Tem uma frase que diz que a mudança é a única constante. E parece que é verdade. Por necessidade ou oportunidade, as empresas precisam mudar ao longo do tempo – mesmo quando trabalham arduamente pela padronização de seus produtos e serviços. Logo elas precisam mudar de maneira estruturada e alinhada a seus processos, pessoas, estratégias e cultura, tendo a demanda por uma gestão de mudanças.
A gestão da mudança como disciplina é recente. Foi apenas na década de 1990 que ela foi conceituada no universo corporativo e já nos anos 2000 que ela se estruturou em diversas metodologias disponíveis, cargos e funções dedicados dentro das organizações e até certificações.
Não por acaso, esse conceito, seus procedimentos e aplicações ainda carecem da compreensão dos profissionais. Neste artigo, você encontra uma introdução e os principais conceitos da gestão de mudanças.
O que é gestão de mudanças?
A gestão de mudanças é um conjunto de processos estruturados para facilitar o planejamento, execução e consolidação de melhorias, inovações e modificações a nível organizacional, com vistas a suavizar impactos negativos e maximizar benefícios almejados.
Para tal, ela leva em consideração fatores como:
- Visão, propósito e objetivos estratégicos
- Estilo, cultura e valores organizacionais
- Estrutura organizacional
- Sistemas de gestão vigentes, como o SGQ
- Pessoas
- Competências, habilidades e atitides.
A gestão de mudanças é essencialmente multidisciplinar. Mesmo quando realizada por facilitadores dedicados, ela vai envolver pessoas em todos os níveis organizacionais, em muitos casos de mais de um setor.
Como a ISO 9001 trata a gestão de mudanças?
A ISO 9001 fala de mudanças que podem impactar a integridade do SGQ, como:
- No próprio SGQ
- Nos requisitos para produtos e serviços existententes (8.2.4)
- Em projeto e desenvolvimento de produtos e serviços (8.3.6)
- Em processos produtivos (8.5.6).
Se você busca estruturar um fluxo de gestão de mudanças para o SGQ, continue esta leitura.
Por que fazer uma gestão de mudanças?
As lideranças não podem subestimar a dificuldade de realizar mudanças na organização. Dentre os motivos que mais levam mudanças ao insucesso estão:
- Temor e resistência ao desconhecido
- Falta de colaboração entre as lideranças
- Falta de comunicação
- Má condução
- Falta de recursos adequados
- Incompreensão da necessidade da mudança
- Impactos descontrolados em processos.
A gestão de mudanças não mede esforços para, mais do que implantar a mudança, estabelecer o senso de urgência e pertinência para ela, bem como remover os obstáculos para comunicar essa visão.
Faz parte da gestão das mudanças, ainda, estabelecer marcos e conquistas a curto prazo e, no longo prazo, institucionalizar a mudança a nível cultural.
Procedimento para gestão de mudanças organizacionais
Ninguém decide no café da manhã que quer modificar algum processo da empresa, chega no trabalho e começa as implementações. Há uma estrutura para que as mudanças tenham realmente um impacto positivo e não virem um problema.
De maneira padrão, as metodologias (como PROSCI) seguem o seguinte procedimento:
- Descongelar: definição e preparação para organização para as mudanças, antevendo cenários, riscos e planejando a iniciativa.
- Mudar: agir proativamente para a mudança.
- Recongelar: sustentar e institucionalizar a mudança, tornando-a o novo padrão da organização.
Vejamos um passo a passo com mais detalhes:
1. Defina a mudança
Mudanças sempre são bem-vindas, mas é preciso que haja clareza sobre qual será o novo estado. Defina, com base no estado atual (as-is), o estado futuro (to-be).
2. Determine os impactos e os afetados pela mudança
Para que a mudança sugerida não seja um tiro no pé da própria organização é preciso avaliar de antemão quais os impactos, consequências e quem será afetado.
3. Disponibilize os recursos
Como aplicar a gestão da mudança sem saber quais os recursos necessários para tal? Será preciso novos equipamentos, pessoas, aquisição de sistemas?
Faça um levantamento de todos os recursos necessários.
4. Desenvolva uma estratégia de comunicação
É importante comunicar de forma clara os benefícios que os colaboradores terão com a mudança do processo. Seja claro e coerente sobre porque a mudança foi necessária para a estratégia de negócio da sua empresa.
Verifique os canais de comunicação mais efetivos para engajar o time em todas as etapas. Dê espaço para o feedback e alinhamento. Se toda a equipe entender e abraçar a causa, com certeza os resultados serão melhores.
5. Defina os times e treine-os
Definido o processo de mudança, identifique quem serão os principais envolvidos que terão responsabilidade e autoridade total para realizar a mudança destas atividades.
O treinamento do restante da equipe também deve ser cogitado para que os novos processos sejam realizados em conformidade. Investir em capacitação, e habilidades específicas são primordiais para a implementação.
6. Mensure o processo de mudança
Sem mensurar os processos de mudança, você não tem como avaliar se os resultados estão saindo como você planejou.
Em nosso caso hipotético da diminuição dos processos dentro do SGQ, o gestor pode verificar se a mudança tem impactado na meta inicial que era deixar o Sistema de Gestão mais flexível.
Também pode avaliar se houve novos riscos e oportunidades com a redução destes processos.
Boas práticas em gestão de mudanças
De acordo com Kotter e outros teóricos da gestão da mudança, algumas práticas são essenciais em um processo de gestão de mudanças. São elas:
- Tenha uma definição de sucesso de uma mudança: quando uma mudança se dará por realizada e concluída?
- Conscientize sobre a necessidade da mudança: deve haver um consenso sobre a modificação.
- Crie um senso de urgência: deve haver um entendimento de que a mudança deve ser realizada neste momento, e não futuramente.
- Envolva a alta direção: não haverá mudança sem o incentivo, patrocínio e comprometimento de cima.
- Tenha comitês do projeto: lideranças envolvidas devem se reunir em comitês para garantir o acompanhamento da iniciativa do começo ao fim.
- Estabeleza uma visão de futuro: deve haver clareza sobre o estado a que a mudança vai levar.
- Mantenha a comunicação sobre a mudança constante: mudanças devem ser devidamente informadas a quaisquer envolvidos e interessados.
- Empodere as pessoas: as pessoas têm que tomar parte na mudança.
- Proveja capacitação e treinamento das pessoas: as pessoas devem estar devidamente preparadas para atuar no novo estado.
- Garanta quick wins: é fundamental poder observar rapidamente os benefícios de uma mudança. Do contrário, de que vale mudar?
- Não encerre um projeto de mudança sem a institucionalização e reforço das mudanças: os efeitos de mudanças precisam perdurar. De nada adianta haver um esforço para a mudança, e as pessoas voltarem ao mesmo modus operandi.
Quais os benefícios da gestão de mudanças em projetos?
Maior probabilidade em projetos de inovação
Para sobreviver no mercado é preciso inovar. Esse processo pode parecer difícil, mas resulta na melhoria de produtos e serviços que consequentemente refletem no posicionamento da empresa no mercado.
Além disso, a inovação também apresenta novas possibilidades de expansão, fazendo com que a empresa se abra para uma gestão disruptiva que deixe sua marca no mercado.
Diminuição dos riscos nas operações e processos
Uma gestão de mudança consistente e responsável analisa todos os impactos possíveis. Dessa forma os líderes conseguem prever melhor os imprevistos, mensurar os riscos e o quanto a empresa está se expondo ou não para executar a mudança, além das adaptações necessárias.
Aumenta produtividade
Mudanças ocorrem também para facilitar os processos e dar mais agilidade. Seja automatizar um processo ou excluí-lo, impacta diretamente na produtividade do colaborador que terá seu dia a dia mais dinâmico e eficaz no cumprimento das demandas.
E sabemos que aumento de produtividade resulta em melhores entregas e resultados que trarão um diferencial competitivo para a organização.
Mudanças: gerencie proativamente
Depois disso, fica difícil subestimar as barreiras a mudanças na organização – por mais pequenas que elas sejam.
Implementar a gestão de mudanças dentro da organização, em um ambiente tão instável como o atual, vai facilitar essa jornada e garantir seu sucesso no curto e longo prazos.
Reflita sobre como as mudanças vêm sendo conduzidas onde você está, aprofunde os seus conhecimentos e eleve o nível de maturidade gerencial de sua organização.
