A Gestão de Documentos, é todo o processo relacionado ao recebimento, guarda, tramitação e recuperação dos documentos que suportam as atividades operacionais, finais e estratégicas de uma empresa, área ou departamento visando o acesso á informações de maneira ágil e integrada, e pode ser implementada com o apoio de tecnologias específicas. Os documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. Com o contínuo avanço da tecnologia, que aumenta o fluxo de dados na internet e em sistemas internos, as empresas investem cada dia mais na Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
“administrar e gerenciar documentos (…) proporciona às empresas privadas e entidades públicas maior controle sobre as informações que produzem e recebem”.
A maioria das empresas com a GED implantada obtém um retorno elevado, pois conseguem a redução de documentos em papel, padronizam processos, ganham em rapidez e facilitam a implantação de normas de qualidade. Segundo matéria do portal administradores, “administrar e gerenciar documentos, a partir de conceitos da Gestão Documental, proporciona às empresas privadas e entidades públicas maior controle sobre as informações que produzem e recebem”.
Benefícios da Gestão de Documentos
- Rapidez e praticidade no fluxo de informações entre colaboradores;
- Dinamismo no processo de padronização de documentos;
- Distribuição de documentos e registros realizada de maneira controlada;
- Acesso ao histórico de documentos e registros obsoletos;
- Redução na impressão de documentos;
- Retenção do conhecimento na empresa;
Além destes benefícios, as organizações aprimoram o processo de pesquisa da informação contida nos documentos, o que facilita as tomadas de decisão. No quesito segurança, podem contar com um backup de recuperação da informação caso ocorra algum acidente no espaço físico da companhia. O sistema de Gestão Eletrônica de Documentos também possui mecanismo que criam graus hierárquicos dentro do sistema, restringindo possibilidade de acesso a dados importantes ou confidenciais.
Por fim, entre as principais vantagens que esta tecnologia pode oferecer a principal delas é a agilidade no acesso à informação. Com a velocidade com que esta passa a tramitar um dos reflexos mais imediatos é a possibilidade de acesso simultaneamente em qualquer lugar no mundo.
Bom trabalho e ótima semana!
