Procedimentos operacionais padrão são um produto da padronização e fazem parte da rotina da qualidade, portanto. Saber elaborá-los e, mais que isso, saber apoiar os setores na elaboração e revisão é uma tarefa contínua da qualidade.
Neste artigo, vamos fazer o aprofundamento no conceito e no processo de elaboração dessa peça-chave de toda a documentação de um SGQ. Para um toturial elaborado, acesse clicando no banner abaixo mais materiais.
Sumário
POP: o que é?
O POP é um documento que estabelece de forma minuciosa como um processo ou tarefa devem ser executados, elencando aspectos como sequência de atividades, materiais utilizados, cuidados a serem observados, controles, responsáveis por cada etapa etc.
Na prática, ele é como um tutorial ou passo a passo para transformar entradas no resultado esperado. Quando um operador tem uma dúvida, é ao POP que ele recorre em primeiro lugar. Ele é feito para dirimir dúvidas, mas também para ajudar a endereçar ocorrências não esperadas.
Como um documento, o POP é uma referência estandardizada para toda e qualquer pessoa que venha a realizar aquela atividade.
Para os auditores, o POP também é um critério usado para avaliar se a empresa está de fato fazendo o que estabelece. Se você estabelece certo procedimento, é fundamental que ele seja cumprido.
Diferença entre processo, procedimento operacional padrão e instrução de trabalho
Processos, procedimentos e instruções de trabalho têm muito em comum, pois envolvem os passos de uma tarefa, sendo referências aos envolvidos ou não envolvidos nelas.
Mas processo, dos três conceitos, oferece a visão mais ampla, mais macro. Basicamente ele é a sequência de ações que levam de uma entra a uma saída. Custumamos usar fluxograma, SIPOC ou diagrama de tartaruga para representá-los.
Os procedimentos entram em uma maior nível de detalhe, especificando como as tarefas devem ser executadas para que as entradas levem às saídas esperadas.
Instruções são ainda mais específicas, dando detalhes técnicos aprofundados das tarefas de um procedimento.
Qual o objetivo do POP?
O principal objetivo de um procedimento operacional padrão é ser um instrumento de apoio à padronização dos processos.
Mas ele também serve de orientação para os profissionais, sejam antigos ou novos. Precisa aprender a executar uma atividade? Olhe para o POP, além de ser devidamente treinado. Está com dúvida sobre como executar uma atividade? É no POP que a resposta deverá estar.
O responsável faltou? Se a empresa conta com outros funcionários capacitados para realizar a atividade, mas que nunca executaram o procedimento no dia a dia, o POP vai ser útil.
Com isso, o POP é uma ferramenta que ajuda a minimizar erros, desvios e variações em processos. Os profissionais não vão agir de qualquer maneira ou como acharem melhor, e sim de acordo com o que o documento recomenda. E suas ações sempre poderão ser confontadas com o que estava formalizado no procedimento. Não dá para dizer que a atividade foi feita de tal maneira porque não havia uma orientação.
O procedimento operacional é a referência (o estândar) unívoca à qual qualquer pessoa que precise executar aquela atividade recorre no caso de dúvidas sobre como executá-la, o que fazer em ocorrências previstas ou imprevistas etc.
Que elementos compõem um POP?
Não há regra que defina o que um POP deve conter, mas uma coisa é certa: não importa onde você esteja, o POP deve informar tudo que um profissional precisa para executar a tarefa de acordo com o esperado, em conformidade, com autonomia.
Isso inclui, mas não se limita, aos seguintes pontos:
- Nome do procedimento
- Local de aplicação
- Responsáveis pela tarefa elencados por cargos e não por nomes, já que estes podem mudar com o tempo
- Responsável pela elaboração do procedimento
- Materiais envolvidos na tarefa
- Documentação de referência, como manuais, estatuto, guias de segurança e assim por diante
- Siglas devidamente descritas
- Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização, além da nomeação dos responsáveis por cada etapa
- Gráficos e fluxogramas, no caso de tarefas com alto grau de complexidade
- Procedimento de ação imediata e de ação corretiva em caso de saídas não conformes
- Perspectiva de revisão, ou seja, dentro de qual período o POP precisará ser revisado.
Como elaborar um procedimento operacional padrão?
Há equipes de setores da qualidade que criam POPs para ensinar a construir POPs. Para alguns, é um preciosismo, para outros é uma maneira de você garantir que os POPs sejam, também, padronizados. A padronização dos documentos, no entanto, não é exigida na ISO 9001. Muitas empresas optam por ela por ter benefícios como organização, compreensibilidade etc.
Veja algumas recomendações para elaborar seus POPs:
- Defina o escopo do procedimento: que parte ou atividade do processo o procedimento vai envolver.
- Identifique o resultado esperado e se é necessário ter um POP para obtê-lo: você não precisa fazer POP de tudo, então tome essa decisão de maneira consciente.
- Determine quem vai usar: quem serão os usuários desse procedimento?
- Determine a equipe de elaboração: quem vai escrever o POP? É produtivo envolver os usuários do documento na elaboração, já que são eles que conhecem a fundo a tarefa e podem apontar suas particularidades.
- Escolha o formato do documento: você pode optar por um fluxograma, um passo a passo enumerado, uma checklist, um vídeo entre outros. Qual a melhor maneira de explicar o procedimento?
- Defina a linguagem: o procedimento é para colaboradores novos ou não? Que linguagem funciona melhor?
- Elabore:
- Descreva todas as etapas do procedimento, incluindo tempo necessário ou destinado a seu cumprimento, materiais exigidos para sua execução e os respectivos resultados esperados;
- Destaque as etapas críticas, ou seja, aquelas que, se não cumpridas ou cumpridas de forma insatisfatória, podem comprometer o resultado geral do procedimento;
- Preveja uma rotina de checagem, com uma série de perguntas a serem feitas para verificar se a tarefa ou o procedimento foi realizado adequadamente;
- Organize então seu documento, de forma que contemple todos os elementos formais listados.
- Revise e aprove: como um documento do SGQ, os POPs também devem ser revisados e aprovados antes da publicação e disponibilização para uso.
- Implante e treine os usuários do procedimento: não basta entregar um POP na mão da equipe, você precisa treiná-la.
- Atualize: melhore e atualize suas versões iniciais até chegar ao melhor formato e para atender mudanças.
Boas práticas na construção de POPs
Jamais copie os procedimentos de outras empresas, porque eles simplesmente podem não se aplicar à sua realidade. Inspirar-se na estrutura de outros procedimentos é válido, pois boas práticas têm mesmo que ser repetidas. Mas é essencial observar as particularidades dos processos da sua própria empresa.
Atente-se a formato e linguagem. Seu documento deve ser claro e objetivo, compreensível por todos os profissionais envolvidos na tarefa – ou não. Um grande texto vai ajudar a equipe? Talvez não, se ela tiver um tempo limitado para executar a atividade. Não poupe recursos visuais, como imagens e vídeos, para ilustrar descrições. Procure sempre aprimorar as técnicas de criação de POPs. Quantos manuais ruins, afinal, já caíram em suas mãos?
Cuidado com a gestão desse documento. Muitas equipes da qualidade têm dificuldade de garantir que versões desatualizadas de POPs continuem espalhadas – e sendo usadas – pela empresa. Esse é um motivo clássico de não conformidade.
No software, você terá o fluxo de gestão de ponta a ponta, com:
- Fluxo de elaboração com criação, revisão e aprovação do documento
- Publicação automática em lista mestra e para colaboradores e equipes que você selecionar
- Controle total de acessibilidade para visualização, download e impressão
- Lembretes de atualização de acordo com o definido por você
- E muitos outros recursos!
Para conferir de perto, peça agora uma demonstração!
Escreva procedimentos que apoiem de fato as equipes
POPs não são uma mera formalidade. Torne os procedimentos que você criou uma base de conhecimento e de esclarecimento sobre as atividades da empresa para sua equipe, sabendo dosar a quantidade de procedimentos, o formato e a gestão.
Você está tendo sucesso com os procedimentos que tem? E como está a gestão dessa documentação?
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Respostas de 58
Muito boa as dicas, muito bom pois na empresa em que trabalho o POP é muito utilizado.
Bom saber que lhe ajudamos Luciano!
QUEM SERIA O RESPONSÁVEL PARA FAZER ESTE DOCUMENTO?
Profissional nutricionista
Olá, parabéns pelo conteúdo!
Sempre tive dúvida se o POP é um documento que descreve uma tarefa rotineira (no estabelecimento) ou é algo que deve ser desenvolvido pelo profissional e cumprido pelos colaboradores….
Obrigada!
Orlando Júnior,
Boa tarde,
Me chamo Hilda, moro em São Lourenço, Sul de Minas Gerais.
Estamos prestes a inaugurar uma Instituição Asilar em nossa cidade, para tanto, gostaríamos de sua valiosa ajuda, em nos fornecer um modelo padrão, acessível, para que possamos montar o nosso POP.Pelas respostas acima, vejo que você é muito entendido do assunto.
Aguardo resposta pelo email : brancasl@yahoo.com.br
Obrigada
Luciano pode verificar quem fez o pop para sua empresa e me passar contato. Obrigada
Depois de criado o layout criado e implantado, pode mudar o layout nas revisões.?
Quem deve executar a criação do pop dentro de um hospital
Não temos o POP em nossa empresa, mas achei interessante implementá-lo em nosso departamento.
Ótima iniciativa, Oldeney!
Excelente material, parabéns!!!
Outra justificativa para se utilizar o Procedimento Operacional Padrão além da questão de ausência inesperada de um funcionário é a aplicação da ferramenta nas empresas que trabalham com vários funcionários que desenvolvem a mesma tarefa em turnos diferentes de trabalho para execução de uma mesma tarefa.
Muito bem lembrado, Márcio! Obrigado por colaborar.
Hai
Gostei muito do blog, tem artigos bem esclarecedores!
No entanto tenho dúvida com relação a ter cópia física dos documentos, pop’s e formulários. Na empresa todos utilizam computador e tem acesso ao servidor onde estão os documentos. É realmente necessário manter impressos ou posso descartar essa prática?
Obrigada!
Bom dia, Renata. Não é necessário imprimir nenhum documento. O necessário é que eles estejam acessíveis, seja na forma impressa ou digital
Bom dia Qualyteam,
Gostaria de tirar uma dúvida com relação a forma de escrever gramaticalmente um POP. Li em outros sites e blogs da qualidade a informação que é melhor utilizar os seguintes tipos de escrita:
-Voz passiva com auxiliar e infinitivo
Ex:Deve-se analisar os fatos.
-Futuro do Indicativo
Ex:Deverá ser realizado tal procedimento.
Dessa forma, esta sugestão procede?
Muito Obrigada.
Olá Jeniffer,
Bom Dia,
Em resposta ao seu questionamento, o POP deve ser o mais claro e objetivo possível, para que possa ser compreendido por todos da empresa. Trabalhe com textos curtos e utilize fluxogramas, gráficos ou ilustrações. Peça sempre auxílio de sua equipe para revisar o documento. De maneira geral, não use “você”, pois já fica implícito no texto. Fale sobre as atividades na voz ativa e comece as frases com imperativos (Ex:Remova a poeira do eixo de ar antes do uso).O modo imperativo é usado na gramática para dar comandos, ordens, conselho. Tem por objetivo induzir o indivíduo a uma ação.
E não esqueça de sempre checar a clareza do texto.
Espero ter lhe ajudado!
Estamos sempre a disposição e continue nos acompanhando.
Abraços.
boa tarde sou supervisor comercial de rede de drogaria gostaria se possivel me enviarem um modelo de pop para eu fazer um aqui na empresa
Olá, Roberto.
Em relação ao seu questionamento, não existe um “modelo” de POP, em sua empresa mesmo você possivelmente terá vários. O ideal é não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos serem adequados ao tipo de processo. Quem executa o processo deve fazer parte da elaboração do POP, já que conhece todas as características e peculiaridades.
Ele deve ter linguagem simples e objetiva, para que todos tenham acesso e funcione como um guia.
Você pode inserir as seguintes informações: Nome, Objetivo, Documentos de referências (manuais), Local de aplicação, Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis, Fluxograma, Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável, Forma que será gerado (eletrônico, papel), Gestor, Responsável, etc.
Espero ter lhe ajudado.
Continue nos acompanhando!
Boa tarde.
Em uma revisão, uma colaboradora realizou anotações a lápis em um procedimento, referente o que deveria ser ajustado.
Por se tratar de anotações para futuro ajuste, sem rasurar ou impedir a leitura da impressão original não há implicações maiores ou esta atitude prejudica a “legalidade” do procedimento impresso até a sua revisão, fora a questão estética?
Bom Dia, Itacir.
Em resposta ao seu questionamento, a norma exige que o documento e o processo de revisão sejam claros. Por isso, pense se:
1) Essas anotações à lápis não vão mesmo prejudicar a leitura?
2) Esta é a forma adotada pela empresa para revisar todos os documentos? Precisa ter uma forma de revisar padronizada. Não dá pra um escrever à lápis, outro mandar por e-mail e outro falar por telefone.
Continue nos acompanhando!
Olá!
Fui cobrada por não posuir POP de um processo que ainda está em implantação e ainda não validado, portanto existem muitas dúvidas a serem sanadas e nem mesmo a alta gerência consegue respondê-las.
A cobrança por escrever POPs de atividades ainda em construção é constante e faz com que os POPs sejam apenas burocráticos.
Gostaria de receber sugestões sobre o assunto.
Olá, Adriana.
Em relação ao seu questionamento:
A padronização está na última etapa do ciclo PDCA (https://www.youtube.com/watch?v=0FnwrqybIx0). Antes de padronizar, você precisa experimentar o procedimento, para saber se ele realmente traz melhoria. Mesmo esta experimentação precisa ser registrada, e existem formas diferentes de registrar/documentar essas experimentações. O mínimo necessário é:
1) Uma entrada, ou seja, o problema a ser resolvido ou melhoria a ser conquistada (pode ser uma ata de reunião) e um plano (pode ser o 5W2H);
2) Um acompanhamento dessas atividades, anotando o que deu certo ou não (uma ToDo List ou o TOOLS);
3) No fim do plano, uma análise para saber se ele atingiu o objetivo (gráficos e ata de reunião);
4) Se deu certo, tornar essas atividades em um padrão (POP).
Espero ter ajudado. Não deixe de acompanhar nossas novidades!
Bao noite Evelize
Trabalho em uma multinacional nova no Brasil. Somos do departamento de logística e necessitamos fazer im POP para alguns processos (por que ainda não temos tal documento). O correto é nosso departamento fazer todo o documento? Redigir, juntar informações e etc? Ou o correto é o departamento da Garantia da Qualidade redigir e juntar as informações, e nós da logística dar suporte com as informações?
Olá, Andrey.
Obrigada pela participação.
Em relação ao seu questionamento, não existe “fórmula” correta. Como dissemos no artigo, o interessante é montar um grupo de trabalho responsável pela elaboração. O importante é que o executor/responsável do processo faça parte desta atividade, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características, deficiências e particularidades.
Estamos lançando uma série de e-books com diversos temas da área. Cadastre-se para receber as novidades.
Espero ter ajudado e continue nos acompanhando!
Olá
Estou com muitas dúvidas a respeito do POP, nunca fiz nenhum e meu chefe do gabinete pediu para ser implantado no dia a dia, por onde começar?
obrigada
Olá, Bárbara.
Acabamos de lançar uma série de e-books sobre diversos assuntos da área, e um deles é o POP.
Cadastre-se no endereço goo.gl/ziVVEs e receba o material. Com certeza irá lhe ajudar.
Continue nos acompanhando!
Quem pode elaborar, verificar e aprovar o POP? tem que ser um PH da atividade relacionada ao Procedimento operacional?
Olá, Cláudio.
Obrigada pela participação.
Em relação ao seu questionamento, não existe “fórmula” correta. Como dissemos no artigo, o interessante é montar um grupo de trabalho responsável pela elaboração. O importante é que o executor/responsável do processo faça parte desta atividade, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características, deficiências e particularidades.
Espero ter ajudado e continue nos acompanhando!
Olá Sra. Evelize!
Eu entendi que o grupo de trabalho deve auxiliar na elaboração, mas a responsabilidade da elaboração desse documento seria do setor de RH ou de Qualidade? Outra coisa, acho indispensável para setores industriais, mas no caso de comercio e administrativo, cujos os processos são todos versáteis, não poderia engessá-los?
Olá. Mirella.
Agradecemos sua participação.
Em relação ao seu questionamento, quem executa o processo deve fazer a elaboração do POP, já que conhece todas as características e peculiaridades. Não acredito em “engessamento” dos processos, até porque o POP tem como características ser simples e objetivo com intuito de padronizar, você pode inserir as seguintes informações: Nome, Objetivo, Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis, etc. Você só irá padronizar depois de experimentar se o procedimento realmente deu certo, se os problemas foram solucionados, etc, isso só irá auxiliá-la.
Continue nos acompanhando!
Bom dia! Gostei muito do material que aqui encontrei. Li todas as perguntas e respostas e agradeço por tudo. Vou começar a trabalhar no meu POP. Sou grato pelo aprendizado e pela disposição de vocês nos ajudarem.
Muito feliz em poder ajudar, Cicero. Conte conosco!
Felipe a cada quanto tempo eu devo atualizar o POP?
O POP é o procedimento a ser feito em alguma atividade. Ele não tem data para atualização. Procure melhorar sempre seu processo e se alguma melhoria se mostrar eficaz, insira ela no POP.
existe um profissional que faz o POP!? qual o valor aproximado
Muito obrigada pelas elucidações. Fiz um POP para minha empresa porque estou esperando a vistoria da Anvisa que por sinal é muito severa. Me ajudou muito.
Bom dia.
existe alguma norma padrão que determina o tempo em que os POP devem ser revisado????
por favor aguardo sua resposta.
Não há essa especificação na ISO 9001. O PDCA, base da norma, orienta que, ao final de cada ciclo (planejar, fazer, checar, agir), deve-se analisar se cabe revisão de algum procedimento com base no que foi aprendido no ciclo.
MUITO OBRIGADO AMIGO
Excelente.
Bom dia!
Trabalho em uma empresa pequena e que não possui o POP. Gostaria de implementa-lo.
Temos um problema que seria falta de pessoa especifica para fazer o POP.
Gostaria de ver um POP de alguma empresa para eu tentar seguir como referencia e tentar fazer um para a que trabalho.
Alguém poderia me ajudar?
Muito legal mesmo!
Também aprendi bastante sobre os benefícios e como implantar um POP nesse texto http://mfconsultoria.org/procedimento-operacional-padrao/
tecnica de enfermagem pode executar o pop ja que ela é responsavel pelo setor
Ola Boa tarde, para impressão de pops relacionado com produtos químicos seria obrigatório o uso de tarja vermelha, agradeço a colaboração.
Ótimo artigo! Bem esclarecedor.
Bom dia, trabalho em uma empresa onde possuímos pop para todos os processos, gostaríamos de mudar o layout do nosso pop, mas estamos com uma duvida no documento atual no rodapé temos os campos elaborado, revisado e aprovado em todas as páginas, seria possível alterar esse rodapé e deixar essas informações somente na primeira e ultima página?
Obrigada
É possível sim. O formato do documento é definido pela própria empresa.
Boa tarde, estão de parabéns com o blog.
Tenho apenas uma dúvida, a cada quanto tempo eu devo atualizar o POP?
Oi, Amanda. Obrigado pelo elogio!
Assim que você fizer o promeiro POP, comece a rodar o PDCA até conseguir uma melhoria. Ao encontrar essa melhoria (o que pode levar um tempo indeterminado) atualize o POP e inicie o PDCA novamente.
A dica é não se basear no tempo para atualizar o documento, mas estar continuamente buscando formas de melhorá-lo.
Boa Noite!!! Gostei muito das dicas, sou podóloga e trabalho sozinha no meu gabinete, então a Vigilância Sanitária pediu o pop para podologia, existe algum modelo para referencia, estou bem confusa, não encontrei nada, nem no Senac… gostaria de ver um para desenvolver o meu… tem como me auxiliar? agradeço desde já…
Lusinete, acredito que você tem condições de criar!
Mas ainda assim se quiser uma orientação rápida (nao sei se aplicará ao seu negócio), tenha as seguintes informações no seu POP: • Nome do procedimento
• Local da aplicação
• Reponsabilidade (cargos)
• Responsabilidade elaboração e revisão do POP
• Materiais, ferramentas envolvidas
• Documentações de referências
• Siglas???
• Passo a passo das atividades, com responsáveis descritos em cada etapa
• Fluxograma
• Revisões
• Stakeholders
• Exceções da regra
Alguns itens ai talvez você não utilizará, mas ajuda já ter a base do seu procedimento.
Abraços
David Macedo – Ciclo PDCA
COMO FAÇO PARA FAZER A VALIDAÇAO DOS POPS?
Boa tarde!
Numa Unidade Básica de Saúde Municipal, quem deve confeccionar o POP?
Boas dicas , Qualquer pessoa pode fazer o pop?
muito legal seu conteudo parabens pelo seu site 🙂
Olá td bem? Amei seu post,seu conteúdo esta muito bom. Vou acompanhar o blog ,Sucesso 🙂