Implementar um SGQ sem um Software de Gestão da Qualidade não é uma tarefa simples. Primeiro porque nem sempre todos da empresa entendem o que é um SGQ, depois porque nem todos estão dispostos a contribuir com os procedimentos necessários para essa implementação.
Mas o que é preciso para aprimorar resultados com o SGQ?
Neste post você vai conhecer 6 erros que podem comprometer os resultados do seu SGQ e o papel dos softwares de gestão para otimizar estes processos.
Quais os principais erros que você deve evitar no SGQ?
Algumas ações dentro da empresa podem parecer inofensivas mas impactam diretamente os resultados do SGQ e a forma como ele é gerenciado. Elencamos os principais erros que devem ser evitados.
1. Fazer adaptações de procedimentos de outras organizações
Todos os procedimentos de gestão da qualidade devem ser rigorosamente planejados. Caso contrário, alguns erros podem interferir até mesmo no produto final ou no serviço oferecido ao consumidor — o que resultaria em perda de clientes e de competitividade.
Para evitar esse tipo de problema, é muito comum que gestores optem por trazer, para suas empresas, práticas de qualidade de outras instituições — principalmente daquelas que possuem certificações, como a ISO 9001.
Se esse é o seu caso, pare e repense! Embora alguns procedimentos tenham sido exitosos em outra organização, ele pode não ser igualmente bem-sucedido na sua empresa. Cada gestor da qualidade deve acompanhar sua própria instituição e, a partir das suas observações, criar seus próprios procedimentos de gestão da qualidade.
Para tanto, ele deve levar em consideração metas, objetivos, contexto em que a empresa está inserida e assim como a cultura da mesma.
2. Não levar o controle de documentos a sério
Apesar dos benefícios oferecidos pela gestão de documentos, muitas organizações utilizam essa prática apenas para documentos considerados oficiais. Isso significa que outras informações, como tarefas e procedimentos, ainda são tratados de forma desorganizada.
Então, antes de se concentrar apenas em determinadas informações, tenha uma visão abrangente e dê a todos os dados o mesmo tratamento e organização. Para isso, a empresa deve apostar em alguns procedimentos como:
- Organizar, catalogar e indexar os documentos de todos os setores;
- Armazenar todos os documentos, de preferência em um único ambiente;
- Ter uma cópia de segurança em todos os arquivos;
- Sincronizar informações para acesso dos dados em mais de uma plataforma.
3. Deixar de documentar não conformidades
Uma boa Gestão da Qualidade vai exigir, necessariamente, a identificação de não conformidades. Documentá-las é extremamente valiosa, pois ela:
- Garante o registro de um histórico de não conformidades;
- Evita a perda de informações valiosas que contribuem para resolução de problemas;
- Possibilita a análise das não conformidades recorrentes e a identificação das suas causas;
- Permite a análise de eficácia das ações e possíveis falhas durante o processo.
Ao documentar as não conformidades, os gestores da qualidade também prezam pelo futuro da instituição, pois novos gestores e/ou novos membros terão acesso irrestrito ao contexto em que o sistema de Gestão da Qualidade foi implementado.
Leia também: Relatório de Não Conformidade: saiba como elaborar [GUIA]
4. Utilizar Sistemas de Gestão da Qualidade aleatórios
Esse é um erro extremamente comum. Isso porque, atualmente, existem diversos sistemas da qualidade e uma grande parte dos profissionais da qualidade tende a achar que, quanto mais aplicativos e softwares disponíveis, melhor.
No entanto, é preciso ter em mente que cada um desses recursos tem suas especificidades. Se elas não forem complementares e convergentes, dificulta a comunicação interna. A dica é: opte por sistemas integrados.
5. Gerir indicadores de maneira irregular
A subutilização de indicadores e métricas gera perda de potencial competitivo no mercado. E esse tipo de gerenciamento irregular e insatisfatório é outro erro recorrente.
Para os indicadores de desempenho é necessário ter facilidade de mensuração, coleta e compreensão dos dados, estar alinhado aos objetivos de negócio e permitir a comparação com dados históricos.
Tudo isso, você faz em um software pensado para o SGQ, como Qualyteam Indicadores.
6- Não engajar a Alta Direção e toda a equipe no processo
Promover a Qualidade e a melhoria contínua dentro da organização não é uma tarefa isolada da equipe de gestão da qualidade.
O comprometimento da alta direção fará toda a diferença no processo e principalmente irá potencializar que o restante da equipe se engaje para alcançar os melhores resultados.
A própria ISO 9001 na Seção 5 reforça que:
A Alta Direção deve demonstrar liderança e comprometimento com relação ao Sistema de Gestão da Qualidade:
[…] f) comunicando a importância de uma gestão da qualidade eficaz e de estar conforme com os requisitos do sistema de gestão da qualidade.
h) engajando, dirigindo e apoiando pessoas a contribuir para a eficácia do sistema de gestão da qualidade […]
Se a sua empresa inclusive passar por uma auditoria será ainda mais importante evidenciar como a Alta Direção monitora os resultados e se o SGQ está realmente sendo eficaz.
Bons resultados no SGQ: como um software de gestão pode auxiliar?
Automatizar processos é o caminho mais rápido e prático para evitar erros durante a implantação e manutenção do SGQ. Veja por quê:
Controle de Documentos
Com uma solução automatizada para controle de documentos, você conta com uma lista mestra atualizada e fica a par de todas as tarefas relacionadas ao histórico de acessos, visualizações e alterações.
Outro ponto importante é que os documentos além de estarem mais organizados, ficam mais seguros, pois contam com permissões específicas e download de arquivos.
Acompanhamento constante de indicadores
O acompanhamento constante de indicadores em uma solução automatizada permite que você monitore de forma mais organizada o atingimento das suas metas para que possa elaborar planos de ação mais assertivos.
Com isso você cria uma visão sistêmica dentro da equipe com uma cultura orientada a resultados e alcance dos objetivos estratégicos.
Engajamento da equipe
Com as informações centralizadas em um único ambiente, a equipe envolvida no processo é notificada automaticamente por e-mail quando há modificações realizadas pelos usuários que estão cadastrados.
Além disso, também acompanham todas as atividades pendentes relacionadas à execução, revisão e aprovação de tarefas. Isto evita a chance de ruídos de comunicação entre a equipe, perda de informação e equívocos.
Conclusão
Implantar um Sistema de Gestão da Qualidade dentro de uma empresa pode ser desafiador. Requer comprometimento, engajamento da equipe e uma cultura orientada a resultados e melhoria contínua para que sua empresa tenha maior facilidade em alcançar objetivos estratégicos.
Por isso, é importante estar atento aos erros que podem comprometer os resultados com as ações da qualidade. A falta de cuidado com a gestão de indicadores, a falta de um controle de documentos efetivo, não documentar nem tratar as não conformidades são fatores que impactam diretamente o resultado do sgq.
Soluções automatizadas podem ser grandes aliadas para padronizar processos, controlar documentos, armazenar informações de forma organizada e engajar ainda mais a equipe.
Quer saber como você pode otimizar os processos de gestão da qualidade? Entre em contato com os especialistas.
