Kaizen e kaikaku: quais são as diferenças?

A melhoria contínua de processos leva a melhoria de resultados, sendo um pilar da estratégia competitiva de longo prazo das empresas. Mas como fazer para modificar processos para melhor? As metodologias kaizen e kaikaku são uma das formas de fazer isso. De origem na tradição japonesa, kaizen e kaikaku trazem conceitos distintos em magnitude, mas complementares para o funcionamento da empresa. Elas garantem um equilíbrio sadio, que se converte em aumento da produtividade e maior ganho de lucro. Neste artigo, você vai saber mais sobre o que kaizen e kaikaku significam e como eles podem beneficiar seu dia a dia no trabalho.

Kaizen: conceito, uso e riscos

O que é kaizen?

Em tradução livre do japonês, kaizen é “mudança (kai) para melhor (zen)” em processos, sendo um mindset e um instrumento de melhoria gradual, seja pela eliminação de desperdícios ou pelo aumento da eficiência. Ele envolve quatro etapas: 

1. Preparação: definição do objetivo, análise do contexto, identificação da causa raiz e plano de ação;
2. Implementação: execução do plano de ação;
3. Acompanhamento: monitoramento, verificação e correção;
4. Próximos passos.

O kaizen é um método para conduzir um processo a um nível de perfeição maior por meio de vários projetos pontuais e bem localizados, de maneira eventual ou sistemática. Dessa forma, não há uma mudança estrutural evidente logo após um kaizen, e sim uma melhoria. O kaizen envolve toda a equipe, todos os dias, onde quer que atuem, tendo por característica a continuidade cíclica tal qual a do PDCA. O Instituto Kaizen traz os 5 princípios da metodologia kaizen:

• Otimizar processos
• Ir ao gemba
• Basear-se em dados e fatos
• Trabalhar em equipe
• Fazer todos os dias, em todas as áreas.

Quando e como adotar a filosofia kaizen?

O método kaizen busca o aperfeiçoamento por meio de medidas pequenas que não abalem a estrutura de base de um processo.  Por isso, deve ser adotado em processos considerados maduros e estáveis, como uma forma de melhorar o que já está rodando. Na prática, isso pode ser a eliminação de um desperdício, uma maneira diferente de organizar o ambiente de trabalho etc. 

Quais são os riscos e as dificuldades do kaizen?

Como as mudanças proporcionadas pelo kaizen são pequenas, os resultados também têm significância mais suave – embora sejam sentidos. Há uma vantagem nisso, se um kaizen der errado e não proporcionar a melhoria esperada, seu impacto é pequeno e plenamente administrável. No entanto, justamente por isso, mudanças do tipo kaizen não serão suficientes quando o caso é reformar, revolucionar e transformar um processo da empresa isoladamente. Elas visam essencialmente a sustentabilidade e o refinamento. Para levar a resultados significativos, cada kaizen realizado leva a um resultado que deve se alinhar a um objetivo – ou Norte – maior. No somatório, todas as mudanças levarão o processo, e a organização como um todo, a um estado superior.

Kaikaku: conceito, uso e riscos

O que é kaikaku?

Kaikaku é a “mudança radical” e, portanto, a ideia oposta à do kaizen. No kaikaku, as mudanças são profundas e têm o objetivo de reformar as estruturas de um processo.  O kaikaku é ambicioso: obter um grande resultado em termos de melhoria em um curto intervalo de tempo, levando automaticamente ao objetivo. Na prática, essas mudanças podem ser a migração de um SGQ para um software, a entrada em um novo mercado, uma transformação no estilo de liderança etc. Pela sua magnitude, o kaikaku é uma iniciativa que parte, por via de regra, da Alta Direção para se espraiar para os outros níveis organizacionais. O kaikaku tem passos levemente diferentes dos do kaizen, envolvendo:

1. Preparação: definição do objetivo, análise do contexto e identificação da causa raiz;
2. Redesenho do processo:  reformulação do fluxo to be e plano de ação;
3. Implementação: execução do plano de ação; e
4. Monitoramento: verificação, análise e correção.

10 mandamentos do kaikaku

1. Elimine o conceito tradicional de processo.
2. Pense como o novo processo vai funcionar, não como ele não vai funcionar.
3. Não aceite desculpas.
4. Negue totalmente o status quo e esteja pronto para começar um novo.
5. Não busque a perfeição. Uma implementação de 50% é suficiente, uma vez que ela já o coloca acima do status quo.
6. Corrija os erros assim que encontrá-los.
7. Não coloque muito dinheiro em um kaikaku.
8. Veja os problemas como uma chance de usar a cabeça.
9. Use os 5 porquês.
10. A ideia de 10 pessoas vale mais que o conhecimento de uma.

Quando adotar a filosofia kaikaku?

O kaikaku surgiu no Japão em um momento de crise, refletindo a necessidade de mudanças drásticas para solucionar grandes problemas.  O kaikaku deve ser adotado quando o processo implementado não serve mais e precisa ser totalmente redesenhado.  Diferentemente de um kaizen, o kaikaku não tem como objetivo primário a busca da perfeição. Ele busca uma mudança e, mesmo que a melhoria seja parcialmente obtida, ela será muito melhor do que o estado atual. Por isso, o kaikaku pode ser a resposta adotada em momentos de crise, quando os processos não estão levando aos resultados buscados e a empresa precisa agir rápido. Nesses casos, a prioridade é alterar os métodos de produção de base para reconstruir todo o processo. Todos os recursos humanos e técnicos devem ser aplicados para que esse objetivo seja alcançado. 

Quais são os riscos e as dificuldades do kaikaku?

Como a mudança é grande, o risco de falha também é, sendo muitas vezes difícil tomar a decisão de que uma mudança do tipo kaikaku é a melhor solução. Porém, assumir um alto risco às vezes é a única alternativa que resta para a sobrevivência da organização. Ainda assim, nenhuma organização faz kaikaku por espontânea vontade e de maneira cíclica, mesmo quando ele se constitui como uma grande melhoria.

Qual a melhor metodologia a adotar?

Seguindo o padrão oriental de valorizar conceitos holísticos sobre conceitos dualistas, o grande segredo por trás do kaizen e do kaikaku é o equilíbrio.  Não é possível ter uma empresa de sucesso apostando apenas em mudanças que geram crescimento lento e demoram a gerar resultados, assim como não dá para mudar todo o processo de produção de uma só vez, repetidamente, e esperar que isso seja um sucesso. A tendência entre as empresas é adotar o kaizen como ferramenta de melhoria contínua no dia a dia, aumentando a segurança e moral entre os funcionários e entre os clientes, sem alterar a estrutura de funcionamento da produção.  Mas fazer kaizen não significa evitar o kaikaku, decisão comum dada a insegurança dele. O kaikaku deve ser oportunamente realizado quando os possíveis benefícios se sobreporem aos possíveis riscos de não fazê-lo.

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