Gemba walk tem um conceito simples. Do japonês, significa “caminhe pelo lugar onde as coisas acontecem”. É ir ao chão de fábrica para ver o andamento das atividades.
Praticantes veteranos, bem como grandes conhecedores do negócio pelo qual caminham, não precisam de um facilitador ao seu lado, tampouco de um procedimento que oriente seu percurso ou o que deve ser questionado. Eles já sabem o que deve ser feito e, principalmente, verificar se isso está sendo feito.
Mas ninguém parte do cenário perfeito. E então você precisa iniciar de algum lugar. Aqui está ele.
Neste artigo, você encontra orientações para estruturar, executar e relatar com efetividade um gemba walk.
Qual o propósito de um gemba walk?
Quando uma empresa pretende começar a fazer gemba walk, ela deve ter razões para isso. Essa pergunta costuma ser formulada da seguinte forma: qual é nosso propósito? Por que queremos gemba walk?
Você pode ter várias razões para isso. Normalmente, elas vão se organizar em torno desses motivos:
- Desenvolvimento de líderes: líderes precisam respirar o gemba, o local onde as coisas acontecem, e não apenas o ambiente de seus escritórios.
- Desenvolvimento da equipe: a proximidade da liderança não deve intimidar a equipe, mas ser fonte de oportunidades.
- Gerenciamento de processos: para gerenciar efetivamente as atividades no chão de fábrica, líderes precisa conhecê-las além do procedimento documentado, isto é, vendo como o modo como elas estão acontecendo.
O que verificar em um gemba walk?
Praticantes do gemba walk defendem que não existe um template de gemba walk tão genérico que funcione para todas as empresas e todos os casos.
O plano depende do que a liderança está buscando confirmar no momento, com base no estado atual de maturidade de cada organização, área ou processo.
Portanto, a organização não pode – nem deve, na verdade – almejar um template estandardizado de gemba walk se quiser realmente tornar essa prática efetiva. Não funciona, porque provavelmente ela vai deixar coisas para trás.
Cada líder deverá elaborar seu roteiro, por assim dizer.
A despeito desse aspecto criativo e situacional, há alguns padrões. O líder pode se atentar a aspectos como:
- Há projetos de melhoria contínua em andamento na área?
- As pessoas sabem descrever o que estão fazendo?
- Sabem por que fazem do jeito que fazem?
- Sabem a performance do seu processo?
- Sabem os objetivos que seus processos devem atingir?
- Sabem qual a sua relação com os objetivos buscados?
- Têm alguma dificuldade para executar seu trabalho?
- Como agem para lidar com obstáculos que podem afetar o seu trabalho?
- Que problemas costumam enfrentar na execução de suas atividades?
- Têm vivenciado incidentes?
- Os equipamentos estão em boas condições?
- Que tipo de treinamento receberam?
- Acreditam que sua atividade pode ser melhorada de alguma forma?
Independente de perguntas que surjam dentro do gemba, preveja já que quais as perguntas que vão ajudar a responder ao propósito da caminhada.
Quem deve fazer um gemba walk?
Não existe regra para isso. Mas lideranças em geral são candidatos ideias para executarem caminhadas. Líderes de melhoria contínua e de gestão da qualidade podem fazer gemba walks. Supervisores, coordenadores de departamento e diretores também podem fazer. Stakehokders idem.
Evidentemente, cada um terá um interesse distinto.
Esses profissionais podem ou não estar acompanhados de facilitadores. A chave é que haja a colaboração entre os diferentes níveis da gestão.
Quando fazer um gemba walk?
Não há uma regra.
Mas uma recomendação é que seja tão frequente quanto necessário. Não pode ser feito com muita distância a ponto de perder a continuidade das mudanças, mas também não tão frequentemente que não dê tempo de visualizar as modificações executadas – a não ser que o propósito seja verificar um desvio crônico, por exemplo.
A frequência do gemba walk também vai depender da posição de quem o executa.
Um supervisor de produção, por exemplo, pode executá-la diariamente. Já um diretor, uma vez por mês.
Muitos líderes justificam a falta de execução regular de gemba walks pelo excesso de trabalho.
Porém, o tempo que utilizam no gemba walk jamais é perdido. Ele representa o mesmo tempo ou até menos do que levariam para planejar mudanças da maneira tradicional.
Gemba walk template: passo a passo de um road map
1. Prepare a equipe
As equipes setoriais precisam entender o que é um gemba walk e por que serão observadas enquanto trabalham.
O objetivo é garantir a abertura ao processo e a honestidade nas respostas, mas também a naturalidade da equipe diante da liderança.
Mostre que o olhar da liderança atua para remover obstáculos e não para exercer controle.
2. Planeje o gemba walk e execute
Selecione as áreas e os processos que serão observados.
Prepare-se fazendo a análise de indicadores e documentação dos processos, entendendo o que precisa ser observado prioritariamente e planejando o seu roteiro.
O gemba walk deve ter uma finalidade expressa e mais profundidade na análise do processo-alvo. Não pode ser uma simples caminhada para se envolver com os funcionários.
Agende e comunique a todos os envolvidos. Você precisa garantir que estará no local quando as coisas estão acontecendo, não em momentos de outras atividades.
3. Documente
Tenha a mão ferramentas para apontar observações, porque do contrário você não recordará delas.
Com um celular, você pode gravar áudio, vídeo e fazer fotos. Não hesite em registrar.
4. Relate e aja
Depois de coletar os dados, você deve se debruçar sobre eles. Tabule as informações, faça uma análise e levante as oportunidades de melhoria. Dedique-se a isso.
Como líder, e as ações vão partir de você, a execução deverá ser mais fácil. Envolva gerência setorial e remova os obstáculos para que as iniciativas aconteçam.
5. Retorne ao gemba e aja
Como bom praticante do PDCA, você deverá retornar ao gemba. Faça uma verificação dos pontos observados da última vez e das mudanças implantadas.
Boas práticas de gemba walk
- Abrir a sua mente: não vá com respostas prontas nem suposições sobre o trabalho. Pergunte. Deixe as pessoas mostrarem. Ao longo da conversa, novas perguntas vão surgir.
- Não fazer comentários: não é durante a caminhada que você deverá emitir comentários. Complete o trajeto, analise seus registros e, depois, teça comentários.
- Não fazer reparos no trabalho: mesmo sendo líder e tendo total liberdade para fazer correções no ato, o gemba walk não é o momento apropriado para se dedicar a orientações. Isso só vai desfocar sua atenção. Registre o erro, complete o percurso e, em outro momento, retorne.
- Seguir a cadeia de valor: sua caminhada precisa ter a mesma lógica do processo.
- Focar nos processos, não nas pessoas: a prática não visa a avaliação da performance de um colaborador. Você não está testando as pessoas.
- Movimentar-se pelo gemba em diversos momentos do dia ou da semana: verifique mudanças em tempo real para ter uma visão completa do que acontece em um processo.
Comece a caminhar pelo chão de fábrica
Andar pelo gemba suscita questões por si só – por mais familiarizada que uma liderança esteja com aquele ambiente, por mais que tudo pareça estar sob controle e exatamente do mesmo jeito.
O gemba walk é, sobretudo, um exercício, uma prática. Quando mais você o executar, mais vai se aprimorar e mais informação útil para tirar oportunidades de melhoria vão surgir.
Aproveite as instruções deste artigo para iniciar agora mesmo a fazer.
