A ISO 9001 – assim como normas alinhadas a ela, como ONA e PADI – exige esse controle da informação documentada (ver seção 7.5).
Gerenciar documentos significa estabelecer um fluxo padrão que perpassa todo o ciclo de vida de um documento, desde a elaboração até arquivamento e descarte.
Todo setor de uma empresa produz documentos. Por isso, é comum estabelecer procedimentos padrões para isso, de acordo com o nível de criticidade de documentos, bem como requisitos estatutários e internos.
Neste artigo, partimos das boas práticas em gestão de documentos para explorar os níveis e fluxos de gestão principais, assim como ferramentas que você precisa conhecer ao estruturar esse processo dentro da empresa.
Boas práticas em gestão de documentos
Antes mesmo de estabelecer um fluxo de gestão de documentos, alguns pontos precisam estar bem definidos.
1. Levante o que deve ser documentado
Boa parte da documentação retida por uma organização é exigida por requisitos legais e normativos. Outra fatia é exigência interna, para fins de controle ou conhecimento organizacional.
Esse volume de documentação deve ser levantado.
O objetivo é controlar o trâmite de documentos, mas também identificar a falta de registros úteis e evitar a retenção de informação redundante ou desnecessária.
Essa tarefa não é tão simples como parece, dada a constante mudança da lista de documentos que uma empresa retém. Crie formulários de preenchimento para cada área.
Inventariar o volume de documentos pode ser salutar, inclusive para executar outras boas práticas como as descritas abaixo.
2. Estabeleça um plano de classificação dos documentos
Depois que você identifica o volume documental, pode visualizar como organizar esses documentos. Este é seu plano de classificação, isto é, como cada espécie de documento deve ser agrupada, a fim de facilitar o acesso e uso.
Toda empresa tem liberdade para definir a classificação de sua documentação como bem entender, com maior ou menor nível de detalhe.
Há várias maneiras de fazer isso, desde a tradicional organização por setor, até organizações diferentes, como organização de acordo com quem consome o documento. Também pode organizar de acordo com idades, pela frequência do uso (arquivo corrente, intermediário e permanente).
Normalmente, vemos categorias como:
- Unidade organizacional
- Setor/processo
- Tipo de documento
- Código do documento e nome
- Data de publicação.
Com esses critégios, você pode organizar os documentos de maneira automatizada, como em uma lista mestra, ou mesmo manualmente em pastas.
3. Elabore uma tabela de temporalidade documental
Por quanto tempo e em que condições os documentos devem ser guardados, antes de serem transferidos entre arquivos ou eliminados?
Da mesma maneira que o plano de classificação, você deve trabalhar com uma tabela de temporalidade, sobretudo se tiver documentos que exigem retenção. No caso da retenção permanente, considere trabalhar com arquivos corrente, intermediário e permanente.
Formalize esse esquema no seu procedimento de gestão de documentos.
4. Adote modelos de formatação de documentos
Mesmo que diferentes documentos exijam diferentes informações, é boa prática que toda a organização siga uma formatação uniforme em sua documentação, que facilite a identificação e compreensão.
Modelos de cabeçalho, rodapé, margem, fonte, etc., assim como padrões de codificação devem estar estabelecidos. No software de Gestão de Documentos Qualyteam, por exemplo, você cria cabeçalhos e rodapés fixos, assim como padrão de codificação, para todos os documentos diretamente de dentro da plataforma. Para saber mais sobre essas e outras funcionalidades, solicite nossa demonstração.
5. Automatize tarefas simples e frequentes
Quanto mais automatizados os controles, menos preocupação com a gestão de prazos, tarefas, responsáveis e fluxo você tem.
Notificações de tarefas, de publicação, de vencimento, assim como arquivamento, tudo isso pode ser automatizado por meio de softwares para gestão de documentos como Qualyteam. Quer verificar como funcionam esses recursos? Veja mais sobre Qualyteam Gestão de Documentos aqui.
Apesar de não serem obrigatórias, essas facilidades vão acelerar o processo de gestão com o benefício de reduzir os erros.
6. Estabeleça regras de acesso e uso de documentos
Ao mesmo tempo que você precisa assegurar que um documento esteja disponível para acesso e uso no momento em que for necessário, documentos digitais podem ser facilmente acessados, alterados, ocultados, reproduzidos e distribuídos se não estiverem devidamente protegidos.
Todas essas permissões, assim como backup, devem ser mapeadas durante o processo de elaboração do documento, mas também de maneira sistêmica.
Em sistemas de gestão documental como Qualyteam você tem esses recursos por padrão. No caso do software Qualyteam, você estabelece:
- Níveis de acesso ao documento: quem pode visualizar, baixar e imprimir o documento
- Identificação de quem usou o documento.
Conheça aqui essas e todas as outras funcionalidades citadas do módulo Qualyteam para Gestão de Documentos.
3 fases do fluxo da gestão de documentos
1. Produção
Envolve a criação de novos documentos ou atualização de documentos já criados para execução de alguma atividade.
Nesta fase, são definidos os controles de produção, com etapas que podem incluir a redação, revisão e aprovação, assim como os responsáveis.
Aqui também está incluso o processo de envio do documento para as pessoas que vão usá-lo ou então precisam conhecê-lo.
Em ferramentas informatizadas como o Qualyteam, você estabelece todo esse fluxo ao registrar a criação de um documentos, com notificações automatizadas para todos os envolvidos.
2. Utilização
É a manipulação do documento que acontece após a publicação, necessária para que cumpra sua função na estrutura gerencial corporativa.
Essa fase envolve desde a incorporação do documento na categoria de classificação, o lugar onde o documento estará disponível para uso, controle de acessos, instrumentos de recuperação e backup e uso efetivo.
Em softwares como Qualyteam, os documentos podem ser consultados diretamente da lista mestra por meio da busca, de um link de acesso direto ou, de qualquer dispositivo logado no sistema, por meio de um QR-code.
3. Destinação
Ações ligadas ao arquivamento de documentos inativos, envolvendo a análise e definição do tempo de preservação, local de armazenamento, processo de eliminação etc.
Ferramentas de gestão de documentos
Algumas ferramentas vão ser fundamentais para executar os processos de gestão de documentos.
1. Manuais e procedimentos de gestão de documentos
Seus planos de classificação, tabela de temporalidade e formatação de documentos devem estar devidamente formalizados e acessíveis para qualquer colaborador que precise produzir um documento dentro da empresa.
2. Planilhas
Muitas empresas, principalmente pequenas, ainda usam planilhas para realizar o controle documental, desde o processo de criação até a criação da lista mestra, embora elas tenham limitações em segurança e em agilidade.
No banner abaixo, você acessa um modelo criado pela Qualyteam:
3. Sistemas informatizados
Sistemas de gestão eletrônica de documentos – GED e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – SIGAD são ferramentas dedicadas para processo de gestão documental.
Por padrão, por meio delas, a equipe pode executar o fluxo de documentos de ponta a ponta. Além disso, você tem vantagens como padronização, centralização, segurança da informação e espaço livre de armazenamento. Conheça o software da Qualyteam.
4. Diretórios e pastas compartilhados
Os diretórios e pastas, sejam físicos, sejam eletrônicos, para armazenamento de documentos também são uma ferramenta necessária para organizações que não usam sistemas informatizados.
Gestão de documentos: evolua seus processos
A gestão de documentos não é o core business da sua organização. No entanto, para a execução de suas atividades-fim, bem como proteção, ela é uma parte essencial dela.
Ainda assim, a preocupação com o controle documental costuma aparecer apenas quando os problemas acontecem ou, então, com o aumento do volume de documentação retida.
Não precisa ser assim: comece pelas recomendações deste artigo, aprofunde seus conhecimentos sobre as ferramentas de mercado e dê segurança para a documentação da sua organização.
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