Como identificar oportunidades de melhoria?

A ISO 9001 exige que a organização tenha ações para abordar oportunidades. É o que está na seção 6.1, que inclui riscos na jogada também. Mas termo “oportunidades de melhoria” aparece por todo o texto da norma, relacionado a diferentes contextos. O que é natural, já que oportunidades podem ser encontradas no planejamento, na estruturação, na execução, na correção e na análise crítica de um SGQ.

A Norma define oportunidades de melhoria como possibilidades potencialmente favoráveis à organização. E elenca exemplos, como adoção de novas práticas, lançamentos, exploração de novos mercados, abordagem de novos clientes, parcerias, novas tecnologias etc.

Oportunidades de melhoria PODEM ser encontradas. Mas isso não significa que SEJAM de fato encontradas nas organizações. O mais comum é a equipe cair no operacional, executando seu trabalho sem tempo para pensar sobre como ele pode ser melhorado.

Como identificar oportunidades de melhoria, portanto?

Neste artigo, vamos trazer insights para a qualidade estimular esse trabalho dentro dos setores. Dentro dos setores por quê? Porque é neles que esse trabalho acontece por excelência, nos vários níveis organizacionais, não apenas na liderança.

Como as oportunidades de melhoria surgem

De uma maneira comum, as oportunidades de melhoria são percebidas. Elas simplesmente surgem em algum momento. A partir disso, seguem o rumo de uma oportunidade, sendo analisadas, validadas e eventualmente implementadas.

Esse processo orgânico de percepção de oportunidades sempre pode acontecer na empresa, de modo que ela precisa estar preparada para recepcionar o que vem daí.

Isso não implica, no entanto, que a empresa não deva proativamente buscar oportunidades de melhoria. Quando a empresa tem a capacidade de buscar ativamente a identificação de ideia para melhorar, ela faz mais.

Porém, não existe uma fonte prioritária de oportunidades de melhoria. É nesse ponto que muitas organizações que querem ganhar proatividade no levantamento de oportunidades podem se perder. 

Elas têm, apesar disso, uma boa notícia. Existem fontes potencialmente ricas para gerá-las e metodologias para fazer isso. 

Vejamos como.

Fontes de oportunidades de melhoria 

Pode não haver uma fonte prioritária de oportunidades, já que ideias vêm de todo lugar. Mas a organização pode decidir as fontes que vai analisar prioritariamente em sua busca de oportunidades. 

Vamos listar as que consideramos mais interessantes:

• Mapeamento do contexto interno e externo e de requisitos das partes interessadas: esse é o ponto de partida de um planejamento estratégico (assim como de um SGQ) bem estruturado. Se é dali que surgem as oportunidades estratégicas que a organização vai buscar, também é uma fonte potencial de oportunidades de melhoria. 
• Análise indicadores processuais: se a empresa está suficientemente madura para associar processos a indicadores de desempenho, é olhando para eles que ela pode identificar oportunidades.
• Auditorias internas e externas: para além das não conformidades propriamente ditas (que em sentido amplo também oportunizam a melhoria do sistema), as auditorias trazem em seu bojo o levantamento de oportunidades.
  
• Reuniões de análise crítica: momento da Alta Direção analisar a eficácia do SGQ e, por requisito normativo, levantar oportunidades de melhoria (9.3.2 f)

A análise desses materiais é um repositório rico em oportunidades de melhoria. Lançar um olhar crítico para elas vai levar a empresa  a vislumbrar possibilidades a serem exploradas.

Metodologias para identificação de oportunidades de melhoria

Além de trabalhar na análise em cima de documentos que a empresa produz, duas metodologias consagradas podem ajudar a empresa a levantar oportunidades. 

Gemba walk

O gemba walk é uma forma de as lideranças se fazerem presentes no ambiente de produção, envolvendo-se com a descoberta de maneiras de otimizar os processos. 

Cada gemba walk tem um tema dentro da cadeia de valor. A liderança adentra o ambiente onde a cadeia acontece, acompanha e faz perguntas aos envolvidos, para entender como ela roda.

No gemba walk o foco não é o desempenho dos colaboradores, nem sugestões imediatas, e sim a observação e registro do processo. Então é preciso instruir as equipes operacionais sobre isso, para contar com a colaboração dos envolvidos.

Após o gemba, as lideranças fazem seus apontamentos sobre pontos que chamaram a atenção e os compartilham. Disso, podem surgir iniciativas de melhoria, como kaizen.

O gemba walk é feito com certa frequência para garantir o acompanhamento das mudanças realizadas e para a identificação de novas oportunidades de melhoria.

CCQ – Círculo de controle da qualidade

O círculo de controle da qualidade (CCQ) é outra ferramenta para guiar a identificação de melhorias. Mas, diferentemente do gemba walk, ele é na direção botton-up.

Os círculos envolvem toda ou parte da equipe do setor em encontros mediados por um facilitador. O objetivo dos encontros é discutir pautas de discussão previamente definidas, apresentar soluções e implementá-las.

Para cumprir o seu papel, o CCQ precisa ter apoio das lideranças e orçamento, evidentemente.

Não deixe oportunidades de melhoria passarem em branco

Oportunidades aparecem de maneira inesperada. Mas quando elas são evidentes demais, pode também ser tarde demais.

Na maioria das vezes, as oportunidades são descoberta por meio de um trabalho de busca ativa da organização. Nesse caso, elas são trabalhadas cedo, podendo dar grandes resultados para a organização.

Você usa as análises que produz com vistas a levantar oportunidades? Usa alguma metodologia para isso?

Conte para nós nos comentários.