Um Diagrama de Tartaruga é uma ferramenta visual que pode ser usada para detalhar, de maneira muito precisa, todos os elementos de um determinado processo.
É altamente adequado para aumentar a orientação geral dos processos da organização, entre eles os processos de gestão da qualidade.
Mas como posso aplicar essa ferramenta no dia a dia da organização?
Veja no post de hoje o que é o Diagrama de Tartaruga e quais os benefícios para o seu negócio.
O que é o Diagrama de Tartaruga?
Um “Diagrama de Tartaruga” é uma ferramenta de melhoria de processo. Com uma representação gráfica de fácil compreensão, apresenta todos os elementos-chave que compõem o processo, que inclui:
- Processos;
- Entradas (inputs);
- Saídas (outputs);
- Quem;
- Recursos;
- Indicadores;
- Métricas;
A representação fica disposta conforme o exemplo abaixo:
Com o Diagrama de Tartaruga, você identifica visualmente quais são os recursos mais importantes necessários para que a execução do processo ocorra. Além disso, é uma excelente alternativa para você documentar processos sem utilizar ferramentas complexas como um fluxograma.
Mas lembre-se: não confunda processos com atividades. O processo é um conjunto de ações que levam a um resultado específico. Por exemplo, em uma organização há o processo de compras e relacionado a ele há uma série de atividades para a empresa chegar no resultado desejado. Pense nisso.
Benefícios do Diagrama de Tartaruga
Utilizar o Diagrama de Tartaruga para mapeamento de processos traz muitos benefícios para o negócio, entre eles:
Facilidade no uso
Os diagramas de tartaruga podem ser usados por auditores externos e internos para orientá-los efetivamente para todas as diferentes medidas, pessoas e documentos que precisam auditar por processo.
Processos alinhados com os objetivos da organização
Os diagramas de tartaruga são muito úteis para o gerenciamento dos processos, alinhando os mesmos aos objetivos da organização. Eles atuam como uma referência para as melhores práticas atuais, e tornam os processos mais fáceis de compreender.
Também pode ser uma ferramenta útil para preparar e implementar mudanças que podem melhorar a qualidade e os tempos de retorno, reduzindo o número de defeitos e acidentes.
Identificação de possíveis gaps
O foco de um diagrama de tartaruga são as etapas macro dentro de um processo. Mas com uma rápida avaliação, o gestor pode identificar lacunas que devem ser preenchidas no processo, uma vez que a ferramenta permite detalhar cada componente.
Por exemplo, se em um determinado processo de compras, for incluído no item “como” uma planilha manual, já é possível concluir que talvez o processo necessite de uma solução automatizada para aprimorar ainda mais os resultados.
Ou em outras circunstâncias, pode ser identificado também que não há uma planilha ou recursos suficientes para realizar este processo.
Diagrama de Tartaruga e ISO 9001
A ISO 9001 promove a adoção da abordagem de processo no desenvolvimento, implementação e melhoria da eficácia de um sistema de gestão da qualidade e atendimento às partes interessadas. O item 4.4.1 da norma afirma que:
A organização deve determinar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e sua aplicação na organização e deve:
a) determinar as entradas necessárias e as saídas esperadas desses processos;
b) determinar a sequência e interação desses processos;
O diagrama não é obrigatório na norma, mas ao utilizá-lo é possível atender aos requisitos mencionados acima, gerenciando diversos processos vinculados, bem como definir os critérios para medir a eficácia do mesmo.
Além disso, tal mapeamento pode servir como evidência que auxilia a preencher os requisitos do 4.4.1 (já destacado acima) e também 4.4.2 referente à informação documentada, que menciona:
Na extensão necessária, a organização deve:
- manter informação documentada para apoiar a operação de seus processos;
- reter informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado.
7 etapas para a construção de um diagrama de tartaruga [exemplo prático]
Construir um diagrama de tartaruga não é um processo complexo. Se você deseja basear-se na ISO 9001, deverá incluir as etapas de validação e aprovação desse documento, que após o fluxo de criação deverá der devidamente publicado e acessível a quem interessar.
Você poderá gerenciar esse fluxo com facilidade, bem como armazenamento, dentro do Software Qualyteam Gestão de Documentos. Além de centralizar todo o processo de elaboração e atualização de documentos, nosso software automatiza lembretes de atividades e de final de prazos, tem editor nativo e lista mestra. Para conhecer em todos os detalhes, solicite nossa demonstração.
Abaixo, elaboramos um passo a passo com exemplo prático para auxiliar você no dia a dia.
Uma dica para melhor aproveitar a utilização da ferramenta: utilize perguntas relacionadas a cada item associado ao processo para melhor direcionar.
Vamos tomar como exemplo um diagrama de Tartaruga utilizado para seleção e gestão de fornecedores de uma empresa.
1. Processo
Qual é o processo que será utilizado? No centro do diagrama, insira o nome do processo e você também pode relatar os passos de atividades a serem executadas.
No caso de seleção de fornecedores podemos incluir atividades relacionadas à:
- realização do contato comercial;
- avaliação financeira;
- solicitação dos documentos;
- agendamento de visita técnica;
- seleção;
- assinatura do contrato.
2. Entrada (Input)
Nessa etapa você deve listar tudo aquilo que passa por uma transformação durante o processo. Podem se originar de fornecedores externos ou internos. Insumos, saída de outros processos, documentos são algumas opções que podem ser inclusas nas entradas.
No caso do nosso exemplo uma lista de fornecedores atualizada pode ser um exemplo de entrada. Ou até mesmo um documento com avaliação de fornecedores e aquisições realizado pelos compradores pode ser um bom documento de análise para incluir nas entradas.
3. Saída (Output)
Aqui você lista qual o resultado sairá deste processo e que trará valor agregado para os clientes ou partes interessadas. Será um produto finalizado? Um serviço concluído? Entrada de outros processos?
Em nosso exemplo citado, a saída seria o fornecedor selecionado.
Se ampliarmos para uma gestão de fornecedores em geral, também podemos incluir uma lista de fornecedores avaliados a aptos a continuar o fornecimento para a empresa e uma lista de fornecedores descontinuados deste processo a partir do índice de avaliação.
4. Quem
Quem são as pessoas essenciais neste processo? Você deve listar todos os responsáveis envolvidos para obter o resultado desejado.
Em nosso exemplo podemos listar como as pessoas responsáveis gerentes de compras e compradores, conforme descrição da função.
5. Recursos
Quais são as instalações e equipamentos necessários para que este processo aconteça?
Podem ser atreladas tanto a humanos quanto a objetos. Então você pode se questionar: Serão necessários softwares, equipamentos em geral?
Em nosso exemplo podemos listar software especializados em gestão de fornecedores que podem concentrar todos os dados relacionados aos mesmos.
6. Indicadores
Quais KPIs são necessários para que possamos avaliar a eficácia ou não de um processo? As metas foram atingidas? O cliente está satisfeito (ou a parte interessada)?
Liste aqueles que realmente irão contribuir para uma avaliação e melhora significativa do negócio.
Tomando como base a seleção de fornecedores podemos avaliar que os indicadores eficazes para este processo incluem nota de avaliação do fornecedor ou até mesmo número de reclamações de clientes.
7. Método
O método está relacionado a como será feito. Isso inclui todos os métodos de suporte e procedimentos que darão sustentação para que o processo seja executado sem erros.
Isso pode incluir procedimento operacional ou instrução de trabalho que apresente o passo a passo relacionado a como executar a seleção de fornecedores dentro do negócio.
Outros métodos que podem ser inclusos: manual de fornecedores, fluxograma, planos de ação, planos de controles, etc.
Veja como ficou o Diagrama de Tartaruga com o processo de seleção de fornecedores especificados.
Conclusão
Como observamos, o Diagrama de Tartaruga é uma poderosa ferramenta que irá auxiliar você a mapear os processos de forma mais prática.
Além de ser um documento de fácil compreensão, com o Diagrama de Tartaruga você consegue identificar gaps e organizar processos alinhados com os objetivos da organização.
A ISO 9001 não obriga a utilizar o Diagrama de Tartaruga. Mas como a norma promove a adoção da abordagem de processo no desenvolvimento, manutenção e eficácia de um SGQ a ferramenta pode ser um grande facilitador que auxiliará a evidenciar como os processos são definidos e distribuídos.
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