Processos, manuais, procedimentos, instruções, guias de boas práticas, checklists, formulários etc. de fontes internas e externas.
Um sistema de gestão da qualidade tem uma série de documentos, sejam eles obrigatórios ou não. A lista mestra é a forma mais básica e simples de manter e monitorar esses documentos.
Neste artigo, você encontra um apanhado geral sobre esse conceito.
O que é lista mestra de documentos?
Lista mestra é um grande catálogo dos documentos atualizados que estão sendo usados em um sistema de gestão. Geralmente ela é organizada com informações como nome do documento, código do documento, processo, número da revisão e data de publicação.
O objetivo dessa lista é ser uma base segura da documentação vigente, impedindo que documentos inválidos ou obsoletos continuem sendo usados nas áreas.
Logo, todo profissional com acesso a essa lista pode consultar um documento a fim de verificar se está usando a versão correta dele.
Lista mestra de Documentos X Lista Mestra de Registros
Há algumas diferenças quando falamos de documentos e registros. Segundo o requisito 3.8.10 da ISO 9000:
Registro é o documento que apresenta resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas.
Eles podem ser usados, por exemplo, para documentar a rastreabilidade e prover evidência de verificação, de ação preventiva e de ação corretiva. Normalmente, não precisam ter controle de revisão.
Já “documento”, segundo o requisito 3.8.5 da ISO 9000, é toda informação e o meio no qual ela está contida, como por exemplo registro, especificação, documento de procedimento, etc.
Ou seja, quando olhamos para a lista mestra de documentos, devemos ter em mente que o principal objetivo é apresentar e monitorar as revisões de cada arquivo.
Já uma lista mestra de registros tem como objetivo definir como cada registro será controlado dentro do SGQ.
A lista mestra de documentos é obrigatória pela ISO 9001?
Não. A lista mestra de documentos não é uma exigência da norma ISO 9001. Cada organização pode decidir se mantém ou não essa lista geral de documentos.
Mas a organização deve controlar a informação documentada do SGQ. No item 7.5, a ISO 9001 dá direcionamentos sobre como a empresa deve conduzir a gestão documental. Devem ser abordados as seguintes atividades, como aplicável:
- distribuição, acesso, recuperação e uso;
- armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
- controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
- retenção e disposição.
Mesmo que a lista mestra seja uma boa prática e o recurso mais usado para garantir que as versões aplicáveis de documentos estejam seguras e, ainda assim, facilmente disponíveis, à medida que o SGQ evolui tanto em abrangência quanto em tempo, é inevitável acumular extensa documentação.
Nesse caso, manter manualmente uma lista mestra pode ser um trabalho monumental. Antes de decidir pela construção, considere o volume de trabalho envolvido nisso.
Como construir a lista mestra de documentos em 3 passos
Embora não exista um modelo ideal de lista mestra é importante que ao construí-la sejam considerados algumas informações, entre elas:
1. Selecione as categorias de catalogação
A função da lista mestra é facilitar a localização de um documento atual dentro de um sistema de gestão. Logo, você não vai construir a lista usando apenas a categoria de nome do documento.
Identifique documentos pelo processo a que pertencem, pelo tipo (guia, procedimento, instrução etc.), pelo código, revisão e até pelo responsável pela elaboração.
2. Estruture a lista
Identificados os itens do catálogo, você vai construir a estrutura dele. Uma lista mestra pode ser feita em um editor de texto ou em uma planilha.
Recomendamos que faça em uma planilha – ou diretamente em um software -, pois será mais fácil de filtrar documentos e, depois, até de criar gráficos e fórmulas para facilitar o controle.
Tenha uma coluna para linkar o documento oficial. Restrições de acesso devem ser realizadas por documento. Tanto quanto possível, torne a lista mestra uma base acessível – ao menos para consulta – a todos que possam precisar de um documento atualizado.
3. Impute os dados dos documentos
Criou um documento? Atualizou um documento? Insira ou atualize os dados dele na lista mestra, para garantir que ela se mantenha sempre em dia. Do contrário, de nada adiantará construir esse instrumento.
Boas práticas na manutenção de lista mestra
Sua base de documentos também funciona como um documento (passa por atualizações e revisões). Logo, assim como os demais documentos, ela deve constar no controle da lista.
A empresa deve ter meios para garantir que a lista mestra seja segura. É muito comum haver falhas de atualização em listas de documentos construídas manualmente, tornando-se um alvo fácil para não conformidade em auditorias.
Como forma de minimizar falhas na atualização, seguem abaixo algumas dicas para usar, principalmente na manutenção de listas mestras manuais ou em planilhas:
1. Designe um responsável
Uma forma de aliviar a manutenção da lista é designar alguém dentro da equipe da qualidade que ficará responsável apenas pelo controle de documentos da empresa.
Ao dividir as funções, todos sabem quais são as tarefas que devem desempenhar, não sobrecarregando ninguém.
2. Use várias categorias de catalogação
O nome pode ser a principal categoria para identificar um documento, mas na prática pode não ser sempre a melhor opção.
Portanto, ao construir seu catálogo de documentos, identifique várias informações que vão facilitar a localização do documento na lista, como:
- Código
- Categoria de documento
- Unidade organizacional
- Processo
- Data de publicação etc.
3. Inclua a atualização da lista mestra no processo de atualização de documentos
Boa parte dos documentos criados ou atualizados dentro de um sistema de gestão passa por um fluxo de elaboração, consenso e aprovação, antes da publicação.
Inclua no seu procedimento a atualização da lista mestra.
Elaborar um cronograma com atividades que precisam de atualização constante e deixar em local visível para que essas conferências sejam realizadas regularmente.
A lista mestra em um software para SGQ
A lista mestra de documentos é uma funcionalidade comum, que você deve esperar de bons softwares para gestão da qualidade, como o Qualyteam.
Nessas soluções, ela é automaticamente construída e atualizada, sempre que um documento passa por um fluxo de criação ou revisão. Daí a facilidade de trabalhar com essa ferramenta.
Dentro do software, a empresa garante – sem nenhum esforço – a correção dos documentos da lista. Com isso, tem uma organização simples de toda a sua documentação.
Outra funcionalidade nativa dos softwares é o controle de acessos. A equipe tem total liberdade para definir o nível de acessibilidade de cada documento, de acordo com o colaborador.
Lista mestra: vai usar no seu SGQ?
A lista mestra de documentos é um dos instrumentos mais simples para a organização de documentos. Por isso, ela é a escolha número um para a organização de documentos.
No entanto, feita manualmente, ela pode ser uma estrutura de grande extensão e cada vez mais difícil de controlar.
Se você pensa em usar esse recurso para organizar a documentação, considere isso na tomada de decisão, siga as boas práticas deste artigo e, futuramente, avalie a migração para um software de gestão do SGQ.
