5.1 da Norma).
auditorias internas servem como base para a constatação da qualidade dos produtos e serviços
O Representante da Direção seleciona a equipe de auditoria e envia aos membros uma cópia da programação, além de cópias dos checklists e formulários a serem utilizados.
Uma reunião entre o Auditor Líder e o Gerente ou Supervisor da área onde a auditoria será realizada deve ocorrer pelo menos uma semana antes da data planejada para a auditoria. Nessa reunião, os seguintes itens devem ser acordados e providenciados:
- Data e horário da auditoria
- Processo a ser analisado criticamente
- Tratamento a ser dado a questões sigilosas ou de maior suscetibilidade
- Nomes dos auditados.
Além do procedimento que descreve o processo a ser auditado, outros documentos pertinentes devem ser analisados antes do planejamento detalhado da auditoria, como por exemplo relatórios de auditorias anteriores, não-conformidades e detalhes de ações corretivas, amostras dos registros mantidos etc. Tal documentação deve ser solicitada ao Auditor Líder (RD).
O checklist (verificação) da auditoria é uma lista dos requisitos ou perguntas básicas a serem feitas com referência às etapas e decisões do processo, e é elaborada pela Equipe de Auditoria.
Conclusão
As organizações dependem do valor agregado do produto, que depende da eficácia dos processos para obter sucesso. Processo é conjunto de operações sistemáticas que interagem a fim de gerar ganhos para o negócio ao transformar recursos tangíveis e intangíveis em resultados.
Dessa forma, as auditorias internas servem como base para a constatação da qualidade dos produtos e serviços e melhoria contínua dos processos, preparando a empresa para submeter-se a auditoria externa com mais tranquilidade e segurança.
A Qualyteam oferece um Software de Gestão de Auditorias da Qualidade.
Referências:
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas – NBR ISO 19011, NOV 2002.
8 Comentários. Deixe novo
Olá Giovana!
Estava realizando uma pesquisa sobre como montar um Roadmap de auditoria ( cronograma para auditoria interna/externa) e encontrei o seu post.
Achei bem interessante e estou interessada em ter conhecimento caso realize outros posts ou outros trabalhos públicos sobre auditoria.
Você poderia me manter informada, caso seja possível, por favor?
No momento, estou montando o processo de auditoria aqui da empresa e qualquer ajuda seria bem vinda caso tenha algum material.
Parabéns pelo post!
[]’s
Renata
Olá Renata, obrigada pelo seu contato e participação. Seja bem-vinda ao blog!
Tem um material que pode ajudá-la bastante que é a NBR ISO 19011 – Diretrizes para auditorias. Nela você encontra informações sobre campo de aplicação, termos e definições, atividades de auditoria, etc. http://pt.scribd.com/doc/27778858/NBR-ISO-19011-Diretrizes-para-auditorias-de-sistema-de-gestao-da-qualidade-eou-ambiental ou http://www.cefetsp.br/edu/jcaruso/apostilas/iso19011.pdf
Aproveito para convidá-la à contribuir com o blog com algum depoimento sobre o processo que está realizando, falando sobre os desafios, dificuldades, facilidades, enfim, compartilhar e trocar conhecimento nesta área.
Coloco-me à disposição. Abraço!
Giovana
Giovana, parabens pelo trabalho, estou pesquisando auditoria para 5s e encontrei seu trabalho. que ajudou a formular uma idéia.
Farias
Bom dia
Sou estudante de Gestão Hospitalar e tenho como trabalho planejar montar e atuar como auditoria interna em um PS.
Tomei como “problema” a demora no atendimento do paciente.
Pode me dar dicas de como faze-lo?
Oi, Viviane! A primeira coisa que você faz é pegar as normas e resoluções que o PS deve atender. A Auditoria serve para você descobrir em quais pontos e em qual norma o PS está falhando para que ocorra este problema. Digamos que você comece com a RDC 63 (Boas Práticas de Funcionamento). Verifique parágrafo por parágrafo dessa resolução se está sendo atendido no Posto. Você faz essa verificação observando o cotidiano do PS, entrevistando gestores, como achar melhor. Sempre que encontrar um problema, lembre de guardar uma evidência dele, para poder apresentar aos responsáveis.
Há softwares específicos para facilitar auditorias. Um deles é o TeamAUDITOR.
Ah! E lembre-se também de nos manter informados sobre sua auditoria. Ficamos interessados!
como fazer um bom relatório de uma auditoria interna da gestão da qualidade
– Um bom relatório é aquele que apresenta de forma clara se a empresa está de acordo com a norma, então faça uma lista com os pontos onde a empresa não atende a norma, além de uma lista com oportunidades de melhoria, caso você tenha, e como bônus, uma terceira lista com os pontos fortes, ou seja, aqueles pontos que são tão bons que podem servir de referência para outros setores. Informe também quem participou da da auditoria e quando ela ocorreu.
– Tudo deve estar baseado em evidências, como em um tribunal. Todas as não conformidades devem ser acompanhadas de uma foto, ou qualquer outro registro que comprove o que você está falando. Lembre-se que a auditoria não é uma avaliação, mas uma verificação para saber se ela está atendendo à norma.
– Alguns softwares criam relatórios de auditoria automáticos e bastante completos, como o AUDITOR da Qualyteam. Se tiver interesse, pelo site você pode experimentar o sistema gratuitamente por 15 dias.
– A ISO 19011, que tem diretrizes para auditoria, dá algumas dicas para um bom relatório. Vale a pena a leitura.