Gestão de fornecedores: 9 práticas para fazer com eficácia

Quando você terceiriza uma ou várias etapas críticas da produção, automaticamente, deve se preocupar com o amadurecimento da gestão de fornecedores. Do contrário, a especialização, a eficiência e a redução de custos que você busca com essa escolha podem não vingar.

Isso engloba a seleção, avaliação e relacionamento estratégico e proativo com esses provedores externos, estejam eles dentro ou fora da sua organização, com vistas ao retorno sobre o investimento e à mitigação de riscos.

Na construção e manutenção desse processo de gestão, a área da qualidade tem papel fundamental, sobretudo em um SGQ certificado ISO 9001. Isso porque ela deve garantir a qualidade de produtos e serviços providos externamente, uma vez que eles compõem a qualidade total. 

Logo, quaisquer problemas com produtos e serviços por seus fornecedores externos são problemas da sua empresa também.

No entanto, a gestão de fornecedores não é simples, exatamente pelo distanciamento. Como garantir o nível de serviços de alguém que não está sob o guarda-chuva estratégico, gerencial e operacional da sua empresa?

Neste artigo, trazemos algumas práticas que, se bem estruturadas, podem facilitar.

9 boas práticas de programas de gestão de fornecedores

1. Invista em uma ferramenta de gestão de fornecedores

Manter o controle de dados de poucos fornecedores é uma coisa. Agora, quando o volume de terceiros aumenta, os métodos tradicionais, como as planilhas, podem prejudicar a precisão mas também o dinamismo e eficiência dessa gestão.

Mantenha as informações sobre seus fornecedores, bem como recebimentos, inspeções e tratativas de não conformidades em um único lugar. Mais que centralizada, garanta a padronização desses registros. 

Qualyteam BUY, por exemplo, permite que você faça tudo isso com muita facilidade, inclusive permitindo comunicações com ele diretamente do sistema, para garantir a formalização do histórico de toda a comunicação.

2. Defina seus procedimentos de seleção e avaliação de fornecedores

Ao selecionar um fornecedor, que critérios importam para sua empresa? Preço é sempre o mais sensível, mas nunca deve prevalecer sobre o valor agregado. Busque esse equilíbrio olhando para outros fatores. O modelo de Ray Carter traz 10 pontos fundamentais:

1. Competência
2. Capacidade
3. Compromisso
4. Controle
5. Solidez financeira
6. Custo
7. Consistência
8. Cultura
9. Limpeza
10. Comunicação.

Você não precisa avaliar exatamente esses, nem todos esses 10 critérios para todos os seus fornecedores. De acordo com a criticidade do serviço ou produto prestado, selecione cuidadosamente fatores que não têm margem para erro. Veja mais sobre avaliação de fornecedores.

3. Crie SLAs de fornecimento

Se você irá comprar com frequência de um fornecedor, formalize um SLA, descrevendo o que ambas as partes esperam uma da outra, valores, termos de entrega, termos de pagamento, comunicação etc.

Inclua no documento tudo que pode ser matéria de disputa futuramente, de modo a proteger e ser justo com ambas as partes.

4. Faça onboarding de fornecedores-chave

Faça uma apresentação da sua empresa, de sua história, portfólio, organigrama e visão de futuro. Compartilhe códigos e políticas pertinentes para prestadores de serviços externos.

Isso ajudará o fornecedor a entender as dinâmicas, bem como aspectos culturais e gerenciais da empresa, facilitando a prestação de um bom serviço.

5. Compartilhe informações necessárias para o serviço

Seja claro em relação a o que você precisa.

Para isso, você deve compartilhar com o fornecedor todas as especificações, procedimentos operacionais, critérios de inspeções e critérios de aceitação que exige para o produto ou serviço que ele vai prestar.

Comunique-os de maneira objetiva, se possível dando acesso a seu fornecedor à visualização desses documentos, para que possíveis mudanças sejam conferidas.

6. Faça inspeções de fornecimento

Você pode confiar no seu fornecedor, e ele pode até fazer as inspeções de qualidade antes de enviar um produto para você, mas você deve fazer também.

Ao receber produtos e serviços providos por fornecedores externos, você deve inspecioná-los e evidenciar a adequação ou inadequação deles.

No caso de não conformidades, você deve ter um procedimento para dar encaminhamento às tratativas com o fornecedor. 

Em ferramentas como o Qualyteam BUY, o registro das inspeções, assim como das não conformidades e encaminhamento da tratativa para o fornecedor pode ser feito todo diretamente do sistema, o que facilita e agiliza o processo.

7. Faça auditorias em fornecedores

Se você tem um SGQ certificado – ou não, mas bem estruturado –, fazer auditorias em seu fornecedor é interessante para avaliar tanto aspectos técnicos quanto gerenciais. 

Esse é um complemento às inspeções de recebimento que pode acabar com vários problemas indo à raiz.

Os requisitos avaliados, assim como não conformidades apontadas, darão um guide para adequação e melhoria contínua do fornecedor.

8. Tenha gestão de riscos e planos de contingência

Mapeie possíveis contingências que afetem o fornecimento de seus provedores externos, avalie a criticidade e estabeleça planos de contingência.

Em caso de rupturas que afetem o recebimento de produtos providos externamente, você não ficará na mão.

9. Mantenha relacionamento estratégico com seus fornecedores

Quando você faz todos os pontos anteriores, tem toda uma base para a construção de um relacionamento forte com seus fornecedores. Mas queremos falar especificamente desse ponto para acrescentar mais ações.

Fornecedores querem construir um sólido relacionamento com seus clientes, porque isso lhes garante um status preferencial em fornecimento. Mas a sua empresa também, porque um bom relacionamento pode significar privilégios para seu contrato dentro do fornecedor.

Quando essa confiabilidade e parceria é constituída, você tem espaço pode fazer o compartilhamento de planos estratégicos para identificar e explorar oportunidades de crescimento e desenvolvimento mútuos.

Quando isso acontece você transforma uma simples relação de comprador-prestador em parceria estratégica, em que os dois ganham com isso.

Gestão de fornecedores sob o seu controle

Quando você busca terceirizar a produção de um produto ou serviço, você deseja também delegar esforços de gestão, conhecimento e tempo. Em suma, delegar parte das preocupações. Logo, você deseja uma fornecedor resolva problemas, não crie.

Mesmo assim, o controle que você para alcançar esse benefício vai muito além da mera inspeção de recebimento. Proativamente, você precisa atuar com seus fornecedores para garantir os níveis de serviços estabelecidos.

Tenha pessoas capacitadas no setor de compras e recebimento, implante práticas de gestão de fornecedores de alto nível como as sugeridas acima, use ferramentas adequadas para gerenciar e, aí assim, tenha a tranquilidade em sua cadeia de fornecimento.

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