Ciclo PDCA: como aplicar a ferramenta para alavancar suas metas!

O ciclo PDCA é um método com quatro etapas (planejar-fazer-verificar-agir), que é utilizado nas organizações para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. 

Ao testar de forma consistente soluções possíveis, comparar resultados, e implementar ações que já mostraram ser bem sucedidas, o PDCA provou aumentar a velocidade e a eficiência, ao mesmo tempo que diminui os custos do projeto e os riscos na execução.

Mas quais as melhores práticas para aplicar este método dentro da organização? 

Veja em nosso post os principais benefícios que o ciclo PDCA pode proporcionar à sua empresa, os aspectos que devem ser considerados e exemplo prático para facilitar a sua compreensão. Confira!

Ciclo PDCA: o que é?

O ciclo PDCA é um método gerencial utilizado para melhoria de processos e solução de problemas dentro da organização. É a base da melhoria contínua e pode ser utilizado em qualquer segmento ou porte de empresa, seja no setor público ou privado.

Criado por Walter Andrew Shewart na década de 20 e popularizado por Edward Deming – que trabalhou  junto às empresas japonesas o conceito da gestão da qualidade total – o PDCA pode ser usado continuamente. Em cada uma das etapas é possível usar ferramentas adequadas que nos auxiliarão a atingir os objetivos de negócio. 

Por que usar o ciclo PDCA?

A implementação do ciclo PDCA aumenta o potencial de produtividade da organização, auxiliando os gestores a entender os problemas dentro dos processos, e como podem ser resolvidos, reduzindo a recorrência de erros e outros hábitos ineficientes.  

Utilizar este método também oferece outras vantagens:

• O acompanhamento sistemático das etapas permite maior controle, análise e correção de falhas, mitigando riscos e evitando maiores perdas financeiras;
• Com processos aprimorados, a empresa amplia sua participação no mercado e desenvolve uma cultura de excelência, conquistando preferência e a fidelização do seu público.

Veja agora o passo a passo para você estruturar o ciclo PDCA dentro da organização. 

Etapas do Ciclo PDCA

A aplicação do ciclo PDCA dentro da organização, compreende quatro etapas: 

Plan (planejar) 

O planejamento é a etapa onde serão mapeados os problemas identificados e qual a melhor maneira de resolvê-los. Para isso, é importante analisar a situação atual, os processos, recursos necessários e determinar exatamente como a meta deve ser alcançada. 

Em suma, nesta primeira etapa você pode se questionar:

• O que está acontecendo e por quê?
• Quais informações precisamos para entender totalmente o problema e sua causa raiz?
• O que é necessário para resolver? Quais são as soluções viáveis?

Como o PDCA é um ciclo contínuo, o planejamento também deve fazer parte do processo quando ocorrer alguma falha, antes mesmo que o problema perdure. 

Do (fazer)

Na etapa Do (fazer), é hora de colocar o planejamento em prática. Teste as estratégias em pequena escala, de preferência em um ambiente controlado, para que você possa fazer avaliações, sem interromper o restante da operação. 

É importante observar todos os resultados (bons ou ruins) e a data em que ocorreram, afinal você precisará dessas informações na próxima fase.

O gestor também deve comunicar e treinar todos os colaboradores envolvidos neste processo sobre as ações, prazos e técnicas a serem utilizadas.

Lembre-se: estamos apenas na segunda fase do processo. Se o planejamento não for seguido à risca na execução, não será possível mensurar os resultados das ações, e o método não será eficaz.

Check (checar ou verificar)

A fase Check é destinada a analisar e comparar resultados entre antes e depois da meta proposta. É o momento em que você irá avaliar se o plano realmente funcionou, quais etapas podem ser melhoradas ou até mesmo eliminadas das iterações futuras. 

Sua avaliação neste estágio guiará suas decisões na próxima etapa, portanto, é importante considerar seus resultados com cuidado. Adote indicadores de resultado que representem, de forma objetiva e fácil compreensão, os resultados de cada tarefa.

Caso o resultado não tenha saído como gostaria, veja isto como uma oportunidade para melhoria e não hesite em retornar à fase de planejamento para novamente observar o problema. 

Act (agir)

Finalmente é hora da ação. Se for constatado que tudo ocorreu de acordo com o planejado, você pode padronizar este novo processo e aplicar em ampla escala, para que não haja risco do problema reaparecer. Considere algumas questões nesta etapa:

• Quais recursos são necessários para implementar a solução em escala total?
• Qual treinamento é necessário para uma implementação bem-sucedida?
• O que aprendemos que pode ser aplicado a outros projetos?

Este novo processo agora torna-se sua linha de base para futuras iterações no PDCA. Se o plano não deu certo e o resultado não foi satisfatório, volte ao estágio de planejamento para fazer ajustes e se preparar para um novo teste.

Como aplicar o Ciclo PDCA na sua empresa?

Nada melhor que um exemplo prático para elucidar como o PDCA pode ser aplicado no dia a dia das empresas. 

Vamos tomar como exemplo que uma empresa esteja enfrentando várias reclamações de clientes sobre produtos que chegam danificados e este problema precisa ser resolvido. 

Plan: Na etapa de planejamento (plan), todo o time envolvido analisa o que pode ter ocorrido. Alguns colaboradores reclamam o modo inadequado que a transportadora manuseia os produtos. Outros mencionaram que o material da embalagem é de baixa qualidade e dão sugestões para a compra de melhores embalagens. 

Com base nessas informações, o plano inicial decorre de enviar os produtos para uma determinada região usando uma transportadora diferente e verificar quais os resultados obtidos num prazo estabelecido.

Do (fazer): Após selecionada a região e a transportadora, o controle de qualidade irá monitorar cuidadosamente as reclamações provenientes desta região e observar todos os resultados dentro do prazo estabelecido. 

Check (checar ou verificar): Nesta etapa o responsável pela área de transportes avalia o resultado da solução e compara os resultados entre as transportadoras A e B. Foi constatado que no período analisado, o número de reclamações de entregas de produtos danificados com a nova transportadora diminuiu expressivamente. 

Act (agir): Após uma análise consistente, o gestor decide que será benéfico para a organização usar a nova transportadora em todas as regiões. Na fase de ação, o serviço de entregas com a nova transportadora é implementado em todas as regiões onde a empresa atua. 

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Conclusão 

Os princípios abordados no ciclo PDCA proporcionam um potencial de crescimento da organização pautado na melhoria contínua, onde as ações de análise de resultados e novas oportunidades conduzem a organização a uma cultura de excelência. 

Para que o método seja realmente efetivo é essencial que as pessoas estejam engajadas no processo e treinadas para aplicar as melhorias propostas em cada etapa, garantindo comprometimento em buscar o melhor resultado. 

Planejar, fazer, verificar e agir devem estar em constante desenvolvimento e não ser vistas como ações pontuais que posteriormente serão interrompidas no meio do caminho.

Já implantou o ciclo PDCA na sua empresa? Quais os resultados obteve? Compartilhe sua experiência nos comentários.