Planejamento Estratégico: entenda como aplicar na qualidade!

Sua organização já está pensando na estratégia para 2022? Veja como os objetivos da qualidade devem estar alinhados ao planejamento estratégico da qualidade e o que é preciso para ser mais efetivo no alcance das metas.

Os últimos dois anos foram desafiadores para organizações em quase todos os segmentos. Com uma pandemia que nos pegou de surpresa em 2020 fez com que empresas precisassem se reinventar a toque de caixa para continuar ativas no mercado.

Falar de planejamento estratégico na qualidade para pensar nos próximos passos para 2022 é item obrigatório para quem visa crescimento sustentável. É a partir de agora que as empresas começam a avaliar o que passou.

Vale lembrar que falar de planejar deve ser muito mais do que um documento cheio de páginas ou apenas uma ação para conquistar um selo de qualidade.

Os gestores precisam ter ciência onde querem chegar e envolver todas as áreas nesse desafio, avaliando oportunidades e melhorias que trarão vantagem competitiva para o negócio.

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A alta direção no planejamento estratégico da qualidade

A alta direção tem um participação fundamental não apenas no planejamento estratégico, mas em fazer com que toda a equipe abrace os objetivos da empresa e faça a sua parte em alcançá-la.

Análises dos resultados devem ser feitas não para achar o culpado, mas para entender os motivos do não atendimento a determinados indicadores.

A liderança deve dar todo o suporte e criar um ambiente propício para uma discussão saudável visando a implementação de novas ações.

A má condução e postura nesse processo gera um ambiente negativo na organização. Isso faz com que a equipe se sinta pouco motivada a contribuir. Quando, na verdade, é o momento de entender os motivos e determinar novos caminhos.

Indicadores de desempenho: como usar na gestão da sua empresa

Então, por onde começar?

Não é novidade que quando realizamos o planejamento estratégico, a organização precisa ter suas metas e objetivos definidos, assim como indicadores de qualidade apropriados para mensurá-los.

Há necessidade de fazer uma análise do que cerca a sua empresa para entender em qual o contexto em que ela está inserida. Alguns pontos são cruciais para esta análise entre eles:

• Análise de mercado. É o momento de considerar a economia do país principalmente por conta das mudanças ocasionadas no cenário econômico em virtude da pandemia. Outros aspectos que podem ser considerados estão alinhados às questões legais (um exemplo é a Lei Geral de Proteção de Dados que entrou em vigor), ambiente tecnológico, entre outros.
• Papel dos concorrentes no mercado. Como os concorrentes tem se posicionado para alcançar vantagem competitiva?
• Reclamações de clientes. O produto não atendeu alguma especificidades, os prazos foram realmente atendidos? Houve aumento ou perdas de clientes no período neste ano?

Ferramentas como Análise SWOT, PFMEA, análise de resultados ou análise da concorrência podem ser uma boa opção para orientar a empresa.

Também é o momento de analisar de internamente se a missão da empresa está apropriada e se a visão continua a mesma. Questões envolvendo clima organizacional e qual o efeito desses fatores no alcance dos objetivos também devem ser monitorados.

O requisito 4.1 da ISO 9001:2015 – Entendendo a organização e seu contexto reforça este conceito ao afirmar:

“[…] a organização deve determinar as questões externas e internas que sejam pertinentes para o seu propósito e seu direcionamento estratégico e que afetem a capacidade de alcançar os resultados pretendidos.”

Se sua empresa visa uma certificação, em caso de auditoria, é importante evidenciar o monitoramento e a análise crítica sobre as questões externas e internas por meio de atas de reuniões gerenciais, por exemplo, ou registros provenientes do planejamento estratégico.

Munido de todas as informações você começa a construir um plano de ação para chegar aos objetivos definidos inicialmente. Ferramentas como 5w2h auxiliarão você a responder questões-chave para implementar cada etapa do plano.

E por fim, é preciso monitorar cada passo para avaliar o quanto o que foi proposto está sendo eficaz, riscos, oportunidades e ações de melhoria. Ferramentas como o PDCA facilitam a tomada de decisão do gestor e o alcance de metas, integrando etapas e melhorando processos.

Qualidade deve estar alinhada com planejamento estratégico

Quem avalia a área de Qualidade como um custo para a empresa não está atento à importância de alinhar objetivos da qualidade com o planejamento estratégico.

Identificação de não conformidades e melhorias.

A Gestão da Qualidade mostra como eliminar um problema que está aumentando os custos da organização.

É por meio dela que você consegue realizar a análise da causa raiz, avaliando profundamente os motivos que estão levando ao problema. E quanto antes isso for feito, mais barato fica para a organização.

Atendimento das partes interessadas.

Por meio de critérios pré-estabelecidos, é possível monitorar e avaliar qual a situação da empresa em relação aos stakeholders, e aqui vamos além dos clientes, pois também incluímos colaboradores, acionistas, fornecedores, etc.

Pesquisa de satisfação do cliente, projetos para melhoria de clima interno podem ser bons exemplos que balizem a análise crítica da empresa no momento do planejamento.

Monitoramento

Como você vai manter o controle do que está acontecendo sem monitorar as ações? É a partir da avaliação constante dos indicadores que será possível entender se o que foi traçado no planejamento estratégico está sendo cumprido e quais ações são essenciais para reverter o quadro.

Simplifique o acompanhamento das ações planejadas

Como falamos anteriormente, para saber se estamos no caminho certo são necessárias ferramentas onde você possa visualizar por meio de indicadores se os objetivos estão sendo atingidos e também dar velocidade na tomada de decisões.

Softwares permitem não somente a centralização das informações, mas outras facilidades que facilitarão acompanhar o planejamento estratégico da sua empresa como, por exemplo:

Monitoramento de indicadores

Com todos os indicadores centralizados em um só local você consegue analisar de forma precisa a evolução dos números da sua empresa, resultados acumulados e também uma comparação com resultados anteriores.

Isso permite que gestores possam tomar decisões de forma rápida baseada em dados ou até dar um novo direcionamento para as ações do planejamento estratégico da empresa.

Supervisão do plano de ação.

Soluções automatizadas permitem a construção de planos de ação, oportunidades de melhorias permitindo que você acompanhe todas as etapas da execução, quem são os envolvidos no processo, inserção de evidências e análise de eficácia do plano de ação.

Acompanhamento de tarefas.

Fazer um gerenciamento de rotinas estratégicas sem que as atividades caiam no esquecimento, exige do gestor muita organização para conduzir a equipe e mensurar o resultado.

Você pode elencar as principais tarefas e responsáveis para cumprir as tarefas no prazo estabelecido.

Comunicação rápida com notificações automáticas.

Você tem uma comunicação mais organizada com a sua equipe. Todos os envolvidos no processo são notificados automaticamente acerca de prazos para alterações e revisões.

Isso evita que a comunicação esteja dispersa em diversos meios como emails e outros canais internos, facilitando desencontro de informação.

Os 10 passos do planejamento estratégico [Infográfico]