A gestão de documentos vem ganhando cada vez mais importância, à medida em que os processos organizacionais têm requerido maior agilidade no acesso às informações. No entanto, para muitas empresas torna-se um desafio.
Como gestores tomam decisões com base em dados este processo não pode ser ignorado.
Por isso, elencamos no post de hoje 5 desafios para a implantação de uma gestão eficiente de documentos dentro de uma organização.
1. Selecionar um software profissional
Fazer gestão de documentos manualmente torna-se um risco para sua empresa quando há um grande fluxo de informações. Por isso automatizar este processo é um passo cada vez mais necessário.
Analise as necessidades do seu negócio, pesquise as opções de softwares mais compatíveis e solicite demonstrações e testes gratuitos aos fornecedores da solução.
É importante avaliar a simplicidade no uso da solução e as principais funcionalidades que facilitarão a vida da equipe. Entre elas estão notificações automáticas em caso de alterações ou vencimento de prazo de documentos, controles de acesso, segurança no armazenamento, entre outros.
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2. Compor uma equipe de gestão de documentos
Por mais que haja automatização de algumas atividades, as pessoas ainda são vitais para o registro adequado de documentos e informações. Para ter bons resultados é necessário contar com uma equipe composta por pessoas organizadas, detalhistas e comprometidas. Assim o time contribui para a padronização e melhoria contínua dos processos.
Em caso de gestão de documentos via software, o processo de treinamento geralmente é simples e, em alguns casos, on-line.
3. Acompanhar e disseminar o conhecimento na organização
Se precisamos de pessoas comprometidas e organizadas para gestão de documentos, também é preciso desenvolver uma cultura corporativa. O ideal é que à medida em que as pessoas forem adquirindo novos conhecimentos, também o compartilhem dentro da organização.
Vale destacar que a gestão do conhecimento é muito importante para documentar e dividir experiências, afinal é da junção de diferentes habilidades que surgem soluções surpreendentes e relevantes para o setor. Isso ajuda a preservar a propriedade intelectual de uma organização, o que contribui para sua sustentabilidade.
4. Recuperar prontamente as informações
Ao longo de cada ano, as empresas costumam passar por diversos processos de auditoria contábil, auditoria de sistemas de gestão (ISO 9001, PBQP-H, ONA, OHSAS) e fiscalizações, que exigem a pronta recuperação de documentos e informações, para prover evidências de conformidades com normas e legislações.
Nesse caso, a empresa precisa organizar, catalogar e indexar os documentos de todos os setores. Também é preciso digitalizá-los para reduzir o manuseio, a deterioração e a possibilidade de extravio. Por último, devem registrá-lo em um software de Gestão de Documentos, com o objetivo de facilitar a consulta e o acesso às informações.
Outro ponto importante é que automatizando este processo, os custos da recuperação de informação ficam significativamente reduzidos e os custos da não recuperação de informação, tais como, multas, autuações e follow-ups de auditorias, são minimizados.
5. Proteger os documentos e informações
O acervo documental precisa ser protegido para evitar acesso indevido de pessoas internas e externas e prover prova documental em processos jurídicos. Com um sistema de Gestão de Documentos é possível limitar o acesso aos documentos e protegê-los em bases de dados seguras.
Realizar a gestão de documentos com eficiência é plenamente possível quando a empresa conta com o apoio de um bom software e uma equipe que entende a importância da manutenção de um acervo documental organizado e de fácil acesso.
Vale a pena o desafio?
Respondendo a pergunta acima, sim. Mesmo com tantos passos a serem analisados para manter uma gestão de documentos dentro da empresa, os ganhos obtidos em médio e longo prazo são bem significativos nos seguintes aspectos:
- Melhora no fluxo de trabalho. Em um único ambiente, toda a equipe tem maior facilidade para criação, aprovação e revisão de documentos;
- Controles sob medida. Facilita o controle de acesso, distribuição, impressão de documentos e validade dos mesmos.
- Acesso à versão mais atualizada. Elimina o caos de procurar em uma infinidade de arquivos qual a versão mais recente. Também evita a utilização de um documento obsoleto por engano.
- Requisito para ISO 9001. Para quem está em busca da certificação, a gestão de documentos preenche um dos requisitos da norma (7.5-Informação Documentada). E ser certificado pela ISO 9001:2015 possibilita a consolidação da imagem da empresa no mercado e a conquista de novos clientes com a busca pela melhoria contínua.
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