Ciclo PDCA: o que é e como aplicar com sucesso

Melhorar a entrega de produtos ou serviços em uma base contínua gera redução de desperdícios e mais agilidade. E quando se trata de ferramentas para apoiar esse processo, o ciclo PDCA está entre as mais utilizadas.

Com quatro etapas – Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar) e Act (agir) –, o PDCA se destaca pela simplicidade clássica dos recursos do Lean Thinking. A sua mecânica é intuitiva e quase que naturalmente compreensível.

Ainda assim, por trás dessa simplicidade toda podem se esconder algumas dificuldades – o que também é uma característica das ferramentas Lean. 

Como se implementa e pratica o ciclo PDCA? Será que as organizações conseguem adotar o PDCA em toda a sua amplitude, aproveitando todo o poder dessa ferramenta? Aqui, geralmente, as respostas começam a ser mais hesitantes.

Neste artigo, vamos retomar o conceito de PDCA para explicar seu fluxo com um exemplo e ver práticas imprescindíveis para ter sucesso com a ferramenta. 

Ciclo PDCA: o que é?

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão de processos baseada no método científico que, por meio de quatro passos, propõe uma mudança, implementa a mudança, mensura seus resultados e age a partir deles. 

Embora criada por Walter Andrew Shewhart na década de 1920, a ferramenta se popularizou por Edward Deming nos 1950. Isso a tornou conhecida também como Ciclo de Deming ou Círculo de Deming. 

Caracterizado por ciclos de aprendizado contínuos, o PDCA está na base da melhoria contínua (kaizen). Seus princípios já se desdobraram em diversos métodos, dentro e fora da Qualidade, como o do Lean Startup, de Eric Ries.

4 etapas do Ciclo PDCA

Plan (planejar) 

Na primeira etapa, você vai planejar a mudança que vai fazer. Pode ser a ação corretiva de um risco, uma oportunidade de melhoria ou um projeto.  

Partindo da identificação da situação atual e da coleta de dados, você vai definir o que deseja mudar, por que deseja mudar e como vai mudar.

Isso se traduzirá no desenho de um projeto com escopo, abordagem, recursos, pessoas envolvidas e indicadores. 

Do (fazer)

Mãos à obra! Esse é o momento de tirar o planejamento do papel e implementá-lo. 

Por melhor que seja seu planejamento, esta etapa exigirá atenção. O dono do projeto deverá manter um olho no planejamento e outro na execução. Como nem tudo pode ser previsto com antecedência, mudanças podem acontecer com o avião em pleno voo.

Check (checar ou verificar)

O projeto foi concluído? É hora de colher o aprendizado. Alcançou os objetivos previstos? 

Mensure e compare seus indicadores de desempenho antes e depois da mudança e avalie se ela realmente funcionou.

Caso a mudança não tenha gerado os resultados esperados, veja isto como uma oportunidade para mais melhoria. 

Act (agir)

É hora de agir. O que virá depois? Sua verificação guiará suas ações nesta etapa, da qual dependem.

Se a meta foi alcançada, comemore! Você pode padronizar a mudança e aplicá-la em escala, em novos PDCAs. Então, o trabalho continua.

Se os objetivos não foram alcançados, entenda por que e, com as lições colhidas, reinicie o ciclo PDCA. Agora você saberá mais do que antes e suas decisões serão mais bem informadas.

Exemplo prático de PDCA

Imagine que a empresa esteja recebendo reclamações de clientes de certa região sobre entregas de produtos danificados. Ao analisar a causa, a equipe verificou que a transportadora manuseava os produtos de maneira inadequada. A empresa fez o PDCA assim:

• Plan: decidiu ter um fornecedor novo. Para isso, definiu os critérios que buscava. Seu indicador de sucesso era a diminuição de reclamações daquela região após o início do novo serviço.
• Do (fazer): pesquisou fornecedores novos, avaliou e cotou seus serviços e, uma vez escolhido, implementou a nova operação em parte da demanda. 
• Check (verificar): verificou se houve diminuição ou continuidade das reclamações provenientes da região-alvo e comparou com os dados anteriores.
• Act (agir): verificada a diminuição de reclamações e não havendo reclamações ligadas à nova transportadora, a troca pode ser efetuada em toda a região. No caso de insucesso, uma nova análise teria sido realizada, a fim de identificar a causa das reclamações.

Como aplicar o ciclo PDCA: 6 boas práticas para garantir o sucesso

O ciclo PDCA é simples, e quatro etapas o explicam. Mas ele não vem com uma orientação prática. Cada equipe vai decidir como deve planejar, executar, verificar e ajustar seus ciclos. 

Experiência faz a diferença, o que no começo pode ser difícil e exigir outras ferramentas de gestão. 

Algumas recomendações para acertar rápido:

1. Faça PDCAs proativamente

É muito comum que o PDCA seja usado reativamente, isto é, como uma resposta a uma não conformidade ou risco.

Como uma ferramenta de melhoria contínua, a criação proativa de ciclos deve ser incentivada na equipe. 

2. Comece pequeno

É muito comum que etapas de PDCAs sejam saltadas ou executadas só parcialmente. 

Faça ciclos PDCA em pequena escala, de preferência em um ambiente controlado. Isso vai facilitar o processo como um todo, do planejamento aos ajustes, e ainda não vai interromper o restante da operação. 

3. Incorpore outras ferramentas

Sendo muito simples, o PDCA não vai trabalhar sozinho. Você deverá associá-lo a recursos complementares. Utilize o que tem em sua caixa de ferramentas.

Com o MASP (Metodologia de Análise e Solução de Problemas) você vai poder ter um PDCA mais detalhado, por exemplo. 

Já com ferramentas de gestão de projetos como o 5W2H, você desenha um projeto com objetivos e escopo claros. Com ferramentas como kanban, você conduz a execução.

4. Não negligencie a etapa de verificação

A verificação (check) é provavelmente a parte mais negligenciada do PDCA, mesmo quando a sua importância é reconhecida.

É comum que a pura realização de um ciclo PDCA seja vista como um ciclo PDCA bem-sucedido. Embora seja uma métrica relevante – afinal, quantos planos não são executados? –, ter indicadores específicos para mensurar o sucesso de uma mudança será a prova que você precisa para agir depois.

5. Fique atento a efeitos após o PDCA 

Não se satisfaça com os resultados positivos imediatos. Mantenha o controle de seus indicadores ao longo do tempo.

É bem comum que a atenção da gestão durante um ciclo PDCA produza naturalmente aumentos de produtividade e qualidade, independentemente da mudança realizada, como já descrito pelo efeito Hawthorne. Após a saída da gestão, no entanto, os resultados se revertem.

Daí a importância de continuar a monitorar seus indicadores, o que facilitará o início de novos ciclos.

6. Pratique

A melhor maneira de aperfeiçoar a prática do PDCA é fazendo PDCAs. O aprendizado advindo da prática, nesse caso, tem o poder de transformá-la.

Para isso, observe cada ciclo PDCA implementado e analise o que poderia ser melhorado, pontos positivos que devem ser replicados e práticas que devem ser abandonadas.

Por que usar o ciclo PDCA?

O PDCA é uma ferramenta poderosa em melhoria contínua, sendo aplicado no desenvolvimento, consolidação e ajustes de processos variados.

A ferramenta tem vários pontos positivos, como:

• Simplicidade: não tem mistério, é fácil entender o ciclo PDCA;
• Implementação rápida: ainda que de maneira inicialmente imperfeita, começar a usar a ferramenta é rápido;
• Flexibilidade: a ferramenta se aplica virtualmente a qualquer projeto;
• Ciclicidade: o PDCA é um ciclo iterativo, não um projeto pontual, incentivando o mindset da melhoria contínua; e
• Aprendizado com a prática: a ferramenta incentiva a equipe a implementar mudanças proativamente, e não apenas como respostas a riscos, e a aprender fazendo.

Ciclo PDCA: aprenda fazendo

Os princípios do ciclo PDCA revelam uma falsa simplicidade, o que na prática dificulta a adoção total da ferramenta pelas organizações e, consequentemente, o aproveitamento total dos seus benefícios.

Vimos algumas estratégias para superar esses desafios. Ser proativo, começar pequeno, adotar outras ferramentas, não negligenciar a verificação, estar atento aos efeitos após o ciclo e praticar são as nossas recomendações.

E você? Já implantou o ciclo PDCA na sua empresa? Quais os resultados obteve?

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