Qualquer iniciativa para atingir um resultado, seja na qualidade ou em outro setor, requer um plano de ação. Trata-se do P do ciclo PDCA. Antes de fazer algo, precisamos planejar.
Parece simples, mas quem nunca esteve em uma empresa que planeja menos do que deveria, agindo de maneira pouco ordenada? Sem cultura de planejamento, as ideias são jogadas ao vento e ninguém consegue pegá-las?
Portanto, cabe a pergunta: como fazer um plano de ação?
É o que você encontra neste artigo. Vamos trazer uma passo a passo, boas práticas e, por fim, as principais ferramentas.
5 passos para fazer um plano de ação
De uma maneira bem estandardizada podemos identificar 5 passos que vão estar na construção de um plano de ação, independentemente da ferramenta que você escolha.
Vamos assumir que você já tem um business case aprovado e está realmente na fase de formalizar o plano.
1. Identifique o escopo do plano de ação
O que você vai fazer? Um plano de ação precisa ser circunscrito, em outras palavras, deve ter um objetivo claro. Na qualidade, por exemplo, teremos planos de ação para:
- Implantar o SGQ ou algum processo específico da qualidade
- Tratar não conformidades e ocorrências
- Implementar oportunidades de melhorias
- Realizar mudanças
- Mitigar ou eliminar riscos etc.
Garanta um bom nível de clareza e de detalhe no resultado que se espera do plano de ação, já que você pode ter diferentes níveis de esforço e investimento envolvidos de acordo com ele.
2. Identifique as tarefas e recursos
Em um brainstorm, geralmente envolvendo as pessoas que atuarão com você na execução, você precisará listar as tarefas, ou seja, o que será feito para chegar ao resultado esperado.
Aproveite para levantar os recursos necessários para executar as tarefas listadas.
Nem tudo será visto antecipadamente, mas a ideia nesta fase é tentar chegar à completude.
3. Ordene as tarefas de acordo com prazos
Nesta fase, você vai estruturar o projeto de maneira evolutiva e organizada.
O que deverá ser realizado primeiro? Essas tarefas também podem ser agrupadas? Se sim, como? Até quando deverão ser realizadas?
Aqui, você poderá identificar novas tarefas, então mantenha sua mente aberta.
4. Atribua as tarefas aos responsáveis
Estruturado o projeto, identifique quem fará o quê.
5. Execute e monitore o progresso
Na execução, o plano de ação não pode ser abandonado. Nem quando ele se mostra inadequado. Garanta o acompanhamento do seu progresso em direção ao objetivo almejado, bem como modificações necessárias para seu planejamento ser válido.
Com regularidade, faça reuniões para revisão de entregas e discussão do plano de ação.
Boas práticas na construção de planos de ação
- Garanta a relevância em termos de negócio: Seu plano de ação tenha estar amparado em uma justificativa sólida e acordada. Precisa haver um retorno esperado identificado para investir tempo, esforço e dinheiro em projetos.
- Garanta um escopo bem delimitado: a definição do escopo de um plano de ação é fundamental. Apesar de não ser escrito em pedra, ele não pode ficar sendo modificado constantemente, sob pena de comprometer outras etapas do plano. Tampouco pode ser grande demais, a ponto de tornar o projeto longo demais no tempo. Uma boa práticas é começar pequeno, ver bons resultados em pouco tempo e ampliar.
- Envolva desde o começo a equipe que vai executar o plano: a gestão comanda e articula o desenho do plano, mas ela não pode fazê-lo sozinha, sob pena de empobrecer o planejamento.
- Estabeleça os padrões de aceitação dos resultados alcançados, bem como eles serão medidos e atendidos: o que é um projeto bem-sucedido? Você deve definir isso, para não ter surpresas depois.
- Gerencie riscos: identifique, avalie e trate os riscos que podem afetar a execução do plano de ação.
- Planejamento de mudanças: nenhum plano passa totalmente ileso pelo seu contato com a realidade. Portanto, tenha flexibilidade e espaço para fazer mudanças e ajustes de rota necessários para manter a pertinência do plano, assim como para absorver impactos de mudanças não previstas.
- Aprenda com a experiência: após executar plano de ação, avalie criticamente o alinhamento do planejado com o executado. Tire as lições necessárias para o próximo projeto.
5 ferramentas para construir e monitorar planos de ação
Há várias ferramentas para construir e gerenciar planos de ação. A escolha de cada uma delas ou de uma mistura de mais de uma delas depende mais da característica do projeto do que da preferência dos envolvidos.
Veja abaixo 5 ferramentas que figuram entre as mais usadas:
1. 5W2H
O 5W2H é a ferramenta mais conhecida para a construção de planos de ação. Nela, você estrutura as iniciativas em torno da resposta a estas sete perguntas:
- What (o que?): ação que vai ser executada.
- Why (por quê?): motivos pelos quais a ação precisa ser executada.
- Where (onde?): locais em que a ação será feita.
- When (quando?): momento em que a ação será executada.
- Who (quem?): responsáveis pela execução da ação.
- How (como?): método usado na execução da ação.
- How much (quanto?): custo do projeto.
O 5W2H você encontra dentro do software Qualyteam, usado para a gestão de planos de ação corretiva. Para saber mais, conheça essa e outras funcionalidades da solução.
2. PRINCE2 – Projects in Controlled Environments 2
O PRINCE2 é uma metodologia para gestão de projetos baseada em uma abordagem de processos. Ele pode ser organizado nestas 5 etapas:
- Direcionamento: etapa estratégica.
- Pré-projeto: etapa de planejamento.
- Início do projeto: execução.
- Gestão das entregas: acompanhamento da evolução.
- Encerramento: finalização.
3. Método kanban
Método Kanban é uma adaptação de David Anderson do kanban original do Sistema de Produção da Toyota para ser aplicado ao ambiente de monitoramento e melhoria de processos.
Em sua versão básica, o método Kanban organiza cada tarefa de um plano de ação em um cartão que vai transitando por colunas que representam o estágio de execução de uma tarefa. Temos:
- Backlog: pilha de cartões de tarefas, organizada de acordo com a prioridade de execução, responsáveis e prazos.
- To do: lista de afazeres que será executada dentro de um período definido.
- Doing: lista de cartões em execução.
- Done: lista de cartões entregues.
4. Scrum
O scrum é um outro desdobramento do kanban.
Da mesma maneira, ele parte do backlog geral, mas o subdivide nos chamados sprints backlogs (lista de tarefas a serem realizadas dentro de um período de tempo).
Cada sprint backlog é construído em uma reunião de planejamento. Depois isso, inicia a execução, que segue o fluxo de um kanban.
Todos os dias são realizadas reuniões de acompanhamento, as chamadas dailies.
Ao final, é feita a sprint review (revisão das entregas realizadas na sprint) e a sprint retrospective (análise crítica do trabalho realizado na sprint), depois da qual é realizada uma nova reunião de planejamento para construção de um spint backlog.
5. Metodologia waterfall ou cascata
A waterfall é uma metodologia para gestão de planos de ação com evolução linear, em que uma etapa vai ser realizada depois da outra até o final. Ela segue os seguintes estágios:
- Requisitos: escopo do projeto e resultados que devem ser alcançados.
- Design: desenho de projeto.
- Implementação: execução.
- Verificação: testagem da solução.
- Manutenção: sustentação.
Refine seus planos de ação
Muitas atividades da qualidade correm em paralelo ou dentro dos processos produtivos, que por sua característica são cíclicos e contínuos. Mas planos de ação nem sempre são assim. Pense uma ação corretiva, por exemplo. Ela tem começo, meio e fim.
Para isso, é fundamental contar com recursos para estruturar com precisão planos de ação.
E por aí, como é? Você utiliza alguma dessas ferramentas deste artigo? Deixe seu comentário!
