Mapeamento de processos: descubra como melhorar sua eficiência e produtividade

Um assunto muito comum no mundo empresarial é a eficiência relacionada às operações. O objetivo dos empreendimentos é sempre aumentar sua produção aliada à redução de custos, por isso, torna-se essencial ter um mapeamento de processos para melhorar a produtividade.
Mas você já ouviu falar nesse termo? Pensando nisso, preparamos este post para que você entenda tudo sobre mapeamento de processos. Confira!

O que é mapeamento de processos?

Mapeamento de processos é um sistema de trabalho que analisa os processos, compreendendo como opera sua aplicação e traçando o fluxo de cada atividade relacionada a ele. Dessa forma, o administrador pode compreender, de modo completo, o estado atual da rotina, saber com exatidão em quais pontos os gargalos prejudicam os resultados e ter uma base concreta que permita criar planos de ação, com foco na melhoria das tarefas.
Essa é uma maneira de organização e uniformização das rotinas. Isso são quesitos essenciais (assim como o capital intelectual e a preparação estratégica) para que um empreendimento consiga exercer seus trabalhos de modo eficaz, conseguindo os melhores resultados.

Como realizar o mapeamento de processos?

O mapeamento não é um trabalho simples, ou rápido de se fazer. O ideal é preparar bem e seguir um esquema que o auxilie a identificar melhor cada fase. Também é preciso perceber do que o processo depende para ser feito, quais resultados ele oferece, entre outros aspectos importantes.
Confira, abaixo, um passo a passo de como fazer um bom mapeamento de processos:

1. Identificação das entradas do processo

As entradas são os itens que dão abertura ao processo — pode ser uma matéria-prima ou um pedido de um cliente, por exemplo. São os recursos que serão utilizados de alguma maneira ao longo dos trabalhos.

2. Identificação das saídas do processo

As saídas são o fechamento do processo, o resultado dos trabalhos que foram feitos, podendo atender a outros métodos internos ou ao cliente diretamente.

3. Identificação dos fornecedores do processo

A fim de que o processo receba suas entradas, é preciso que alguém as conceda. Podem ser pessoas ou grupos de pessoas dentro do empreendimento que as disponibilizam, como podem ser os fornecedores, responsáveis pelos materiais para a concretização das atividades.

4. Identificação dos clientes do processo

Os clientes do processo são empresas, pessoas ou departamentos que receberão as respostas dos trabalhos concluídos. Podem ser clientes internos ou externos.

5. Desenho do fluxo de atividades

Assim que todas as identificações são realizadas, é a hora de conduzir o processo e a execução de tudo relacionado a ele, do início ao fim. Dessa forma, é feito o esboço do fluxo. Esse desenho considera as entradas, saídas, atividades, clientes, fornecedores e todas as suas sequências.

6. Identificação das melhorias que precisam ser realizadas

No decorrer do acompanhamento do processo, é possível saber as falhas que afetam os resultados. Assim, é necessário corrigi-las. O levantamento e a descoberta das causas devem ser feitos de maneira que as soluções adotadas sejam eficazes.

7. Definição de um plano de ação das mudanças

Quando for possível identificar as causas, será o momento de fazer uma análise a respeito de quais medidas podem ser adotadas para corrigi-las. É interessante saber o impacto que cada ação pode gerar no processo e em seus resultados. Ao ser definidas, o gestor cria um plano de ação, formalizando o planejamento e a execução dessas correções.

8. Formalização do processo

Depois que o plano de ação é executado, chega o momento de formalizar o processo. Normalmente, ele é retratado em um documento chamado Instrução de Trabalho, o qual expõe as características do processo e como ele deve ser feito.
Além de saber como realizar um mapeamento de processos eficiente, o ideal é optar por melhorias constantes, que objetivam revisar as atividades de tempos em tempos, buscando mais pontos que podem ser melhorados.
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