Mapeamento de processos: como fazer, vantagens e muito mais!

Aprenda como fazer um mapeamento de processos eficientes, as melhores ferramentas e exemplo prático para facilitar seu dia a dia.

O mapeamento de processo representa visualmente todo o fluxo do trabalho, etapas e pessoas envolvidas em um processo de negócio a fim de melhorar sua eficiência.

Mas quais vantagens de mapear processos e quais as melhores práticas e ferramentas para fazer este mapeamento? Confira em nosso post.

O que é mapeamento de processos?

O Mapeamento de processos consiste em identificar as informações, fluxo, partes envolvidas, fazendo com que todas as atividades saiam conforme o planejado. 

Essa é uma maneira de organização e uniformização das rotinas. São quesitos essenciais (assim como o capital intelectual e a preparação estratégica) para execução eficaz de um projeto, potencializando seus resultados.

Quais as vantagens do mapeamento de processos?

Ao mapear processos, o gestor consegue padronizar atividades, identificar gargalos, e otimizar as etapas.

Veja outras vantagens:

• Identificar e mitigar riscos;
• Estimular a inovação;
• Apontar conformidades;
• Promover a melhoria contínua;
• Reduzir de custos associados aos produtos e serviços;
• Proporcionar maior entendimento dos colaboradores quanto ao impacto das suas atividades dentro da organização.

O que diz a ISO 9001 sobre a abordagem de processos?

A ISO 9000 define processo “conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado pretendido.”

No que tange à Gestão da Qualidade, o mapeamento dos processos é um dos pontos mais importantes para a construção de um SGQ, já que os produtos e serviços gerados decorrem das atividades que compõem estes processos.

O requisito 4.4, que aborda sobre o Sistema de Gestão da Qualidade e seus processos, pontua que a organização deve determinar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e como eles interagem entre si.

Vale ressaltar que em todo o processo estabelecido, a organização deve manter a informação documentada para apoiar a operação e garantir que os processos sejam realizados conforme planejado, de acordo com o que aponta o requisito 4.4.2.

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Como realizar o mapeamento de processos

O mapeamento não é um trabalho simples, ou rápido de se fazer. O ideal é preparar bem e seguir um esquema que o auxilie a identificar melhor cada fase.

Confira, abaixo, um passo a passo de como fazer um bom mapeamento de processos:

1. Identificação das entradas

As entradas são os itens que dão abertura ao processo — pode ser uma matéria-prima ou um pedido de um cliente, por exemplo. São os recursos que serão utilizados de alguma maneira ao longo dos trabalhos.

2. Identificação das saídas

As saídas são o fechamento do processo, o resultado dos trabalhos que foram feitos, podendo atender a outros métodos internos ou ao cliente diretamente.

3. Identificação dos fornecedores

Para  que o processo receba suas entradas, é necessário que alguém as conceda. Podem ser pessoas ou grupos de pessoas no projeto que as disponibilizam, assim como fornecedores, os responsáveis pelos materiais para a concretização das atividades.

4. Identificação dos clientes

Os clientes do processo, que podem ser internos ou externos, são empresas, pessoas ou departamentos que receberão as respostas dos trabalhos concluídos..

5. Identificação das atividades

Todo o processo é composto de um conjunto de atividades que precisam ser realizadas para se alcançar determinado objetivo. Mapeie todas as atividades e as relacione com os respectivos responsáveis

6. Desenho do fluxo de atividades

Assim as etapas de identificação são realizadas, chega o momento de conduzir o processo e executar as atividades e tudo o que se relaciona a ele, do início ao fim.

Dessa forma, é desenhado o esboço do fluxo de processos, em que considera as entradas, saídas, atividades, clientes, fornecedores e todas as suas sequências.

7. Identificação das melhorias

No decorrer do acompanhamento do processo, é possível perceber as falhas que afetam os resultados necessárias de correção. Para isso, o levantamento e a descoberta das causas devem ser feitos de tal modo que as soluções adotadas se mostrem eficazes.

8. Definição de um plano de ação das mudanças

Quando for possível identificar as causas, será o momento de fazer uma análise a respeito de quais medidas podem ser adotadas para corrigi-las.

É interessante saber o impacto que cada ação pode gerar no processo e em seus resultados. Ao serem definidas, o gestor cria um plano de ação, formalizando o planejamento e a execução dessas correções.

9. Formalização do processo

Depois que o plano de ação é executado, chega o momento de formalizar o processo. Normalmente, ele é retratado em um documento chamado Instrução de Trabalho, o qual expõe as características do processo e como ele deve ser feito.

Quais as melhores ferramentas de mapeamento de processos?

Para uma gestão de processos eficaz e que auxilie na obtenção de resultados ainda melhores, utilizar as ferramentas apropriadas faz toda a diferença.

A seguir, conheça exemplos de excelentes ferramentas de apoio para mapeamento de processos organizacionais.

SIPOC

O SIPOC é uma ferramenta que documenta, com objetividade, o principal processo envolvido no projeto. Por isso, seu uso facilita a visualização macro de todo o trabalho.

Sua representação em forma de tabela promove uma visão abrangente e menos detalhista quanto ao processo mapeado.

A sigla é a abreviação em inglês das seguintes palavras:

• S (Supllier): onde você lista os principais fornecedores do processo;
• I (Inputs): especifica o tipo de material ou serviço fornecido pelas empresas citadas na coluna suplliers. Pode ser matéria-prima, informações, etc;
• P (Process): identifica as atividades e a interação entre as etapas do processo;
• O (Outputs):  identifica as saídas do processo. Pode ser produtos, informações, documentos, etc;
• C (Customers): refere-se aos clientes principais deste projeto, ou seja as pessoas ou áreas que irão consumir o resultado deste processo.

Diagrama de Tartaruga

Diagrama de Tartaruga ou Diagrama Turtle como também é conhecido, é uma ferramenta utilizada para detalhar com precisão todos os elementos de um processo, A ferramenta é ideal para atender a norma ISO 9001, especificamente em itens como o 4.4.1 e 4.4.2 da norma.

Por meio do uso do Diagrama da Tartaruga você descreve todas as informações relacionadas aos fornecedores, entradas, processos, saída e clientes, que são basicamente as etapas citadas acima no SIPOC. Com a diferença da inclusão outras informações, como:

• Mão-de-obra: quais as pessoas e funções são importantes para que este processo aconteça? É uma oportunidade também de verificar se há mais pessoas fazendo o mesmo processo ou se é preciso melhor distribuir as responsabilidades para cada um.

• Métodos: está relacionada a “como fazer”. Portanto, quais procedimentos e instruções de trabalho são necessárias para este processo.

• Indicadores de processos:. Quais são os indicadores que irão mensurar este processo? A medição já é feita? Também é uma oportunidade para identificar falhas ou oportunidades.

• Recursos: faça o levantamento dos recursos necessários para alcançar o resultado neste processo. Muitas vezes em uma organização, o processo foi simplesmente sendo executado e não foi observado quais eram os recursos importantes.

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Exemplos de mapeamento de processos

Vamos tomar como exemplo um processo de recebimento de insumos em uma indústria e utilizar o Diagrama Tartaruga, fazendo o levantamento das informações.

• Quais são as entradas: matéria-prima.
• Quem são os fornecedores: setor de compras.
• Quais são as saídas: matéria-prima conforme, não conforme.
• Quem são os clientes: setor da qualidade que verificará se a matéria-prima recebida.
• Qual a mão-de-obra necessária: responsável pelo recebimento de materiais.
• Qual o método para realizar este processo: descritos nos procedimentos A,B e C.
• Quais são estes indicadores: registros de não conformidades.
• Quais são os recursos: computador, ferramentas para fazer a medição, etc.

Veja agora como as informações ficariam dispostas.

Conclusão

Saber mapear processos é uma das atividades cruciais para quem busca estruturar os processos do SGQ. Com isso, a organização consegue mitigar riscos, padronizar atividades com o intuito de promover a melhoria contínua e inovação.

A ISO 9001 é uma grande referência no que tange à abordagem de processos dentro da organização e utilizar ferramentas que auxiliem o gestor a ter uma visão clara de todo o trabalho executado como Diagrama de Tartaruga dará oportunidade de identificar melhorias que possam ser executadas.