Exemplo de SIPOC: construa corretamente seus diagramas

A ISO 9001 adota uma abordagem por processo. Nesse caso, os processos da gestão da qualidade se inter-relacionam com os demais processos, a fim de garantir a geração de valor para clientes e partes interessadas. Para estabelecer essa inter-relação, é necessário identificar e mapear bem seus processos. O SIPOC pode ajudar nisso.

SIPOC é uma ferramenta de gestão visual para o mapeamento sumário de um processo com base em cinco itens:

• Fornecedores (suppliers)
• Entradas (inputs)
• Atividades (process)
• Saídas (outputs) e
• Clientes (customers). 

É da inicial de cada um desses elementos identificados em um processo, portanto, que a ferramenta ganha o seu nome, sendo um acrônimo. Em alguns lugares ela também pode ser referida como COPIS, ou seja, Customers, Outputs, Process, Inputs e Suppliers, enfatizando os clientes em vez dos fornecedores.

Nomenclaturas à parte, na ISO 9001, vemos a abordagem de processo representada esquematicamente com a estrutura de um SIPOC, o que o torna relevante para quem está interessado em certificações. 

Neste artigo, vamos nos aprofundar nessa ferramenta, para usá-la corretamente no dia a dia da qualidade.

Os elementos do SIPOC

Para começar, vamos ao significado de cada letra da palavra SIPOC.

1. Suppliers (fornecedores)

Quem fornece os inputs diretamente relacionados aos outputs conquistados? Nesta coluna, você vai listar fornecedores internos ou externos, clientes ou outras partes identificadas como fontes das entradas.

2. Inputs (entradas)

Quais são as entradas necessárias para a geração dos resultados? Aqui, podemos ter materiais, dados, equipamentos, fórmulas, conhecimento, pessoas e tudo que for necessário ter para completar o processo que origina o resultado.

3. Process (processo)

Quais são as atividades realizadas para produzir o resultado? Nesta coluna, liste o passo a passo ou etapas que conduzem das entradas às saídas.

4. Outputs (saídas)

Quais são os resultados ou saídas que o processo tem que criar? Produtos ou serviços devem ser listados.

5. Customers

Quem se beneficia desses resultados? Liste clientes e o que precisa acontecer para eles se beneficiarem dos resultados.

Como construir um SIPOC

Um SIPOC pode ter o nível de detalhes que você desejar, de acordo com o nível de compreensão que você deseja alcançar ao usá-lo.

Construí-lo é simples. Primeiro, você cria o quadro. Como vimos, cada letra se refere a um elemento identificado no processo.

No entanto, a recomendação é que as colunas sejam preenchidas do centro para as pontas. Então, comece pelo processo, liste os resultados, os clientes, as entradas e, por fim, os fornecedores. Veja no quadro abaixo:

Se você deseja basear-se na ISO 9001 para construir um SIPOC, deverá incluir as etapas de validação e aprovação desse documento, que após o fluxo de criação deverá der devidamente publicado e acessível a quem interessar.

Você poderá gerenciar esse fluxo com facilidade, bem como armazenamento, dentro do Software Qualyteam Gestão de Documentos. Além de centralizar todo o processo de elaboração e atualização de documentos, nosso software automatiza lembretes de atividades e de final de prazos, tem editor nativo e lista mestra. Para conhecer em todos os detalhes, solicite nossa demonstração.

Exemplo de SIPOC

Como seria um SIPOC preenchido? Para ilustrar, tomamos um processo simples. Veja:

Processo de produção do suco no restaurante

Boas práticas na construção do SIPOC

• Suppliers podem ser externos e internos, assim como iniciados por clientes;
• Inputs devem ser nomes, e não verbos ou advérbios;
• Processos não devem ter mais do que 10 passos;
• Outputs devem ser específicos em vez de genéricos, mas devem ser entre três e 10, postos de maneira neutra; e
• Clientes podem ser externos ou internos.

Quando usar o SIPOC?

O SIPOC não contém muitos detalhes sobre o processo. É uma visão simplificada e macro, com o objetivo de elevar a transparência e a compressão unificada de um processo. 

Por isso, ele vai ser útil quando você precisa estabelecer uma linguagem comum e um entendimento mais abrangente sobre o fluxo de uma saída. 

As aplicações práticas são várias: 

• Ponto de partida para o mapeamento de um processo;
• Identificar inputs;
• Analisar a relação entre entradas e saídas;
• Compreender se o processo está levando aos outputs a que se propõe;
• Visão geral de um processo a quem não o conhece, como acionistas, novos colaboradores e até clientes;
• Apresentação de um processo a quem o conhece, mas precisa ser introduzido a uma mudança; 
• Necessidade de delimitar o escopo de um processo; ou 
• Ponto de partida para a construção ou redesenho de um processo com vistas à melhoria contínua.

Limitações do SIPOC

As limitações do SIPOC têm a ver com a sua simplicidade. Se ela é boa em certos contextos, em outros ela pode esconder problemas e gargalos.

Em relação aos requisitos elencados na ISO 9001, 4.4.1, o SIPOC deixará lacunas. Riscos, oportunidades, indicadores, melhorias e mudanças não estão previstos na metodologia.

Outro ponto: embora permita a visualização da relação entre entradas e saídas, o SIPOC não faz juízo sobre a qualidade de fornecedores, inputs, processos e outputs. Você precisa ir além e ter mais detalhes sobre o processo para ter esse nível de gerenciamento.

Portanto, é fundamental associá-lo a outras ferramentas, inclusive para mapeamento de processos, como Diagrama de Tartaruga e Value Stream Mapping, para obter mais detalhes.

O SIPOC é um fluxo estandardizado do processo. Ele não revela decisões que podem ser tomadas ao longo de suas etapas, a fim de melhorar esse processo. Por exemplo, mudança de fornecedor, mudanças nos processos etc.

SIPOC: faça um bom uso dessa ferramenta

O SIPOC oferece uma visão macro dos processos, ideal para casos em que você precisa apresentá-lo em sua completude e sem grande nível de detalhes.

Ele pode ser a escolha inicial para o mapeamento de seus processos, cuja visão pode ser aprofundada com outras ferramentas.

Aproveite as vantagens do SIPOC em seu toolkit. 

E se tiver dúvidas, deixe nos comentários!