Como a análise de causa raiz gera economia e aprimora processos

Especialista aponta os principais impactos financeiros e na otimização de processos ao analisar a causa raiz utilizando métodos como o MASP.

Elevar o desempenho das organizações é um dos princípios da qualidade que encontramos na ISO 9001: 2015. Porém, sabemos que é praticamente impossível uma organização funcionar sem apresentar algum problema no processo que precise ser corrigido. 

Nesse contexto qual o melhor caminho para elevar o desempenho da organização atender às partes interessadas?

O tema foi debatido no webinar Análise e melhoria de processos: MASP e a importância da análise de causa raiz, promovido pela Qualyteam em parceria com o consultor e auditor José Martins, da JMA Consultoria Empresarial.

Apresentamos neste post as principais percepções debatidas no evento pelo especialista, para que possam auxiliar as empresas a fazer uma análise da causa raiz de maneira mais assertiva.

Por que analisar a causa raiz?

Em linhas gerais, podemos pontuar que quanto mais cedo identificar a origem do problema, mais barato fica para a empresa. Segundo José Martins, uma análise da causa raiz sem métodos estruturados, pode resultar em avaliações superficiais, onde a equipe busca primeiro a justificativa ou a desculpa pela falha ocorrida.

Ao utilizar ferramentas da qualidade como brainstorming, diagrama de Ishikawa, 6Ms ou 5 porquês, temos a possibilidade de buscar mais a fundo os reais motivos pelos quais tivemos esta não conformidade originada.

 Na utilização dos 5 porquês, é importante avaliar:

•  Ocorrência: quais os motivos reais pelos quais tivemos esta não conformidade originada;
• Não detecção: porque ninguém viu esta não conformidade na sua origem e por onde passou, sendo identificada somente em um processo seguinte, na inspeção final, ou pior ainda, no usuário final.

Embora a ISO 9001 não exija a investigação da causa raiz, mas sim a investigação da causa, é fundamental aprofundar a análise para melhorar processos. 

É importante ressaltar que a sua prioridade sempre deve ser manter o padrão da qualidade antes de focar apenas em requisitos para conquistar um selo de qualidade, como a ISO 9001:2015.

Inclusive a Qualyteam auxilia você na identificação de causas com ferramentas prontas como 5 Porquês e Ishikawa. Além de poder construir planos de ação para a solução de problemas, o histórico das análises fica armazenado no sistema como evidência. 

Análise de causa raiz: as principais dificuldades das organizações

Embora analisar a causa raiz seja o cenário ideal, no dia a dia das empresas nem sempre é o que se pode constatar.

• Falta de conhecimento: Muitas vezes os profissionais não sabem como realizar a análise de causas, tampouco conhecem ferramentas ou métodos utilizados. Muitas vezes faltam informações para a análise ou conhecimento sobre o processo que gerou a não conformidade. 
• Análises tardias. A demora em tomar decisão de análise e o desvio de foco para outras atividades que não sejam resolver o problema também contribuem para a pouca eficácia das ações.
• Falta de comprometimento. Questões relacionadas à formação de equipes multidisciplinares e falta de comprometimento também podem atrapalhar o bom andamento das atividades. 

Ou a análise é feita por apenas um profissional ou apenas por pessoas do processo onde foi gerada a não conformidade. Isso faz com que nem sempre identifiquem as causas do erro, por conta do vício na execução da atividade.

• Falta de apoio da alta direção. A falta de apoio e conhecimento da alta direção e líderes pode também permitir que questões relacionadas à análise de causa raiz e não conformidades dentro da empresa não sejam levadas tão a sério.

MASP: como melhorar processos utilizando esta metodologia

O MASP ou Metodologia de Análise e Solução de Problemas é usado para detecção e tratamento de não conformidades. 

O método permite avaliar os níveis da qualidade de serviços, produtos ou atividades nas organizações além da melhora na gestão da qualidade. 

O MASP permite avaliar os níveis da qualidade de serviços, produtos ou atividades nas organizações e é aplicado em 8 etapas:

1.   Formação da equipe multidisciplinar
2.   Identificação do problema, entendimento da não conformidade levantando o histórico de problemas e dados aplicáveis (resultados de indicadores, por exemplo)
3.   Definição das ações imediatas, sendo ações de contenção e ações de correção
4.   Análise das causas raízes
5.   Definição e implementação do plano de ação corretiva para as causas raízes identificadas
6.   Verificação da implementação e da eficácia das ações implementadas
7.   Aplicação das ações por abrangência, padronização e atualizando a documentação necessária incluindo o levantamento dos riscos e oportunidades
8.   Conclusão e encerramento do processo

Apostar em métodos específicos como o MASP para a melhoria de processos impede que diagnósticos e soluções sejam apresentadas somente em opiniões ou análises incompletas. 

É fundamental a organização implementar um processo robusto de ação corretiva, que auxiliem no direcionamento de processos baseado em dados precisos.

 A organização pode melhorar seus processos utilizando o MASP por meio de algumas etapas, entre elas:

•     Capacitação: é necessário investir no treinamento de profissionais para que estejam aptos para resolução de problemas.
•     Conscientização: todos na empresa, a começar pela Alta Direção, devem estar conscientes da importância de tratar bem os problemas para evitar que eles se repitam e tragam novos prejuízos.
•     Definição de processos: é preciso definir um processo adequado para tratar as não conformidades. Isso inclui distribuição de tarefas, deixando claro quem são os responsáveis em cada etapa do processo, além de todos os registros atualizados. Nesse caso, softwares são uma boa alternativa para deixar tudo mais ágil.
•     Equipe Multidisciplinar: tratar o tema por meio de uma equipe multidisciplinar participante auxilia na construção de uma estratégia mais sólida de gestão.
•     Entendimento do problema: De nada adianta  ser rápido em tratar o problema. É preciso utilizar dados e informações para analisar a não conformidade, entendendo a origem para que não se repita futuramente.
•     Rapidez na análise: Procrastinar a resolução do problema, deixando a análise da causa  raiz  para o futuro pode causar prejuízos ainda maiores. Por isso, é importante não demorar para tratar o assunto.
•     Divulgar os resultados: divulgar a não conformidade e as ações implementadas ajuda na conscientização de todos e também auxilia na motivação para uma maior participação em processos futuros.
•     Aprender com seus próprios erros: manter o histórico de lições aprendidas para que não sejam cometidos os mesmos erros em projetos futuros. 

Conclusão

Toda organização de sucesso visa a melhoria contínua. Ter este foco é essencial para a organização reagir às mudanças internas e externas de forma sustentável. Utilizar métodos para atuar na causa raiz de possíveis problemas permite além da melhoria de processo, a criação de novas oportunidades e a consolidar altos níveis de desempenho.

Ao centralizar as informações, toda a equipe pode acompanhar a identificação de não conformidades, criar planos de ação que visam melhoria contínua.

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