O que é Gestão de Mudanças? Entenda e saiba como aplicar!

A gestão de mudanças é um conjunto de ações que preparam as partes interessadas de uma organização para novos cenários.

Gerenciar essas mudanças de forma eficaz é um fator-chave para alcançar bons resultados. Caso contrário a empresa pode enfrentar obstáculos ocasionados pelo novo contexto e o que era para ser benéfico acaba gerando um problema.

Você quer implementar a gestão de mudanças, mas não sabe por onde começar?

Veja em nosso post os reais benefícios da gestão de mudanças, o passo a passo para implementação e como a ISO trata o assunto.

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O que é gestão de mudanças?

A gestão de mudanças compreende a aplicação de um processo estruturado que ajuda a equipe interna a adotar, ou melhor, absorver as novas ações propostas pela organização e que irão alterar a forma como o trabalho é realizado.

Mudar algo em uma gestão que já está estruturada impacta em aspectos relacionados a processos, funções, comportamentos da equipe e também ferramentas de trabalho. Mas sair da zona de conforto às vezes é necessário para alcançar maiores resultados.

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Qual a importância da gestão de mudanças?

A gestão de mudanças tem como principal objetivo aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos de mudanças nas organizações.

Assim, faz com que as iniciativas sejam realizadas com menos impactos nos indivíduos e mais retorno sobre o investimento.

Quando a empresa aplica a gestão de mudanças aumenta a probabilidade de alcançar os seus objetivos com o menor impacto possível sobre os indivíduos.

Por mais que as mudanças ocorram com o intuito de tornar a empresa mais competitiva ou eficiente, só isto pode não ser o suficiente para fazer com que o time abrace totalmente o novo processo.

Quais os benefícios da gestão de mudanças em projetos?

Amplia as possibilidades de inovação

Para sobreviver no mercado é preciso inovar. Este processo pode parecer difícil, mas resulta na melhoria de produtos e serviços que consequentemente refletem no posicionamento da empresa no mercado.

Além disso, a inovação também apresenta novas possibilidades de expansão, fazendo com que a empresa se abra para uma gestão disruptiva que deixe sua marca no mercado.

Diminui os riscos nas operações e processos

Uma gestão de mudança consistente e responsável analisa todos os impactos possíveis. Dessa forma os líderes conseguem prever melhor os imprevistos, mensurar os riscos e o quanto a empresa está se expondo ou não para executar a mudança, além das adaptações necessárias.

Aumenta produtividade

Mudanças ocorrem também para facilitar os processos e dar mais agilidade.  Seja automatizar um processo ou excluí-lo, impacta diretamente na produtividade do colaborador que terá seu dia a dia mais dinâmico e eficaz no cumprimento das demandas.

E sabemos que aumento de produtividade resulta em melhores entregas e resultados que trarão um diferencial competitivo para a organização.

Como fazer o gerenciamento de mudanças organizacionais?

Ninguém simplesmente decide no café da manhã que quer diminuir o número de processos, chega na empresa e começa as implementações.

É preciso um passo a passo detalhado para que as mudanças tenham realmente um impacto positivo e não vire um problema.

Listamos a seguir as principais etapas para auxiliar na implementação de mudanças nas organizações;

Defina a mudança com clareza e objetividade

Mudanças sempre são bem-vindas, mas é preciso que haja clareza sobre o que você exatamente espera dela. Qual o propósito da mudança?

Tendo como base nosso exemplo de diminuição de processos. Seu propósito pode ser simplificar o sistema de gestão, garantindo assim mais flexibilidade e operacionalização.

Estabeleça o que realmente quer mudar e como estes objetivos estarão alinhados aos objetivos de negócio.

Determine os impactos e os afetados pela mudança

Para que a mudança sugerida não seja um tiro no pé da própria organização é prieciso avaliar de antemão quais os impactos, consequências e quem será afetado.

Exemplo: a diminuição de processos na empresa terá como consequência mais rapidez, redução de desperdício e tempo de trabalho com ações que não agregam em nada para a gestão.

Haverá impacto no Sistema de Gestão da Qualidade? Nesse caso não, porque a redução de processos não afeta a capacidade da organização em entregar produtos e serviços conforme os critérios estabelecidos.

Disponibilidade de recursos

Como aplicar a gestão da mudança sem saber quais os recursos necessários para tal? Será preciso novos equipamentos, pessoas, aquisição de sistemas?

Faça um levantamento de todos os recursos necessários. Em nosso exemplo hipotético da diminuição de processos, não seria necessário novos recursos, pois os internos já seriam suficientes para atender esta demanda.

Desenvolva uma estratégia de comunicação

É importante comunicar de forma clara os benefícios que os colaboradores terão com a mudança do processo. Seja claro e coerente sobre porque esta mudança foi necessária para a estratégia de negócio da sua empresa.

Verifique os canais de comunicação mais assertivos para engajar o time em todas as etapas. Dê espaço para o feedback e alinhamento. Se toda a equipe entender e abraçar a causa, com certeza os resultados serão melhores.

Defina os times e treine-os de forma efetiva

Definido o processo de mudança, identifique quem serão os principais envolvidos que terão responsabilidade e autoridade total para realizar a mudança destas atividades.

O treinamento do restante da equipe também deve ser cogitado para que os novos processos sejam realizados em conformidade. Investir em capacitação, e habilidades específicas são primordiais para a implementação.

Mensure o processo de mudança

Sem mensurar os processos de mudança, você não tem como avaliar se os resultados estão saindo como você planejou.

Em nosso caso hipotético da diminuição dos processos dentro do SGQ, o gestor pode verificar se a mudança tem impactado na meta inicial que era deixar o Sistema de Gestão mais flexível.

Também pode avaliar se houve novos riscos e oportunidades com a redução destes processos.

Como a ISO 9001 trata a gestão de mudanças?

Ao longo de suas seções, a ISO 9001 traz abordagens relacionadas à Gestão de Mudanças em diversos requisitos, como:

Planejamento de Mudanças (6.3)

O requisito aponta que “quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de maneira planejada e sistemática, considerando:

a) O propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.

Mudança no requisito para produtos e serviços (8.2.4)

De acordo com a ISO:

“a organização deve assegurar que a informação documentada pertinente seja emendada e que as pessoas pertinentes sejam alertas dos requisitos mudados, quando os requisitos para produtos e serviços forem mudados.”

Garanta que as pessoas que tenham relação direta com as mudanças sejam informadas.

Contratos que contenham aditivos ou até mesmo entrevistas com colaboradores acerca dessas mudanças são algumas evidências que podem ser cobradas em auditorias.

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Mudanças de Projeto e Desenvolvimento (8.3.6)

Segundo a norma, “a organização deve identificar, analisar criticamente e controlar mudanças feitas durante ou subsequente ao projeto de desenvolvimento de produtos e serviços. […]”

É importante também nesse caso que a organização retenha informação documentada sobre as mudanças de projeto e desenvolvimento, resultados das análises críticas, a autorização das mudanças e ações tomadas para medir os impactos.

Controle de Mudanças (8.5.6)

A norma aponta que “a organização deve analisar criticamente e controlar mudanças para produção ou provisão de serviços na extensão necessária para assegurar continuamente conformidade com os requisitos”. […]

Se você precisa realizar uma mudança no processo produtivo, por exemplo, é importante que a organização evidencie um controle que descreva os resultados na análise crítica da mudança, quem autorizou as mesmas e as ações que decorreram a partir desta avaliação.

Conclusão

Implementar a gestão de mudanças dentro da organização possibilita à empresa ampliar as possibilidades de inovação, aumentar a produtividade e também diminuir os riscos em processos.

Para que a mudança seja bem-sucedida é fundamental engajar toda a equipe. Desenvolver uma estratégia de comunicação adequada, realizar treinamentos, mensurar impactos e resultados são algumas das etapas que garantirão o sucesso do processo de gestão de mudança.

A ISO ao longo da norma aborda a mudança no Sistema de Gestão da Qualidade e pode ser um bom balizador para as empresas que buscam melhorar seus processos.