Toda empresa competitiva está sempre em busca da chamada qualidade total, conseguida com o devido acompanhamento e o aperfeiçoamento contínuo de seus produtos e serviços. Dentro desse contexto, uma das principais ferramentas de controle e gestão dos processos é o Procedimento Operacional Padrão (POP).
Nessa busca, é importante estabelecer mecanismos de controle dos processos para que o negócio continue a produzir resultados satisfatórios, mesmo diante de algum tipo de imprevisto — como uma mudança na equipe ou a eventual ausência de um funcionário.
Pronto para aprender direitinho do que se trata e como elaborá-lo?
POP: o que é?
O POP é um documento que estabelece de forma minuciosa os detalhes de um processo, elencando aspectos como sequência de procedimentos, materiais utilizados, cuidados a serem observados, responsáveis por cada etapa.
Além disso, devem ser adicionadas quaisquer outras informações relevantes para que a tarefa seja realizada dentro do padrão de qualidade esperado.
Qual o objetivo?
O principal objetivo de um Procedimento Operacional Padrão visa a padronização dos processos de forma a minimizar erros, desvios e variações.
Assim, fica muito mais fácil garantir a qualidade do procedimento, seja ele qual for.
Leia também: Qualidade no centro dos processos: o que sua empresa tem a ganhar
Para que serve o POP?
Imagine que o colaborador responsável por determinada tarefa precisou se ausentar de forma inesperada.
A empresa certamente conta com outros funcionários capacitados para realizá-la, mas que nunca executaram o procedimento no dia a dia.
Nesse cenário, se a empresa não conta com um procedimento padrão em relação àquela tarefa, pode estar diante de um drama ou de, no mínimo, um bom prejuízo.
Porém, ao contar com um Procedimento Operacional Padrão detalhado, a substituição será feita sem maiores problemas, uma vez que cada passo estará devidamente descrito, como um guia para o substituto seguir à risca.
Que elementos compõem um POP?
Um POP é composto, principalmente, dos seguintes elementos:
- Nome do procedimento;
- Local de aplicação;
- Responsáveis pela tarefa elencados por cargos e não por nomes, já que estes podem mudar com o tempo;
- Responsável pela elaboração do procedimento;
- Materiais envolvidos na tarefa;
- Documentação de referência, como manuais, estatuto, guias de segurança e assim por diante;
- Siglas devidamente descritas;
- Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização, além da nomeação dos responsáveis por cada etapa;
- Gráficos e fluxogramas, no caso de tarefas com alto grau de complexidade;
- Perspectiva de revisão, ou seja, dentro de qual período o POP precisará ser revisado — o que deve ser feito pelo menos anualmente.
Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão?
Vamos ao passo a passo para fazer um procedimento operacional padrão:
- Envolva os atuais responsáveis pelo procedimento nessa elaboração, já que são eles que conhecem a fundo a tarefa e podem apontar suas particularidades;
- Forme um grupo de trabalho destinado a formular o procedimento;
- Descreva todas as etapas do procedimento, incluindo tempo necessário ou destinado a seu cumprimento, materiais exigidos para sua execução e os respectivos resultados esperados;
- Destaque as etapas críticas, ou seja, aquelas que, se não cumpridas ou cumpridas de forma insatisfatória, podem comprometer o resultado geral do procedimento;
- Preveja uma rotina de checagem, com uma série de perguntas a serem feitas para verificar se a tarefa ou o procedimento foi realizado adequadamente;
- Organize então seu documento, de forma que contemple todos os elementos formais listados no tópico anterior.
É preciso ter outros cuidados?
Atente-se à linguagem utilizada, que deve ser o mais clara e objetiva possível, de forma a ser compreensível por todos os escalões envolvidos na tarefa.
Se for necessário, inclua gráficos ou fluxogramas, desde que seja para tornar o relato ainda mais transparente.
Cuidado com as revisões no documento.
Ainda há empresas sem software para gestão de documentos, ou com sistemas antigos, que acabam permitindo que versões antigas dos documentos continuem espalhadas pela empresa.
Se você não tem um sistema adequado para documentos, experimente o DOC.
E por último, mas não menos importante, jamais copie os procedimentos de outras empresas, porque eles simplesmente podem não se aplicar à sua realidade!
Inspirar-se na estrutura de outros procedimentos é válido, mas é essencial observar as particularidades dos processos da sua própria empresa!
O estabelecimento de um bom Procedimento Operacional Padrão pode ser a diferença entre obter resultados medíocres ou resultados excelentes.
Um procedimento bem escrito e detalhado garante a segurança e a qualidade dos processos, ajudando a empresa a lidar melhor com qualquer tipo de imprevistos e mudanças.
Conclusão
Agora que você já sabe como escrever um POP, pode aprender algumas dicas para manter controlados esses documentos.
Fizemos um artigo que mostra as 4 formas mais comuns de controlar documentos da qualidade. A leitura vale à pena: Como controlar documentos da qualidade.
Se você busca ferramentas que irão auxiliar no processo de gestão, experimente grátis nosso sistema de gestão de qualidade!
56 Comentários. Deixe novo
Boa tarde!
Numa Unidade Básica de Saúde Municipal, quem deve confeccionar o POP?
Lusinete, acredito que você tem condições de criar!
Mas ainda assim se quiser uma orientação rápida (nao sei se aplicará ao seu negócio), tenha as seguintes informações no seu POP: • Nome do procedimento
• Local da aplicação
• Reponsabilidade (cargos)
• Responsabilidade elaboração e revisão do POP
• Materiais, ferramentas envolvidas
• Documentações de referências
• Siglas???
• Passo a passo das atividades, com responsáveis descritos em cada etapa
• Fluxograma
• Revisões
• Stakeholders
• Exceções da regra
Alguns itens ai talvez você não utilizará, mas ajuda já ter a base do seu procedimento.
Abraços
David Macedo – Ciclo PDCA
Boa Noite!!! Gostei muito das dicas, sou podóloga e trabalho sozinha no meu gabinete, então a Vigilância Sanitária pediu o pop para podologia, existe algum modelo para referencia, estou bem confusa, não encontrei nada, nem no Senac… gostaria de ver um para desenvolver o meu… tem como me auxiliar? agradeço desde já…
Boa tarde, estão de parabéns com o blog.
Tenho apenas uma dúvida, a cada quanto tempo eu devo atualizar o POP?
Oi, Amanda. Obrigado pelo elogio!
Assim que você fizer o promeiro POP, comece a rodar o PDCA até conseguir uma melhoria. Ao encontrar essa melhoria (o que pode levar um tempo indeterminado) atualize o POP e inicie o PDCA novamente.
A dica é não se basear no tempo para atualizar o documento, mas estar continuamente buscando formas de melhorá-lo.
Bom dia, trabalho em uma empresa onde possuímos pop para todos os processos, gostaríamos de mudar o layout do nosso pop, mas estamos com uma duvida no documento atual no rodapé temos os campos elaborado, revisado e aprovado em todas as páginas, seria possível alterar esse rodapé e deixar essas informações somente na primeira e ultima página?
Obrigada
Ola Boa tarde, para impressão de pops relacionado com produtos químicos seria obrigatório o uso de tarja vermelha, agradeço a colaboração.
tecnica de enfermagem pode executar o pop ja que ela é responsavel pelo setor
Muito legal mesmo!
Também aprendi bastante sobre os benefícios e como implantar um POP nesse texto http://mfconsultoria.org/procedimento-operacional-padrao/
Bom dia!
Trabalho em uma empresa pequena e que não possui o POP. Gostaria de implementa-lo.
Temos um problema que seria falta de pessoa especifica para fazer o POP.
Gostaria de ver um POP de alguma empresa para eu tentar seguir como referencia e tentar fazer um para a que trabalho.
Alguém poderia me ajudar?
Bom dia.
existe alguma norma padrão que determina o tempo em que os POP devem ser revisado????
por favor aguardo sua resposta.
Não há essa especificação na ISO 9001. O PDCA, base da norma, orienta que, ao final de cada ciclo (planejar, fazer, checar, agir), deve-se analisar se cabe revisão de algum procedimento com base no que foi aprendido no ciclo.
Muito obrigada pelas elucidações. Fiz um POP para minha empresa porque estou esperando a vistoria da Anvisa que por sinal é muito severa. Me ajudou muito.
Bom dia! Gostei muito do material que aqui encontrei. Li todas as perguntas e respostas e agradeço por tudo. Vou começar a trabalhar no meu POP. Sou grato pelo aprendizado e pela disposição de vocês nos ajudarem.
O POP é o procedimento a ser feito em alguma atividade. Ele não tem data para atualização. Procure melhorar sempre seu processo e se alguma melhoria se mostrar eficaz, insira ela no POP.
existe um profissional que faz o POP!? qual o valor aproximado
Quem pode elaborar, verificar e aprovar o POP? tem que ser um PH da atividade relacionada ao Procedimento operacional?
Olá, Cláudio.
Obrigada pela participação.
Em relação ao seu questionamento, não existe “fórmula” correta. Como dissemos no artigo, o interessante é montar um grupo de trabalho responsável pela elaboração. O importante é que o executor/responsável do processo faça parte desta atividade, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características, deficiências e particularidades.
Espero ter ajudado e continue nos acompanhando!
Olá Sra. Evelize!
Eu entendi que o grupo de trabalho deve auxiliar na elaboração, mas a responsabilidade da elaboração desse documento seria do setor de RH ou de Qualidade? Outra coisa, acho indispensável para setores industriais, mas no caso de comercio e administrativo, cujos os processos são todos versáteis, não poderia engessá-los?
Olá. Mirella.
Agradecemos sua participação.
Em relação ao seu questionamento, quem executa o processo deve fazer a elaboração do POP, já que conhece todas as características e peculiaridades. Não acredito em “engessamento” dos processos, até porque o POP tem como características ser simples e objetivo com intuito de padronizar, você pode inserir as seguintes informações: Nome, Objetivo, Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis, etc. Você só irá padronizar depois de experimentar se o procedimento realmente deu certo, se os problemas foram solucionados, etc, isso só irá auxiliá-la.
Continue nos acompanhando!
Olá
Estou com muitas dúvidas a respeito do POP, nunca fiz nenhum e meu chefe do gabinete pediu para ser implantado no dia a dia, por onde começar?
obrigada
Olá, Bárbara.
Acabamos de lançar uma série de e-books sobre diversos assuntos da área, e um deles é o POP.
Cadastre-se no endereço goo.gl/ziVVEs e receba o material. Com certeza irá lhe ajudar.
Continue nos acompanhando!
Bao noite Evelize
Trabalho em uma multinacional nova no Brasil. Somos do departamento de logística e necessitamos fazer im POP para alguns processos (por que ainda não temos tal documento). O correto é nosso departamento fazer todo o documento? Redigir, juntar informações e etc? Ou o correto é o departamento da Garantia da Qualidade redigir e juntar as informações, e nós da logística dar suporte com as informações?
Olá, Andrey.
Obrigada pela participação.
Em relação ao seu questionamento, não existe “fórmula” correta. Como dissemos no artigo, o interessante é montar um grupo de trabalho responsável pela elaboração. O importante é que o executor/responsável do processo faça parte desta atividade, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características, deficiências e particularidades.
Estamos lançando uma série de e-books com diversos temas da área. Cadastre-se para receber as novidades.
Espero ter ajudado e continue nos acompanhando!
Olá!
Fui cobrada por não posuir POP de um processo que ainda está em implantação e ainda não validado, portanto existem muitas dúvidas a serem sanadas e nem mesmo a alta gerência consegue respondê-las.
A cobrança por escrever POPs de atividades ainda em construção é constante e faz com que os POPs sejam apenas burocráticos.
Gostaria de receber sugestões sobre o assunto.
Olá, Adriana.
Em relação ao seu questionamento:
A padronização está na última etapa do ciclo PDCA (https://www.youtube.com/watch?v=0FnwrqybIx0). Antes de padronizar, você precisa experimentar o procedimento, para saber se ele realmente traz melhoria. Mesmo esta experimentação precisa ser registrada, e existem formas diferentes de registrar/documentar essas experimentações. O mínimo necessário é:
1) Uma entrada, ou seja, o problema a ser resolvido ou melhoria a ser conquistada (pode ser uma ata de reunião) e um plano (pode ser o 5W2H);
2) Um acompanhamento dessas atividades, anotando o que deu certo ou não (uma ToDo List ou o TOOLS);
3) No fim do plano, uma análise para saber se ele atingiu o objetivo (gráficos e ata de reunião);
4) Se deu certo, tornar essas atividades em um padrão (POP).
Espero ter ajudado. Não deixe de acompanhar nossas novidades!
Boa tarde.
Em uma revisão, uma colaboradora realizou anotações a lápis em um procedimento, referente o que deveria ser ajustado.
Por se tratar de anotações para futuro ajuste, sem rasurar ou impedir a leitura da impressão original não há implicações maiores ou esta atitude prejudica a “legalidade” do procedimento impresso até a sua revisão, fora a questão estética?
Bom Dia, Itacir.
Em resposta ao seu questionamento, a norma exige que o documento e o processo de revisão sejam claros. Por isso, pense se:
1) Essas anotações à lápis não vão mesmo prejudicar a leitura?
2) Esta é a forma adotada pela empresa para revisar todos os documentos? Precisa ter uma forma de revisar padronizada. Não dá pra um escrever à lápis, outro mandar por e-mail e outro falar por telefone.
Continue nos acompanhando!
boa tarde sou supervisor comercial de rede de drogaria gostaria se possivel me enviarem um modelo de pop para eu fazer um aqui na empresa
Olá, Roberto.
Em relação ao seu questionamento, não existe um “modelo” de POP, em sua empresa mesmo você possivelmente terá vários. O ideal é não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos serem adequados ao tipo de processo. Quem executa o processo deve fazer parte da elaboração do POP, já que conhece todas as características e peculiaridades.
Ele deve ter linguagem simples e objetiva, para que todos tenham acesso e funcione como um guia.
Você pode inserir as seguintes informações: Nome, Objetivo, Documentos de referências (manuais), Local de aplicação, Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis, Fluxograma, Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável, Forma que será gerado (eletrônico, papel), Gestor, Responsável, etc.
Espero ter lhe ajudado.
Continue nos acompanhando!
Bom dia Qualyteam,
Gostaria de tirar uma dúvida com relação a forma de escrever gramaticalmente um POP. Li em outros sites e blogs da qualidade a informação que é melhor utilizar os seguintes tipos de escrita:
-Voz passiva com auxiliar e infinitivo
Ex:Deve-se analisar os fatos.
-Futuro do Indicativo
Ex:Deverá ser realizado tal procedimento.
Dessa forma, esta sugestão procede?
Muito Obrigada.
Olá Jeniffer,
Bom Dia,
Em resposta ao seu questionamento, o POP deve ser o mais claro e objetivo possível, para que possa ser compreendido por todos da empresa. Trabalhe com textos curtos e utilize fluxogramas, gráficos ou ilustrações. Peça sempre auxílio de sua equipe para revisar o documento. De maneira geral, não use “você”, pois já fica implícito no texto. Fale sobre as atividades na voz ativa e comece as frases com imperativos (Ex:Remova a poeira do eixo de ar antes do uso).O modo imperativo é usado na gramática para dar comandos, ordens, conselho. Tem por objetivo induzir o indivíduo a uma ação.
E não esqueça de sempre checar a clareza do texto.
Espero ter lhe ajudado!
Estamos sempre a disposição e continue nos acompanhando.
Abraços.
Gostei muito do blog, tem artigos bem esclarecedores!
No entanto tenho dúvida com relação a ter cópia física dos documentos, pop’s e formulários. Na empresa todos utilizam computador e tem acesso ao servidor onde estão os documentos. É realmente necessário manter impressos ou posso descartar essa prática?
Obrigada!
Bom dia, Renata. Não é necessário imprimir nenhum documento. O necessário é que eles estejam acessíveis, seja na forma impressa ou digital
Excelente material, parabéns!!!
Outra justificativa para se utilizar o Procedimento Operacional Padrão além da questão de ausência inesperada de um funcionário é a aplicação da ferramenta nas empresas que trabalham com vários funcionários que desenvolvem a mesma tarefa em turnos diferentes de trabalho para execução de uma mesma tarefa.
Não temos o POP em nossa empresa, mas achei interessante implementá-lo em nosso departamento.
Muito boa as dicas, muito bom pois na empresa em que trabalho o POP é muito utilizado.
Olá, parabéns pelo conteúdo!
Sempre tive dúvida se o POP é um documento que descreve uma tarefa rotineira (no estabelecimento) ou é algo que deve ser desenvolvido pelo profissional e cumprido pelos colaboradores….
Obrigada!
Orlando Júnior,
Boa tarde,
Me chamo Hilda, moro em São Lourenço, Sul de Minas Gerais.
Estamos prestes a inaugurar uma Instituição Asilar em nossa cidade, para tanto, gostaríamos de sua valiosa ajuda, em nos fornecer um modelo padrão, acessível, para que possamos montar o nosso POP.Pelas respostas acima, vejo que você é muito entendido do assunto.
Aguardo resposta pelo email : brancasl@yahoo.com.br
Obrigada
Luciano pode verificar quem fez o pop para sua empresa e me passar contato. Obrigada
Depois de criado o layout criado e implantado, pode mudar o layout nas revisões.?
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