Guia do fluxograma de processos na gestão da qualidade

Caixas, linhas e textos: o fluxograma é a representação visual de um processo ou sistema. Ele mostra como ele flui do início ao fim, como seus elementos estão interligados e quais os caminhos alternativos em cada etapa, para exibir seu funcionamento. 

Como uma das 7 ferramentas da qualidade, fluxogramas dão respostas a perguntas. Bons fluxogramas dão respostas diretas e eficientes a perguntas.

Nesse artigo, vamos mostrar o uso do fluxograma. Para isso, vamos ver como fazer, qual a simbologia e quais as boas práticas de construção do fluxograma.

Para que serve um fluxograma?

Uma vez que você desenha um fluxograma, encontrará vários usos:

• Visualizar as etapas de um processo e seus respectivos envolvidos. 
• Analisar um processo a fim de identificar possíveis ineficiências e melhorias.
• Desenhar novos processos ou facilitar o redesenho de processos já desenhados, com base em um entendimento comum.
• Estandardizar processos.
• Treinar novos colaboradores. 
• Apresentar a solução de um problema.
• Explicar um processo de tomada de decisão.
• Criar uma jornada do usuário visualmente.
• Criar um mapa.

Dentro ou fora da qualidade, dominar a simbologia e a sintaxe do fluxograma é útil para quem pensa em processos.

Como fazer um fluxograma?

Para fazer um fluxograma, você precisa conhecer a simbologia e saber operá-la, conhecer o seu processo e compreender um pouco de design, para dar a melhor forma possível para apresentação dos dados.

Simbologia 

Como uma representação baseada em quadros e linhas, o fluxograma se vale de toda uma simbologia representativa. Mais do que diferenciar cada elemento de um processo, como começo, decisões, inputs e outputs, ela já é uma chave interpretativa.

Veja na figura alguns dos símbolos mais usados em fluxogramas. 

Como usar os símbolos

Num fluxograma simples, temos basicamente retângulos e setas. Isso o torna extremamente intuitivo. Uma vez que você conhece o significado de cada símbolo, na maioria das vezes, você vai conseguir interpretar por si mesmo os símbolos e regras de uso.

Já a construção de fluxogramas requer a compreensão e domínio da sintaxe, isto é, do conhecimento sobre como ele se forma. Como no uso de uma língua, você vai melhorar praticando. Seus primeiros fluxogramas vão exigir esforço e mais revisões. 

Veja um exemplo de fluxograma:

Agora veja como esse mesmo fluxograma poderia representar um processo real:

Esse é um fluxograma simples de um processo seletivo. Veja que os quadrados representam processos que, por sua vez, podem ser desdobram em etapas dentro dessa mesma estrutura macro.

Passo a passo para construir

1. Identifique o que deseja documentar ou visualizar e o tipo de mapa que irá construir. Pode ser um fluxograma de processo, de trabalho, hierárquico ou de dados. 
2. Identifique os maiores passos envolvidos na execução desse processo e os associe aos símbolos que vão representá-los.  
3. Coloque os símbolos em ordem, conectando-os com as setas. Você pode fazer isso em uma ferramenta ou manualmente.  
4. Customize o fluxograma para torná-lo mais compreensível, segmentado setores envolvidos no processo com cores diferentes, por exemplo. 
5. Revise e melhore seu fluxograma, primeiro internamente, depois com a ajuda de colaboradores que não participaram da criação e, consequentemente, não estão familiarizados com ele.

7 boas práticas para a construção de fluxogramas

Simbologia, sintaxe e passo a passo esclarecidos tornam você apto para construir um fluxograma na teoria.

Mas na prática as coisas podem ser mais complicadas. Em processos complexos, por exemplo, pode ser difícil identificar a estrutura macro. Assim como pode ser difícil traduzir tomadas de decisão complexas em uma estrutura de decisão binária.

Há algumas dicas a seguir para facilitar a construção de fluxogramas particularmente úteis para quem quer aprimorar suas habilidades:

1. Faça um brainstorming antes de partir para o aspecto visual

Faça um levantamento dos aspectos do processo ou fluxo que você está lidando, bem como de todas as possíveis soluções que ela podem ter. Em linhas gerais, compreenda como o fluxo vai ser.

Inicialmente não se preocupe com detalhes. Identifique os blocos que representam as principais etapas do processo.

Envolva colaboradores de outras equipes, se necessário. O importante é não presumir como as coisas são.

2. Comece simples

É gradualmente que você vai ser capaz de desenvolver fluxogramas de processos complexos. Se está começando, faça o simples, indo do mais geral para o mais complexo.

3. Aplique as regras de formatação

• Sempre formate o fluxo de cima para baixo e da esquerda para a direita
• Tome cuidado para que nenhuma linha se sobreponha
• Mantenha bom espaço entre os símbolos
• Use o símbolo correto para cada etapa.

4. Seja enxuto 

Se você perceber que o seu fluxograma está se estendendo, é hora de parar, pois ele pode ficar complexo demais e confuso. Veja quais detalhes podem ser abertos em outro fluxos. Confira também se não está detalhando coisas simples, que podem ser subsumidas em outros pontos.

Na redação, seja conciso, evite termos redundantes e frases longas.

5. Revise 

Os fluxogramas se beneficiam enormemente de revisões. Tire o tempo para revisar cada elemento de seu trabalho, do design do diagrama, passando pelos seus elementos, chegando até a redação.

6. Inclua legendas da simbologia

Em certos casos, a simbologia pode variar da tradicional. Por isso, é importante incluir uma legenda, para assegurar que todos os leitores compreendam.

Acima de tudo, seu fluxograma deve manter a consistência.

7. Mantenha seu fluxograma sempre atualizado

Não dá para subestimar o trabalho de manter um fluxograma de processo atualizado. Mas é fundamental. Sempre que seu processo muda, se você deseja manter um diagrama funcional, vai precisar atualizá-lo. Nesse caso, trabalhar com ferramentas será mais ágil.

Fluxograma: mais uma opção para seu kit de ferramentas da qualidade

A representação visual proporcionada pelo fluxograma é um recurso poderoso. Ao construí-lo, ele é um exercício de descoberta do processo. Ao analisá-lo, ele revela pontos de desperdício. Ao comunicá-lo, ele é fonte de transparência.

Ter fluxogramas beneficia a organização e, em especial, a qualidade de várias formas. 

Você usa essa ferramenta da qualidade?