Checklists são listas de verificação (não folhas de verificação) de afazeres, pontos a observar, tarefas a serem cumpridas, materiais a serem comprados, etc. Ou seja, é uma lista que enumera, em ordem definida ou não, o que não pode fazer falta em uma iniciativa.
Mas então é só sair criando itens em listinhas? Em casa, talvez seja assim mesmo, mas, para usar esse recurso nesse trabalho, você precisa ser mais preciso e criterioso na construção.
Então por que, quando e como fazer um checklist que funciona?
Neste artigo, trazemos o básico que você precisa fazer para usar essa ferramenta tão simples, versátil e efetiva.
Quando fazer um checklist
Essa pergunta é pertinente porque nem tudo precisa de um checklist.
Se você precisa executar ou que outros executem uma tarefa que deve seguir um padrão repetidamente, criar um checklist pode ser útil. É o que temos em procedimentos, instruções de trabalho… Elas seguem sempre a mesma sequência de execução.
Mais que um padrão, ele é útil quando a falta ou o esquecimento de um elemento pode comprometer o todo. Não por acaso, pilotos, soldados, médicos e arquitetos seguem checklists.
Um checklist também será útil quando diferentes profissionais executam aquela atividade. Independentemente de quem seja o executor, o checklist será sempre a referência.
Normalmente, você verá que cairão sob essa rubrica processos essenciais, importantes e acima de tudo complexos.
Por que fazer checklists?
O médico Atul Gawande, autor do livro The Checklist Manifesto: How to get things right (“O manifesto do checklist: como fazer a coisa certa”, numa tradução literal), adotou listas de verificação em oito hospitais – de um centro comunitário na Tanzânia a um moderno instituto médico em Seatle. A redução de óbitos por complicações médicas nesses hospitais foi de 35%, na média.
Para o médico, as rotinas dos cirurgiões se tornaram tão complexas que os erros de uma forma ou de outra são praticamente inevitáveis:
“É muito fácil para um médico competente perder uma etapa, ou esquecer de fazer uma pergunta chave, ou, com o estresse e a pressão do momento, deixar de se preparar adequadamente para qualquer eventualidade. […] Especialistas precisam de listas de verificação, literalmente.”
Por isso, o checklist pode trazer inúmeras vantagens:
- Coerência: montar um checklist faz você pensar na conexão das várias partes ou etapas de uma tarefa, logo ajuda você a visualizar o todo.
- Segurança: a lista de verificação funciona como uma rede de segurança cognitiva. Detecta falhas mentais que costumam brotar da complexidade do trabalho moderno.
- Eficiência: as equipes tornam-se mais rápidas e eficientes quando se acostumam a usar listas.
- Exatidão: esse é o desafio das equipes modernas. Gawande diz que já somos muito bons. O que precisamos melhorar é a exatidão dos nossos procedimentos.
- Foco: Quando a equipe adota o checklist, o óbvio e patente deixa de atrapalhar, e os profissionais ficam livres para se concentrar no que é realmente importante.
Como fazer um checklist efetivo em 7 passos
1. Identifique o objetivo
O que será realizado que justifica um checklist? Defina isso, porque cada ponto da lista será uma etapa para atingir esse objetivo.
Consequentemente, se você não tem clareza do que quer realizar, provavelmente sua lista vai ficar incompleta.
Seja específico e dê detalhes. Pense no seguinte exemplo: um checklist de viagem. Uma lista de verificação de itens para uma viagem para a praia é muito diferente de uma lista de viagem para a neve.
Sua lista pode incluir prazos de execução, pessoas e por aí vai…
2. Pesquise modelos de checklist para o objetivo
A não ser que sua tarefa seja muito específica, é bem provável que outras pessoas já tenham criado um checklist para o seu objetivo (pense no exemplo da viagem, que com uma breve busca você achará vários exemplos).
Essa pesquisa vai trazer insights para você usar na construção da sua lista.
Não se preocupe com originalidade, e sim com a completude. Com certeza, pontos importantes que não vão passar pela sua cabeça podem ter passado pela cabeça de outros.
3. Crie seu checklist
Agora construa o checklist. Junto com o material coletado na fase de pesquisa, é hora de fazer um brainstorming.
Existem várias ferramentas para montar, desde o Qualyteam, onde você estrutura seus planos de ação corretiva, oportunidades de melhoria, riscos, documentos, entre outros, passando por planilha até Google Tasks.
Mas não se contente em listar as tarefas aleatoriamente. Vá para o próximo passo.
4. Organize o checklist
Voltando a nosso exemplo da lista de viagem ao litoral: ao observá-la, você vai perceber imediatamente que tem itens mais importantes que outros.
Se faltar uma saída de praia na mala, você poderá passar a viagem sem ela. Mas se esquecer a roupa de banho, deverá comprá-la.
Da mesma forma, itens separados podem ser agrupados, exemplificados etc.
Você pode organizar de acordo com a sequência de execução, prioridade de execução, categorias e por aí vai.
5. Defina um formato
Seu checklist deve seguir um padrão consistente em toda a sua extensão.
Por exemplo:
- Título
- Subtítulo
- Descrição
- Exemplo.
A dica aqui é estabelecer um formato utilizável em outras listas. Isso dará previsibilidade para quem usar. Escaneabilidade permitirá que a informação seja rapidamente decodificada.
6. Descreva os itens
Pelo passo anterior, você já tem uma ideia do que cada item contempla. Mas, se deseja tornar essa lista útil no futuro ou para outras pessoas, você precisa pensar em uma formulação clara tanto em termos do título quanto da descrição dele.
7. Revise
Finalizados todos os pontos, revise.
Identifique inconsistências e fragilidades na lista. Rode testes com quem o usará, a fim de validar o formato bem como os itens.
Colete os feedbacks, corrija e rode novamente.
Construa seus checklists
Independente da forma que irá fazer sua lista de verificação, saiba que essa não é uma ferramenta ultrapassada diante da complexidade dos processos atuais. Ao contrário. Ela vai ajudar a traduzir a complexidade em uma sequência ou grupo de atividades organizada, facilmente comunicável para outros e gerenciável.
Você já usa checklists? Conte sua experiência nos comentários.
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