Essa análise acontece após a ação, sendo, por analogia com o PDCA, o momento da verificação, que pode originar ou não ações adicionais. Ela é uma visão retrospectiva do caminho percorrido, analisando perdas e ganhos.
Embora pareça uma questão de julgar uma ação simplesmente como EFICAZ ou NÃO EFICAZ, a análise de eficácia é mais que apenas isso. É muito comum esta etapa ser feita de maneira superficial e, consequentemente, sem que a organização tire todos os aprendizados que poderão ajudá-la em novos projetos.
Neste artigo, vamos destrinchar os meandros de uma análise da eficácia bem-sucedida, para que você qualifique as suas.
De que iniciativas a ISO 9001 exige análise da eficácia?
Todo o sistema de gestão como um SGQ, projeto ou plano de ação precisa ter sua eficácia analisada. Mas expressamente a ISO 9001 indica alguns pontos. Vejamos quais:
Em 6.1.2(b), a norma fala sobre a avaliação da eficácia das ações para abordar riscos e oportunidades.
Em 7.2, a ISO 9001 diz que a organização deve tomar ações para adquirir competências necessárias e avaliar a eficácia dessas ações.
Já em 10.2.1(d), vemos que a norma fala da análise da eficácia de quaisquer ações corretivas tomadas diante de não conformidades.
Como avaliar a eficácia adequadamente?
1. Definir critérios de sucesso
A avaliação da eficácia está relacionada a indicadores e critérios de sucesso. Você vai defini-los no planejamento da ação.
A clareza sobre os objetivos da iniciativa vai determinar os critérios de avaliação, uma vez que um plano de ação será eficaz quando atingir a sua completude. Toda a ação é norteada por um objetivo ou expectativa, tal como:
- Conformidade: retornar ou adequar-se a uma norma.
- Prevenção: eliminação ou mitigação de riscos.
- Oportunidade de melhoria: otimização de processo, para redução de custos, eficiência ou satisfação das partes interessadas
- Inovação: disrupção.
Além do objetivo principal do plano de ação, você deve analisar outros critérios de sucesso de uma iniciativa. Afinal, o objetivo pode até ter sido atingido, mas se passou do prazo ou do orçamento isso precisa ser observado.
- Completude: todas as etapas do plano foram executadas devidamente?
- Prazo: as ações foram executadas dentro do prazo?
- Custos: o projeto ficou dentro do orçamento previsto?
- Mudanças: o plano de ação sofreu modificações em relação a seu desenho inicial?
2. Reunir evidências
Em gestão da qualidade, a eficácia ou ineficácia de uma ação deve sempre ser devidamente evidenciada.
Portanto, para cada critério de sucesso identificado, você deve coletar evidências. Isso pode ser fotos, comprovantes, listas de presença, medidas etc.
3. Documentar
A análise da eficácia deve ser documentada junto com o plano de ação implementado e suas evidências.
Em softwares como o Qualyteam, o fluxo de suas ações corretivas e preventivas já é desenhado com uma etapa de análise da eficácia. Veja na imagem abaixo:
Além de descrever a análise textualmente, você pode anexar arquivos de variados formatos coletados como evidência.
No caso de uma avaliação de ineficácia ou eficácia apenas parcial, você poderá reabrir o plano de ação, incluindo correções.
A grande vantagem que o software traz é a centralização e a facilidade da retenção da informação documentada vinculada à ação.
Veja aqui mais funcionalidades do software para Gestão de Não Conformidades da Qualyteam
Quem deve fazer análise da eficácia?
O ideal é que a análise crítica seja realizada por alguém que não participou da implantação da iniciativa, para que, com olhos frescos, faça uma análise mais fria do executado.
Coordenação e lideranças serão os melhores candidatos a esse papel.
O que fazer diante de ações não eficazes?
Se ao verificar um plano de ação implementado, ele se mostrou ineficaz, então é preciso seguir o ciclo do PDCA e agir. Um plano que se demonstrou ineficaz deve passar por uma ação corretiva.
Análise da eficácia: leve a sério a visão retrospectiva
A análise da eficácia, quando bem realizada, oferece muito mais do que uma decisão sobre o sucesso ou insucesso de um plano de ação. Ela ensina a equipe a melhorar a gestão de seus projetos, aperfeiçoando suas práticas. Aprofunde suas análises e obtenha esses ganhos.
Usando Qualyteam Software, suas análises de eficácia vão ficar diretamente vinculadas aos projetos a que pertencem, com a possibilidade de anexar evidências.
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