Quando a empresa inicia um fluxo de ação corretiva, a primeira etapa é a análise de causa raiz, isto é, a busca do marco inicial de um problema.
Você sabe por que deve fazê-la: como todo processo de cura, para funcionar direito ele precisa tratar a origem do problema, além dos efeitos imediatos. Do contrário, provavelmente a ocorrência vai se repetir – possivelmente com danos maiores.
No entanto, não são poucas as dificuldades de chegar a essa origem.
- Registros incompletos ou pouco claros de não conformidades
- Falta de conhecimento das ferramentas de análise de causa raiz
- Análise tardia ou superficial
- Falta de comprometimento da empresa etc.
Se você identifica esse cenário na organização, elevar o nível das análises de causa raiz será fundamental.
Neste artigo, você tem boas práticas e ferramentas adequadas para começar.
Boas práticas de análise de causa raiz
1. Treine a equipe
Não há empresa ou processo imune a erros. Ministrar treinamentos para as equipes sobre análise causal, sua importância, ferramentas, práticas e métodos. A conscientização prévia se transformará em participação ativa quando oportuno.
2. Chegue a uma definição completa e clara do problema analisado
Essa preocupação é primordial. Sem uma compreensão completa e precisa do problema a análise de causa raiz ficará comprometida.
Se for necessário, retorne para investigar melhor a ocorrência, coletar mais evidências e narrar efetivamente os fatos.
3. Avalie a necessidade da análise de causa raiz
Nem tudo demanda uma análise de causa raiz. Às vezes você vai realizar a ação imediata e fim de papo. Por isso, diante de um problema, tome a decisão: deve-se investir tempo e energia da equipe em uma análise de causa?
4. Comece logo
Decidiu investigar? Quanto mais você demora para realizar a análise de causa raiz necessária, mais difícil ela será.
5. Tenha um facilitador
Alguém deve ser responsável pela análise, selecionando as melhores ferramentas e a equipe de trabalho, conduzindo os trabalhos, garantindo o alto nível mas também formalização adequada da análise e seus desdobramentos.
6. Envolva pessoas de processos inter-relacionados
Análise de causa raiz é uma demanda multidisciplinar, sobretudo em processos que dependem ou estão inter-relacionados uns com os outros. Avalie bem quem precisa fazer parte da equipe da análise e não hesite em chamar membros de outras equipes para contribuir.
7. Colete dados para embasar a análise
Não se faz uma análise de causa com base apenas em achologia e suposições. Reúna dados que possam incrementar e responder às perguntas que surgirem durante a investigação.
8. Use uma ferramenta ou crie uma ferramenta para orientar o processo
Nós vamos falar das ferramentas de análise de causa mais adiante, mas é fundamental conhecê-las, mesmo se você não quiser usá-las. Embora não seja obrigatório ter uma ferramenta, ela pode orientar melhor a discussão.
9. Não se contente com análises superficiais
Uma análise de causa precisa mirar o problema sob vários aspectos, a fim de esgotá-lo. Respostas simplistas, padronizadas e sem a devida evidência podem empobrecer a análise. Nunca se dê por satisfeito, estimulando a equipe de trabalho a ir além.
10. Priorize causas
Se houver várias causas concorrendo para a ocorrência de um problema, priorize. Pode ser usando uma matriz de probabilidade vs. impacto, matriz GUT ou Pareto. Enderece as causas fundamentais primeiro.
11. Documente todo o processo
Ter o processo documentado vai torná-lo referência para a resolução de novos problemas no futuro. Se você seguir a ISO 9001 ou outra norma, será fundamental o registro em relatório de não conformidade.
Ao usar um software para realizar a análise de causa raiz, você tem essa vantagem nativamente. Além do registro ficar vinculado ao fluxo de ação corretiva completo e automaticamente ao relatório de não conformidade, você o gerencia com muito mais facilidade. Funcionalidades como notificações aos envolvidos facilitam o andamento do trabalho. Quer saber mais como é? Conheça o software para Gestão de Não Conformidades da Qualyteam.
12. Melhore continuamente o processo de análise de causa
Seu fluxo de análise de causa raiz também deve ser analisado criticamente sempre. Busque formas de engajar mais os participantes, de usar novas ferramentas etc.
3 ferramentas para análise de causa raiz
Falamos que dedicaríamos uma seção à reunião de ferramentas de análise causal.
Embora utilizá-las, por si só, não garanta a excelência da análise, com elas você tem um instrumento que força a buscar mais a fundo os reais motivos de uma não conformidade.
Veja abaixo 3 ferramentas:
5 porquês
5 porquês é um método de análise de causa raiz que consiste em perguntar, diante de cada fato, por que ele aconteceu por cinco vezes ou até que se encontre sua verdadeira causa.
A ferramenta foi criada pela Toyota na busca pela qualidade plena de seus processos e se consolidou na década de 1970.
No software Qualyteam, você tem a opção de usá-lo. Veja como é:
Quer saber mais como funciona no solução? Veja mais aqui e solicite sua demonstração.
Diagrama de Ishikawa
O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta para descoberta e a análise de causa raiz de um problema por meio de uma abordagem estruturada em torno de 6 categorias, conhecidas como os 6 Ms:
- Meio ambiente
- Mão de obra
- Máquina
- Método
- Medida
- Material.
Também chamado de diagrama de espinha de peixe ou de diagrama de causa e efeito, ele foi proposto por Kaoru Ishikawa na década de 1960 como uma das 7 ferramentas da qualidade.
Brainstorming e diagrama de afinidades
O brainstorming é a famosa técnica grupal que visa levantar e reunir um grande número de ideias em um curto espaço de tempo.
Para organizá-las, a equipe poderá usar o diagrama de afinidades.
Eleve o nível de suas análises de causa raiz
A investigação da causa raiz de uma não conformidade aprofundará as possibilidades de tratativa da organização.
Com o Software Qualyteam, você tem facilidade para fazer a gestão do seu processo de análise de causa raiz, além de uma ferramenta para documentar todos os achados, incluindo-o dentro do processo de ação corretiva.
Para saber mais sobre o módulo Gestão de Não Conformidades, solicite uma demonstração.
