Dentro do escopo da ISO 9001:2008 – que era inclusive uma novidade em relação à versão de 2004 da Norma –, o manual da qualidade era uma peça-chave, uma documentação exigida. Ele envolvia o escopo, os procedimentos documentados estabelecidos e a descrição da interação entre os processos de um SGQ.
Mas, na versão 2015, esse termo não aparece mais. Na verdade, ele é substituído.
A ISO 9001:2015 traz uma modificação em relação a toda terminologia sobre documentação do sistema da qualidade, em particular sobre o manual da qualidade. Tudo que envolve registros cai sob a rubrica de “informação documentada”.
O que nos leva a repensar o conceito de manual da qualidade dentro do SGQ, em relação a esse amplo conceito de “informação documentada”.
Como organizar e compilar tudo o que cai dentro do escopo de “informação documentada”? O que é um manual da qualidade sob o ponto de vista da ISO 9001:2015? Faz sentido mantê-lo? E se sim, o que ele deve contemplar?
São essas as respostas que buscamos neste artigo.
O que é manual da qualidade?
Manual da qualidade é um documento que fornece um guia prático sobre o sistema de gestão da qualidade da organização.
Partindo do escopo, da política e dos objetivos da qualidade, o guia da qualidade explica como a organização se posiciona e se comporta em relação às necessidades das partes interessadas, regulatórias e próprias.
Preciso manter um manual da qualidade para estar em conformidade com a ISO 9001:2015?
Não. O manual da qualidade não é mais uma documentação exigida para estar em conformidade com a ISO 9001.
A ISO 9001 fala de informação documentada de maneira totalmente genérica, o que dá total liberdade para a organização decidir como organizá-la.
Embora a liberação da exigência signifique menos trabalho para a organização – o manual da qualidade tornou-se uma formalidade incômoda dentro da maioria dos SGQs –, revisitar esse conceito e manter um manual da qualidade pode ser melhor do que não ter.
Veja abaixo algumas razões.
Para que serve o manual da qualidade?
Primeiro, o manual da qualidade é uma interessante ferramenta interna para fins de estandardização, conscientização e comunicação dentro de um SGQ.
O manual oferece, de certa forma, a interpretação que a organização faz da Norma e a formalização da maneira como ela a traduz em ações. Quando bem construído, portanto, o manual é um guia usado pelos colaboradores para verificar as políticas da empresa e dirigir suas ações.
Por exemplo: o manual pode estabelecer como a organização define o que deve ser monitorado e medido, ou então os critérios de análise crítica etc. Assim, quando se trata de implementar ações de monitoramento e medição ou de fazer uma reunião de análise crítica, todos saberão como proceder. Se o caso não cair no escopo previsto, o manual pode indicar o que fazer, aonde ir etc.
Um manual da qualidade também pode ser uma maneira de comunicar um SGQ para fornecedores externos.
Por fim, a manutenção do manual livra a organização de criar outros formatos para a retenção de informação documentada exigida pela Norma – ainda que tenha total liberdade de fazê-lo.
Por tais motivos, a manutenção da prática é bem vista, inclusive, em auditorias externas.
Que itens podem estar no manual da qualidade
Na seção 7.5, a ISO 9001 determina que o SGQ deve incluir a informação documentada requerida na Norma e, além dela, toda documentação adicional que a organização considerar necessária para a eficiência de seu sistema da qualidade.
Essa informação deve estar disponível e sempre adequada para uso, assim como protegida em termos de integridade e confidencialidade.
Mas nem toda a documentação precisa, por assim dizer, estar em um manual da qualidade.
Então, com base no que a Norma exige em termos de documentação, segue a nossa sugestão do que pode estar em seu manual da qualidade.
Escopo do SGQ
Limites de aplicabilidade do seu SGQ, de acordo com o contexto interno e externo, requisitos das partes interessadas, produtos e serviços da organização e justificativa para qualquer requisito da ISO 9001 que não seja aplicável a seu sistema.
Política da qualidade
Política da qualidade determina as bases sobre as quais o SGQ se estabelece e se correlaciona com as políticas, estratégias e identidade da organização, de maneira coesa.
Objetivos da qualidade
Os objetivos da qualidade envolvem tudo o que a organização busca realizar em seu sistema de gestão da qualidade, bem como o que será feito, quais os recursos, responsáveis, prazos de execução e indicadores de sucesso.
Processos do SGQ
Uma visão macro, como um SIPOC ou diagrama de tartaruga, com detalhes sobre os processos da qualidade e suas interrelações com os demais processos da organização.
Organograma
Estrutura de cargos e funções da organização, de maneira abrangente, para fins de conhecimento da posição de cada colaborador na hierarquia organizacional.
Cadências de análise crítica e auditoria
Informações gerais sobre como a organização analisa criticamente sua capacidade de atendimento e retém informação documentada sobre os resultados dessas análises, em que cadência e outros pontos de interesse geral da organização.
Programas do SGQ
Informações de interesse geral sobre programadas como de gestão de fornecedores, controle metrológico, controle de documentos etc., ela pode informar no seu manual onde e como cada setor se relaciona com ele.
Como elaborar um manual da qualidade
O fluxo de elaboração de um manual da qualidade deve ser o mesmo de qualquer outro documento do SGQ. De acordo com a seção 7.5.2:
- Elaboração ou atualização
- Análse crítica ou revisão
- Aprovação.
Além disso, como todo documento da qualidade, o manual também precisa estar devidamente incluído no controle documental.
Todo esse fluxo, bem como seus controles, podem ser realizados com muita rapidez e facilidade dentro do Software de Gestão de Documentos da Qualyteam. Para saber mais detalhes, confira aqui todas as funcionalidades do produto.
Manual da qualidade: use a seu favor
O manual da qualidade não é mais uma exigência da ISO 9001. No entanto, vimos que há vantagens em mantê-lo, revisando o seu formato e itens contemplados.
Vimos também alguns itens que podem estar em seu manual da qualidade, em uma lista não exaustiva.
Agora, queremos saber a sua experiência. Manteve seu manual da qualidade? Diga para nós nos comentários.
