Lista Mestra de Documentos: o que é, importância e como fazer

A lista mestra de documentos visa apresentar e controlar as revisões de cada documento. É composta por código, revisão e descrição dos documentos que a organização considera relevantes para o Sistema de Gestão da Qualidade.  

Assim, a lista mestra identifica todos os documentos e quais estão passíveis de atualização e revisão, evitando assim o uso de documentos obsoletos dentro da empresa.

Mas como manter a eficácia de uma lista mestra?

Veja neste post o que é uma lista mestra de documentos, para quê serve, como elaborar de maneira eficiente e como uma solução automatizada pode aprimorar os resultados nesse processo.

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O que é uma lista mestra de documentos?

A lista mestra norteia como estão todas as revisões dos documentos do sistema de gestão da qualidade da organização.

Embora seja de suma importância manter os documentos atualizados e organizados, a lista mestra não é um item obrigatório sob a ótica da norma ISO 9001. Mas sim é uma boa prática para controlar os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade.

Além disso, pode ser muito útil para auditores internos e externos acompanharem todas as evidências relacionadas à informação documentada.

Para quê serve a lista mestra de documentos?

Com a lista mestra de documentos você consegue ter o real conhecimento sobre os documentos a serem atualizados e quais ainda necessitam de revisão.

Isto possibilita a organização ter o controle dos documentos estão atualizados e sendo utilizados de forma efetiva, já que documentos obsoletos além de não terem serventia, podem prejudicar as ações do SGQ e da organização como um todo. 

Lista mestra de Documentos X Lista Mestra de Registros

Há algumas diferenças quando falamos de documentos e registros. Segundo o conceito o requisito 3.8.10 da ISO 9000: 

“Registro é o documento que apresenta resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas.”

Além disso, podem ser usados, por exemplo, para documentar a rastreabilidade e prover evidência de verificação, de ação preventiva e de ação corretiva. Normalmente, não precisam ter controle de revisão.  

Já o conceito de documento, segundo o requisito 3.8.5, é toda informação e o meio no qual ela está contida, como por exemplo registro, especificação, documento de procedimento, etc.

Ou seja, quando olhamos para a lista mestra de documentos devemos ter em mente que o principal objetivo é apresentar e monitorar as revisões de cada arquivo, onde você identifica quais documentações são necessárias serem revistas ou alteradas. 

Já uma Lista Mestra de Registros têm como objetivo definir como cada registro será controlado dentro do SGQ e não precisam nesse caso sofrer revisão. 

Como fazer a lista mestra de documentos? 

Embora não exista um modelo ideal de lista mestra é importante que ao construí-la sejam considerados algumas informações, entre elas:

Código 

O código é uma informação fundamental para classificar e localizar documentos, facilitando o manuseio e a atualização do mesmo.

Se você está em uma empresa com mais de 500 documentos para serem regularizados, sem um código que permita identificá-los, deixa o trabalho para os gestores da qualidade mais moroso e desorganizado. E sabemos que quanto mais desorganizado, mais perda de tempo e custo ocasiona para a empresa.

Versão/Revisão do Documento 

Com a versão do documento apresentada na lista mestra permite que a equipe envolvida acompanhe a atualização das informações e evite utilizar documentos em versões anteriores .

Outra questão importante é apresentar o número de revisões já feitas. Se por um acaso, determinado colaborador fez a revisão 003, a partir do momento que este número é registrado, evita equívocos quanto às atualizações apresentadas. 

Caso o colaborador responsável venha a sair da empresa em algum momento, o próximo colaborador que fará a revisão já saberá em qual momento a revisão deve ser feita.

Descrição do documento e conteúdo

É essencial escrever tudo o que for necessário para que o colaborador que acessar a lista mestra saiba do que se trata cada documento.

Isso facilita o trabalho de quem busca uma determinada informação caso tenha dificuldades de localizar via código, por exemplo.

ISO 9001 e a obrigatoriedade de controle de documentos

O item 7.5 da ISO 9001 trata diretamente sobre a informação documentada e dá direcionamentos sobre como a empresa deve conduzir a gestão documental. 

Segundo o requisito 7.5.3.2 para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades como aplicável:

• distribuição, acesso, recuperação e uso;

• armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;

• controle de alterações (por exemplo, controle de versão);

• retenção e disposição.

Além disso, “informação documentada retida como evidência de conformidade deve ser protegida contra alterações não intencionais”.

 

O que pode comprometer a eficácia da lista mestra

Como sabemos, a lista mestra auxilia o gestor tanto na localização de documentos atualizados e norteia todas as revisões dos arquivos da organização. Porém algumas práticas equivocadas podem comprometer a boa utilização da lista mestra.

Deixar que todos tenham acesso ao documento

Na Gestão de Documentos como um todo, a falta de implementação de uma política que controle os acessos às informações pode trazer grandes problemas para a organização. 

Além de implicar em questões relativas à segurança das informações, fica muito mais difícil controlar quem são os profissionais que acessam, atualizam os dados e se o fizeram de forma correta. 

Em caso de um número grande de documentos pode dificultar inclusive para a localização da versão correta e se as alterações do arquivo são realmente pertinentes. E como identificar se a lista mestra em questão é realmente confiável?

Não determinar responsáveis e revisores 

Quando não determinamos responsáveis pelas atividades e revisões dos documentos, há uma grande probabilidade da própria equipe se perder em meio às revisões e alterações que precisam ser feitas. 

Falta de atualização 

A falta de atualização muitas vezes decorre da falta de comunicação e engajamento entre  a própria equipe que não acompanha sistematicamente quando os documentos devem ser revisados, quem é responsável por fazê-lo e quais alterações foram feitas, por exemplo. 

Sem um processo estabelecido, a ocorrência de falhas para  manter as documentações atualizadas e revisadas aumenta consideravelmente.

Requisitos legais podem modificar a todo o instante e se a empresa não estiver em conformidade com todas as documentações por falta de atualização, a possibilidade de multas e outros prejuízos. 

Como resolver: elaborar um cronograma com tarefas e documentos que precisam de atualizações constantes e compartilhar entre a equipe em um único local para que seja acompanhado constantemente.

Quais as dificuldades de manter uma lista mestra manual? 

Embora o uso de planilhas manual seja de fácil utilização em um primeiro momento, a partir do momento que há um grande número de documentos a serem atualizados e monitorados, pode haver uma grande dificuldade de controle sobre os mesmos. Veja as  

• Comunicação com a equipe: você comunica o time por meio de comentários na própria planilha, ou então outro meio de comunicação interno, como email em relação ao controle de prazos. Mas como mencionado anteriormente, se com poucos documentos a tarefa pode ser executada com facilidade, para manter com um número maior de informações e arquivos, é preciso muita organização e controle para evitar erros.

• Não conformidades: Sem uma comunicação alinhada com a equipe e um controle efetivo das revisões documentais, a probabilidade de ocorrer uma não conformidade em uma auditoria por conta de documentos obsoletos  aumenta consideravelmente. 
• Segurança: Embora as planilhas possam conter restrições em relação ao acesso, há maior dificuldade em verificar quem visualizou, imprimiu ou baixou arquivos relacionados à lista mestra, aos documentos oficiais ou até mesmo quem realizou alterações indevidas propositalmente.

Como um software ajuda a otimizar este processo?

Uma solução automatizada auxilia a organização a ter mais praticidade e agilidade no controle de documentos e na atualização da lista mestra como um todo. Veja por quê: 

• Notificações automáticas- São enviadas automaticamente notificações para todos os envolvidos no processo acerca de controle de prazos, tarefas e pendências, centralizando a comunicação e as informações. O gestor responsável nesse caso não precisa utilizar inúmeros canais para acompanhar se todas as tarefas estão sendo realizadas. 
• Controle de acessos: o gestor verifica todo o histórico de alterações, visualizações e revisões dos documentos. Além disso, consegue controlar o acesso por senha, definir permissão por usuários e quais tarefas os mesmos podem realizar dentro do sistema. Isso traz mais segurança e evita informações equivocadas na gestão de documentos.
• Atualização: você conta sempre com a versão mais recente dos documentos. Isso evita que as  informações obsoletas prejudiquem o andamento do negócio.

Conclusão

A lista mestra de documentos visa facilitar a gestão e  controle de revisão de documentos da organização, evitando o manuseio de documentos obsoletos que gerem contratempos e prejuízos. 

Embora não seja uma obrigatoriedade sob a ótica da norma ISO 9001, esta é considerada uma boa prática para agilizar o processo da localização de documentos atualizados e também auxiliar na apresentação de evidências em caso de uma auditoria, por exemplo. 

A falta de atualização, a ampla acessibilidade às informações e a falta de determinação de um responsável pelo processo e revisor de determinado documento são alguns dos fatores que podem comprometer e muito a eficácia da utilização da lista mestra. 

Soluções automatizadas podem auxiliar neste processo, onde toda a equipe tem acesso às informações de forma centralizada, mantendo as revisões em dia e notificando automaticamente todos os envolvidos acerca de prazos e tarefas.