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Sumário
O que é lista mestra de documentos?
Lista mestra é um grande catálogo dos documentos atualizados que estão sendo usados em um sistema de gestão. Geralmente ela é organizada com informações como nome do documento, código do documento, processo, número da revisão e data de publicação.
O objetivo dessa lista é ser uma base segura da documentação vigente, impedindo que documentos inválidos ou obsoletos continuem sendo usados nas áreas.
Logo, todo profissional com acesso a essa lista pode consultar um documento a fim de verificar se está usando a versão correta dele.
Lista mestra de Documentos X Lista Mestra de Registros
Há algumas diferenças quando falamos de documentos e registros. Segundo o requisito 3.8.10 da ISO 9000:
Registro é o documento que apresenta resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas.
Eles podem ser usados, por exemplo, para documentar a rastreabilidade e prover evidência de verificação, de ação preventiva ou de ação corretiva. Normalmente, não precisam ter controle de versão, porque não passam por atualização.
Já “documento”, segundo o requisito 3.8.5 da ISO 9000, é toda informação e o meio no qual ela está contida, como por exemplo registro, especificação, documento de procedimento, etc.
Ou seja, quando olhamos para a lista mestra de documentos, devemos ter em mente que o principal objetivo é apresentar e monitorar as revisões ou versões de cada arquivo.
Já uma lista mestra de registros tem como objetivo definir como cada registro será controlado dentro do SGQ.
A lista mestra de documentos é obrigatória pela ISO 9001?
Não. A lista mestra de documentos não é uma exigência da norma ISO 9001. Cada organização pode decidir se mantém ou não essa lista geral de documentos.
Mas a organização deve controlar a informação documentada do SGQ. No item 7.5, a ISO 9001 dá direcionamentos sobre como a empresa deve conduzir a gestão documental. Devem ser abordados as seguintes atividades, como aplicável:
- distribuição, acesso, recuperação e uso;
- armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
- controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
- retenção e disposição.
Mesmo que a lista mestra seja uma boa prática e o recurso mais usado para garantir que as versões aplicáveis de documentos estejam seguras e, ainda assim, facilmente disponíveis, à medida que o SGQ evolui tanto em abrangência quanto em tempo, é inevitável acumular extensa documentação.
Nesse caso, manter manualmente uma lista mestra pode ser um trabalho monumental. Antes de decidir pela construção manual, portanto, considere o volume de trabalho envolvido nisso. Contar com um software informatizado como Qualyteam Gestão de Documentos para dispôr, organizar e atualizar os documentos na lista automaticamente pode poupar muito esforço da equipe e garantir a correção dessa construção.
Como construir a lista mestra de documentos em 3 passos
Embora não exista um modelo ideal de lista mestra é importante que ao construí-la sejam considerados algumas informações, entre elas:
1. Selecione as categorias de catalogação
A função da lista mestra é facilitar a localização de um documento atual dentro de um sistema de gestão. Logo, você não vai construir a lista usando apenas a categoria de nome do documento.
Identifique documentos pelo processo a que pertencem, pelo tipo (guia, procedimento, instrução etc.), pelo código, revisão e até pelo responsável pela elaboração.
2. Estruture a lista
Identificados os itens do catálogo, você vai construir a estrutura dele. Uma lista mestra pode ser feita em um editor de texto ou em uma planilha.
Recomendamos que faça em uma planilha ou diretamente em um software como Qualyeam Gestão de Documentos. Será mais fácil de filtrar documentos e, depois, até de criar gráficos e fórmulas para facilitar o controle. Esses são recursos que você deve encontrar por padrão em softwares de mercado.
Tenha uma coluna para linkar o documento oficial. Restrições de acesso devem ser realizadas por documento. Tanto quanto possível, torne a lista mestra uma base acessível – ao menos para consulta – a todos que possam precisar de um documento atualizado.
3. Impute os dados dos documentos
Criou um documento? Atualizou um documento? Insira ou atualize os dados dele na lista mestra, para garantir que ela se mantenha sempre em dia. Do contrário, de nada adiantará construir esse instrumento.
Aqui, um software facilitará o trabalho, pois esse trabalho é totalmente automatizado. Ou seja, cada documento publicado é automaticamente registrado ou atualizado na lista mestra.
Boas práticas na manutenção de lista mestra
Sua base de documentos também funciona como um documento (passa por atualizações e revisões). Logo, assim como os demais documentos, ela deve constar no controle da lista.
A empresa deve ter meios para garantir que a lista mestra seja segura. É muito comum haver falhas de atualização em listas de documentos construídas manualmente em planilhas, tornando-se um alvo fácil para não conformidade em auditorias.
Como forma de minimizar falhas na atualização, seguem abaixo algumas dicas para usar, principalmente na manutenção de listas mestras manuais ou em planilhas:
1. Designe um responsável pela lista mestra
Uma forma de aliviar a manutenção da lista é designar alguém dentro da equipe da qualidade que ficará responsável apenas pelo controle de documentos da empresa.
Ao dividir as funções, todos sabem quais são as tarefas que devem desempenhar, não sobrecarregando ninguém.
2. Use várias categorias de catalogação
O nome pode ser a principal categoria para identificar um documento, mas na prática pode não ser sempre a melhor opção.
Portanto, ao construir seu catálogo de documentos, identifique várias informações que vão facilitar a localização do documento na lista, como:
- Código
- Categoria de documento
- Unidade organizacional
- Processo
- Data de publicação etc.
3. Inclua a atualização da lista mestra no processo de atualização de documentos
Boa parte dos documentos criados ou atualizados dentro de um sistema de gestão passa por um fluxo de elaboração, consenso e aprovação, antes da publicação.
Inclua no seu procedimento a atualização da lista mestra.
Elaborar um cronograma com atividades que precisam de atualização constante e deixar em local visível para que essas conferências sejam realizadas regularmente.
A lista mestra em um software para SGQ
A lista mestra de documentos é uma funcionalidade que você deve esperar de bons softwares para gestão da qualidade, como o Qualyteam.
Nessas soluções, ela é automaticamente construída e atualizada, sempre que um documento passa por um fluxo de criação ou revisão. Daí a facilidade de trabalhar com essa ferramenta.
Outro recurso valioso são os filtros de pesquisa de documentos. Além de organizar os documentos como preferir, você pode localizar rapidamente um documento pelo código, nome, categoria e outros critérios.
Diretamente da lista mestra, você pode acessar seus documentos e tomar ações, como inativação, solicitação de revisão e edição. Fazendo tudo de dentro da ferramenta, a burocracia é menor, assim como a incidência de erros.
Por fim, dentro do software, a empresa garante – sem nenhum esforço – a correção dos documentos da lista. Com isso, tem uma organização simples de toda a sua documentação.
Outra funcionalidade nativa dos softwares é o controle de acessos. A equipe tem total liberdade para definir o nível de acessibilidade de cada documento, de acordo com o colaborador.
Para conhecer melhor os recursos da lista mestra e outras funcionalidades do Qualyteam Gestão de Documentos, solicite aqui a sua demonstração.
Lista mestra: vai usar no seu SGQ?
A lista mestra de documentos é um dos instrumentos mais simples para a organização de documentos. Por isso, ela é a escolha número um para a organização de documentos.
No entanto, feita manualmente, ela pode ser uma estrutura de grande extensão e cada vez mais difícil de controlar.
Se você pensa em usar esse recurso para organizar a documentação, considere isso na tomada de decisão, siga as boas práticas deste artigo e, futuramente, avalie a migração para um software de gestão do SGQ.
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