Não. Existe uma diferença ente documento e registro. No contexto da norma 9001 um documento refere-se ao futuro, ao planejamento, a diretrizes que nortearão os rumos de sua empresa. São documentos que estabelecem aonde sua empresa quer chegar, como seus funcionários deverão agir e como as tarefas do seu processo deverão ser executadas. São exemplos de documentos: um procedimento, uma instrução de trabalho, o código de ética da sua empresa, uma norma, uma lei. Todos esses citados e outros determinam uma “regra”, uma forma de agir dentro da sua organização.
Pense na sua realidade, dentro da sua empresa quais seriam os documentos que ditam regras para o futuro? São eles que precisam ser controlados.
E registros? O que são registros? Uma forma simples de entender é pensar que registros são anotações que ocorreram no passado, fatos que já ocorreram. Chamaremos esses registros de evidências, pois de fato eles são a prova de alguma coisa que já aconteceu. São exemplos de registros uma nota fiscal preenchida, uma ordem de serviço preenchida, uma ordem de produção preenchida,um certificado de um curso que ocorreu, uma ata de uma reunião que já ocorreu, um formulário de matricula preenchido.
Percebam que um documento pode vir a se tornar um registro. Pensem em uma ordem de orçamento em branco, ela lhe diz quais dados você precisará ter em mãos para, no futuro, fazer uma compra.
No exemplo citado, você precisará do nome do cliente, a cidade onde ele reside, o estado, o CEP e assim sucessivamente. À medida que você preenche esse documento, com dados reais do seu cliente ele se torna um registro, pois reflete um pedido de um cliente que já aconteceu. O mesmo pode ser dito de um formulário de nota fiscal em branco, que é um documento e quando preenchido torna-se um registro de uma venda que já ocorreu.
Agora que está mais clara a diferença entre documento e registro, fica a pergunta: quais documentos e registros precisam ser controlados? O texto da norma é pouco específico diz apenas que “Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados”. Dessa forma é você quem vai determinar quais documentos você irá controlar.
Bom trabalho!
