Diante de um desvio, você age ou fica parado? É claro que age o mais depressa possível, de preferência, de acordo com a criticidade da situação. Logo, você estará tomando uma ação imediata.
Mas, dentro da gestão da qualidade ou de um SGQ, o que significa tomar uma ação imediata? Qual a diferença em relação aos outros tipos de ação que você pode tomar diante de uma não conformidade, como uma ação corretiva?
Que ferramentas ajudam você a gerenciar essa ação? E como ela deve ser documentada?
Neste artigo, você encontra essas e mais respostas, de acordo com a ISO 9001. Confira.
Sumário
O que é ação imediata?
Ação imediata é a primeira reação a uma ocorrência ou não conformidade, seja para controlá-la, mitigá-la ou corrigi-la, seja para lidar com suas consequências (vide 10.2 a, da ISO 9001).
Seu principal objetivo é conter o problema e seus efeitos, para que eles não se alastrem pelas operações. Por isso, são ações rápidas e resolutivas, como:
- Segregação
- Contenção
- Retorno
- Suspensão de produção ou de provisão etc.
Diferença entre ação imediata e ação corretiva
Ação corretiva, mais do que conter um desvio, busca eliminar a causa dele, a fim de que não se repita ou ocorra em outro lugar. Logo, há um viés preventivo na ação corretiva, no sentido de que ela busca prevenir ou evitar a recorrência de não conformidades.
Para isso, ela envolverá uma investigação maior e mais aprofundada, com análise da causa raiz e da eficácia de quaisquer ações tomadas.
Pelo maior nível de profundidade, as ações corretivas podem até provocar a atualização de riscos e oportunidades, bem como mudanças no SGQ. Logo, se percebe que podem haver um impacto.
Porém, nem toda não conformidade vai exigir uma ação corretiva. Cabe à organização avaliar a necessidade desse tipo de ação (ver ISO 9001, 10.2 b).
Fluxo de uma ação imediata
O fato de uma ação imediata ser rápida e resolutiva não implica que ela seja irrefletida. O fluxo de ação imediata deve ser estruturado tanto quanto possível.
Vejamos como o fluxo de ação imediata pode ser estruturado após a identificação de um desvio:
1. Análise do problema
Há vários tipos de ação imediata, como vimos acima. Mas eles devem ser adequados à natureza da não condormidade e seus efeitos sobre a conformidade dos produtos e serviços. Esse dimensionamento precisa ser realizado, ainda que rapidamente, de acordo com a criticidade.
2. Plano de ação
Decidido o que fazer, você precisa planejar essas ações.
Tenha mapeadas possíveis não conformidades para estabeler antecipadamente um plano de ação para contenção de efeitos. Então, bastará uma revisão ou adaptação para seguir para a ação.
Muitas empresas trabalham com 3W nesta fase, por ser mais enxuto que um 5W2H ou um MASP, por exemplo. No software da Qualyteam para gestão de não conformidades é essa a opção que você encontra.
3. Ação
Execução do plano de ação.
4. Avaliação da necessidade de ação corretiva
Contido o problema, aí sim você vai pensar sobre o problema, decidindo qual o melhor caminho a seguir.
Muitas não conformidades exigem ação corretiva, outras não.
Documentação das ações imediatas
As ações imediatas – assim como possíveis ações corretivas – devem constar do relatório de não conformidade, com ao menos os seguintes pontos:
- Descrição na não conformidade
- Descrição das ações tomadas
- Identificação e evidenciação de possíveis concessões obtidas por clientes
- Identificação do responsável pelas decisões.
Essa documentação não é mera formalidade. Ela pode estar na base de um procedimento padrão no caso da ocorrência repetida de uma não conformidade.
Ferramenta para gestão de ações imediatas
Muitas organizações ainda utilizam as planilhas para gerenciar suas ações imediatas. Porém, elas acabam lidando com as limitações dessa ferramenta, que apesar de funcionar exige um controle totalmente manual.
Por isso, os softwares vêm se impondo, por benefícios como segurança, padronização, facilidade e agilidade.
Em soluções como a da Qualyteam, para as ações imediatas, você tem:
- Fluxo integrado ao de ação corretiva da não conformidade
- Plano de ação com 3W
- Notificações automatizadas para envolvidos
- Gerenciamento facilitado em dashboard gerencial
- Relatório de tratativa automatizado e disponível em lista mestra.
Veja o que você vai encontrar no software Qualyteam Gestão de Não Conformidades
Ação imediata: contenha os efeitos de não conformidades
Desvios acontecem a todo momento dentro de uma operação. Mas uma coisa que diferencia as organizações é a capacidade de lidar com eles, tanto para contê-los quanto para eliminá-los.
Inclua protocolos de ação imediata diante de desvios e, depois, analise com o tempo suas não conformidades para tomar as devidas ações corretivas.
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