Descubra como gerenciar fornecedores com eficácia

Você já recebeu matéria-prima com qualidade diferente da encomendada? As filiais da sua empresa têm problemas com prazos, pois os fornecedores não cumprem as datas de entregas? Seus gestores já tiveram dificuldades em saber a quem recorrer para reclamar quando o fornecedor não entrega os insumos de forma satisfatória?
Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas, o artigo de hoje é para você! Nele, vamos mostrar a importância de gerenciar fornecedores de forma eficaz e o risco que as empresas correm por não ter esse processo controlado. E, para quem não sabe por onde começar, separamos também algumas dicas estratégicas.
Ficou interessado? Então continue a leitura!

A importância da gestão eficaz de fornecedores

Gerenciar fornecedores é bem trabalhoso e não limita-se a informá-los sobre as normas e os procedimentos da empresa, como veremos mais adiante. Organizar esse processo é extremamente necessário, pois os fornecedores:

• São responsáveis por entregar insumos de qualidade, que resultarão na qualidade do seu produto ou serviço entregue ao consumidor final;
• Têm um grande impacto sobre os prazos que sua empresa deve atender;
• Fornecem subsídio para a “análise de risco” da sua empresa.

Ou seja, a eficácia do gerenciamento de fornecedores é importante, pois terá um impacto direto sobre o serviço, atendimento e ou produto ofertado por sua empresa aos seus clientes.

O risco de não gerenciar fornecedores

Atualmente, entidades reguladoras têm exigido de forma explícita, por meio de normas e padrões (PCI DSS e SOx), que as empresas estendam as ações de controle e gestão de riscos para seus fornecedores.
Assim, empresas que abrem mão de acompanhar esse processo estão propensas a perder vantagens competitivas e ter quedas contínuas de produtividade. Elas não estabelecem uma comunicação padronizada com os parceiros e perdem qualidade e velocidade nos processos. Em resumo, compromete-se a gestão da qualidade da empresa.

As estratégias para gerenciar fornecedores com eficácia

Para tomar as rédeas desse processo, é preciso criar uma rotina que otimize e acompanhe a relação com todos os seus fornecedores. Assim, com ajuda de softwares específicos, algumas estratégias podem ser úteis no alinhamento desse processo. São elas:

O planejamento

Essa etapa consiste em avaliar se a empresa possui ou não gestão da qualidade. A partir das constatações, serão estabelecidos missão, objetivos e visão. Esses são fatores importantes para definir a cultura institucional e implementar diretrizes e metodologias para alcançar as metas.

A execução

Com planejamento em mãos, identifique a capacidade do fornecedor e quais informações são necessárias para criar indicadores de avaliação da execução das tarefas. As tarefas, por sua vez, são as metas para alcançar a visão, a missão e objetivo da empresa.

A verificação

De posse dos indicadores de avaliação, crie micro processos de inspeção. Acompanhe cada recebimento e confronte os resultados periodicamente. Atenção: não se limite a verificar e destacar os pontos positivos de cada resultado. Utilize a verificação para localizar as falhas também.

A ação

Registre todas as definições da cultura institucional — missão, visão, objetivo, metas, diretrizes, etc. —, os indicadores e as falhas. Em seguida, utilize esses dados para corrigir e criar planos de ação para otimizar o sistema e a qualidade do processo, tornando-o eficiente.
Agora, você deve estar se perguntando se questionários, relatórios e pesquisas qualitativas podem ser úteis para que você consiga gerenciar fornecedores. Nós já te adiantamos que essa não é uma boa escolha, pois essas práticas acabam não atendendo aos padrões das empresas reguladoras.