Kaizen: como usar a ferramenta de melhoria contínua do Lean?

Melhoria contínua, de acordo com a ISO, é um dos 7 princípios da gestão da qualidade e, portanto, tem papel fundamental em todo o sistema. As melhores empresas do mundo estão bem conscientes de que devem melhorar constantemente. Ao fazer isso, elas seguem não apenas a ISO, mas o mindset e a ferramenta kaizen.

Mas o kaizen não nasce na qualidade, e sim dentro do Lean Manufacturing. É perceptível que o Lean é uma das maiores inspirações da ISO, apropriando-se de suas ferramentas, metodologias e modo de trabalhar. E não era para menos, o pensamento enxuto inspira várias outras áreas para além de sua origem, dentro da manufatura.

Daí a importância, para quem é da área da qualidade, de conhecer esse pensamento, bem como suas ferramentas. 

Neste artigo, vamos falar do kaizen aplicado à qualidade. Sua definição e origem, uso e implementação, assim como boas práticas.

O que é kaizen?

Na tradução, kaizen é mudança (kai) para melhor (zen). Ele é tanto uma metodologia quanto um mindset. 

Como metodologia, é um instrumento que proporciona um passo a passo e um conjunto de ferramentas que ajudam a promover concretamente a melhoria contínua de processos. Empresas fazem um kaizen quando seguem os passos recomendados.

Mais profundamente, como pensamento ou mindset, o kaizen é um princípio de atuação que encoraja todos a constantemente buscar oportunidades e a iniciar mudanças, independente do nível organizacional. Empresas que se guiam por esse modo de pensar buscam ativamente a melhoria contínua.

O pensamento básico do kaizen é que nunca existe processo tão bom que não precise ser melhorado. Pode-se fazer um kaizen quando se encontra um problema ou quando existe a oportunidade de melhoria.

Características do kaizen

• Crítica o status quo: o kaizen questiona o status quo consolidado e o coloca a prova;
• Baixo custo: não exige grandes investimentos ou gastos para ser feito; 
• Ciclicidade: vários kaizen podem ser feitos ao mesmo tempo ou em sequência;
• Simplicidade: caracterizado por mudanças pontuais que, no acumulado, produzem efeitos globais;
• Processo evolutivo e incremental: metodologia de desenvolvimento gradual;
• Aprendizado pela ação: é uma prática, não uma teoria. Quanto mais fizer, melhor será;  
• Continuidade: busca a melhoria sem desculpas, sem parar;
• Fonte de satisfação para os envolvidos: pode ser desafiador, mas não tem que ser custoso para a equipe, e sim uma fonte de satisfação.

A origem do kaizen

Na base do kaizen está o pensamento de Deming. A ideia é que a qualidade não está apenas no produto, e sim no sistema como um todo. Um processo melhor produz um produto melhor, com o menor preço. 

Mas, com isso, o olhar sai do produto em si e vai para a gestão. Então, você precisa identificar e compreender a causa da variação do fluxo e da informação ao longo do tempo.

A comprovação dessa ideia foi realizada e refinada no Japão, dentro de empresas como a Toyota, durante a reconstrução pós-guerra, cuja velocidade foi em uma escala sem precedentes apesar da escassez de recursos. 

Mas os resultados disso só vieram ao mundo em 1986, no livro Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success, de Massaki Imai, um consultor japonês.

Kaizen vs. kaikaku

Kaizen e kaikaku têm o mesmo mindset de base, mas são metodologias diferentes, ainda que se complementem. A grande divergência é em relação à profundidade da mudança.

Por vezes, o processo precisa de reformas radicais e profundas. E então vamos nos referir a elas como kaikaku, ou seja, mudança (kai) radical (kaku).

Veja todos detalhes sobre a diferença entre kaizen e kaikaku.

Como identificar oportunidades de mudança para melhor

Há algumas maneiras de identificar oportunidades de aplicar kaizens. Em muitos casos, elas saltam aos olhos. Mas nem sempre. Confira algumas ações:

• Faça genchi gembutsu: como diz a expressão, vá e veja por si mesmo, pois a observação é uma grande fonte de insights.
• Faça um value stream mapping (VSM): planifique o fluxo de valor de seu processo a fim de identificar oportunidades. Para isso você pode utilizar várias ferramentas, como SIPOC, diagrama de tartaruga ou fluxograma. 
• Organize um evento de brainstorm: reúna a equipe a fim de levantar ideias de como melhorar o processo ou a empresa
• Monitore indicadores de desempenho: oscilações em seus indicadores, como cycle time e takt time, serão fontes primordiais para o trabalho de melhoria.

Passo a passo para fazer um kaizen

Há várias maneiras de estruturar um kaizen, de acordo com a jornada da sua empresa. Será praticando que você vai chegar a essas estruturas. Aos poucos, a prática vai evoluir dentro da organização, seguindo as mudanças em seu ambiente de negócio, o que vai gerar variações nas implementações.

Ainda assim, ter um guia à mão pode ser útil para começar. Veja como pode ser a estrutura de um kaizen:

• Defina o resultado objetivo almejado 
• Identifique as causas raiz de não alcançá-lo
• Identifique a solução
• Faça o plano de ação
• Implemente
• Teste as melhorias e mensure os resultados
• Reflita, comunique e, se preciso, estandardize
• Comece de novo.

Ferramentas para aplicar em um kaizen

O kaizen pode ter um framework pensado só para ele ou ser a junção de várias ferramentas, como:

• Análise e avaliação do contexto: gemba kaizen, observação, relatórios, MASP etc.
• Identificação da causa raiz: 5 porquês, diagrama de Ishikawa etc.
• Plano de ação: 5W2H, 3W, PDCA etc.

Quando fazer um kaizen?

Existem dois tipos de melhoria dentro do método kaizen: eventual e sistemática.

Eventual

Nesse caso, o kaizen é implementado quando algum problema ou erro acontece ou quando um objetivo de curto prazo precisa ser atingido, sendo uma ação imediata a fim de corrigi-lo ou alcançá-lo rapidamente.

Esse tipo é rápido e com um planejamento muito objetivo, ainda que, no acumulado, essas pequenas ações contribuam para o benefício global da organização.

Sistemático

Nessa versão, o kaizen é um ação constante que envolve um planejamento estrategicamente alinhado ao tratamento de problemas complexos e sistêmicos, dentro de um período de tempo. 

Eles exigem uma dedicação maior, além do foco contínuo da equipe ou do responsável designado.

Como prática incorporada, ele sempre será monitorado.

Kaizen: cada 1% de melhoria vale a pena

Seguir a metodologia kaizen é fácil, difundir o mindset não é. Mas, normalmente, as empresas partem de um comportamento pouco natural, aplicando o método, para então, aos poucos, ele se tornar uma atitude natural. Pois é com o tempo, e com cada experiência executada, que a cultura da melhoria vai se instaurando.

Por isso, cada 1% melhorado precisa ser valorizado. Você está fazendo kaizen na sua empresa?