No entanto, na hora de adequar-se às diretrizes, muitas empresas esbarram no custo. Consultorias são investimentos altos e, por vezes, até arriscados. Em uma consultoria convencional, na qual o consultor faz visitas presenciais à empresa, os custos da diária podem ultrapassar R$ 1 mil, e a quantidade de visitas pode chegar a 36.
A opção de fazer internamente, seja com a equipe atual, seja com um profissional experiente contratado para implantar e gerenciar a continuidade do SGQ é a solução.
Mas como um SGQ se adequa à ISO 9001?
Neste artigo, você verá os passos que deve esperar de um programa de implantação, a fim de dirimir suas dúvidas comuns a respeito da adequação de um SGQ à ISO 9001 bem como compreender a dimensão desse projeto.
10 passos para a implantação da ISO 9001 no SGQ
A implantação da ISO 9001 em um SGQ pode ser implementada em qualquer empresa, independentemente do tamanho, da quantidade de clientes e até do desejo de obter a certificação. Mas de maneira nenhuma é um projeto trivial.
Existem alguns passos que precisam ser seguidos a fim de que as diretrizes da norma técnica sejam implementadas.
1. Entenda o propósito da implantação da ISO 9001
Por que a empresa deseja implantar um SGQ ISO 9001? Essa resposta precisa estar clara para a organização.
Lembre que um SGQ ISO 9001 é um sistema abrangente: exige comprometimento desde a alta direção até os estagiários.
Além disso, o sistema pode ser complexo: são muitos os processos da qualidade que precisam ser desenhados e incorporados nos processos operacionais da organização.
Certificado pela auditor ver não traz reais benefícios em qualidade.
2. Determine a equipe de implantação
A adequação de um SGQ à ISO 9001 envolve toda a organização, mas é necessário ter uma pessoa responsável como referência para a condução.
Além dessa liderança, é necessário definir outras pessoas que ajudarão no processo.
Esses colaboradores também devem conhecer os processos da empresa e, mais do que isso, precisam ser encarados como líderes, porque isso permitirá que as ações sejam aplicadas de forma mais tranquila, sem haver muitas contestações por parte de outros colaboradores.
Nesse contexto, é importante lembrar que em qualquer empresa existe uma resistência às mudanças; por isso, a liderança da equipe de implantação da ISO 9001 pode facilitar a implementação das mudanças nos processos.
3. Analise ou audite internamente o sistema de gestão da qualidade atual
Antes de efetivamente começar a implantação da ISO 9001, é preciso analisar a estrutura do sistema de gestão da qualidade já disponível na empresa – se ela tiver alguma – seja por meio de um diagnóstico interno ou até por meio de uma auditoria interna da qualidade.
É essa avaliação que permitirá verificar quais são os requisitos da ISO 9001 que já são atendidos e quais são os principais pontos que precisam de melhoria.
A Qualyteam criou um diagnóstico especialmente para esse fim, que pode você pode acessar gratuituamente.
A partir dessa informação, é possível incorporar esses pontos ao plano de ação.
4. Analise o contexto da organização
Se ainda não faz de maneira estruturada a análise de ambiente interno e externo, dos requisitos e interesses das partes interessadas que impactam na organização e, com base, nisso, o planejamento estratégico, a implantação de um SGQ ISO 9001 vai exigir que você faça.
Esse pode ser um longo trabalho, principalmente no que respeita à determinação dos processos internos, uma vez que muitas empresas não conhecem com objetividade sua cadeia de valor.
Escolha as ferramentas que vai usar – e aqui temos várias possibilidades –, mas também estruture um programa: de quando em quando esse material será analisado e revisado?
5. Determine o escopo e os objetivos da qualidade e a política da qualidade
Uma vez reconhecidos os objetivos organizacionais dentro do ambiente em que a empresa se encontra, você tem a capacidade de determinar a circunscrição da qualidade.
Onde os processos da qualidade vão incidir? O que é prioridade? Quais os objetivos deles? Como isso se traduz em uma postura da qualidade?
6. Mapeie os processos da qualidade
Essa certamente é a fase mais demorada da implantação da ISO 9001 no SGQ. Não subestime a extensão desse trabalho, sobretudo se ainda não tiver uma estrutura de controle da qualidade ou mesmo de gestão da qualidade implantada.
Só para dar alguns exemplo, você terá que estruturar processos como:
- Comunicação no SGQ
- Abordagem de riscos e oportunidades
- Estruturação do conhecimento organizacional
- Gestão de competências por cargo e função
- Processo de documentação do SGQ
- Processo de determinação e análise crítica de requisitos de produtos e serviços
- Processos de controle operacionais até a liberação
- Processo de projeto e desenvolvimento
- Comunicação com o cliente
- Processo de avaliação de fornecedores
- Processo de identificação e rastreabilidade
- Gestão de indicadores de monitoramento
- Programa de auditoria interna
- Tratativa de não conformidades.
Fasear esses processos, envolver as pessoas diretamente afetadas e buscar, ainda na fase de desenho, a maior simplificação possível são maneiras de não dificultar a mudança.
7. Implante os processos da qualidade
Hora de colocar a mão na massa e de implementar as adequações à ISO 9001 no SGQ. Como todo projeto, este deverá ser acompanhado de perto pelos envolvidos.
8. Estruture o programa de auditoria e execute a primeira auditoria
Os processos estão rodando e se estabilizaram? Hora de auditar e de avaliar o trabalho.
Aqui a regra é manter um alto rigor de exigência, para de fato olhar para as fragilidades do SGQ e consertá-las. O peso de uma não conformidade apontada em uma auditoria interna é muito diferente do que o de uma não conformidade apontada em uma auditoria externa de certificação.
9. Corrija não conformidades
Após a primeira auditoria interna da qualidade é normal muitas não conformidades aparecerem. Ajuste, valide e consolide os ajustes.
10. Submeta o SGQ à certificação ISO 9001
Quando a empresa chegou a uma estrutura de SGQ ISO 9001 redonda e normativamente bem adequada, se for o objetivo dela, é hora de submeter à certificação.
Isso implicará uma auditoria externa da qualidade, que validará tecnicamente o trabalho.
Nesse caso, é preciso contratar um órgão certificador. Estando tudo certo, esse órgão poderá aprovar as práticas implantadas na empresa e emitir o certificado ISO 9001.
No entanto, vale a pena ressaltar que o certificado tem um prazo de validade e, por isso, é preciso fazer uma manutenção regular da certificação, e principalmente das práticas, porque de nada adianta implementá-las uma vez e depois voltar aos processos antigos.
Boas práticas na implantação da ISO 9001
1. Apresentação do projeto para todos
A implantação de um SGQ padrão ISO 9001 não é um projeto pequeno. Portanto, ele não pode sair do radar.
Quanto mais a empresa falar de qualidade e do projeto de implantação da ISO 9001, mais isso ficará na cabeça das pessoas.
Apresente a ideia internamente e também externamente, inclusive para clientes e mercado. Mostre que a empresa está implantando um SGQ ISO 9001 criando um logotipo especial para o projeto, produzindo um release para enviar à imprensa etc.
A ideia é mostrar a todos que a empresa está engajada e quer melhorar ainda mais os seus processos. Consequentemente, a empresa logo começa a obter benefícios pela implantação da norma.
2. Treinamentos para os colaboradores
Ter um SGQ ISO 9001 é levar a qualidade para a estratégia da empresa. Logo, isso precisa estar na consciência de todos.
Treinamentos em processos da norma, capacitações sobre a norma são fundamentais para garantir a conscientização, o conhecimento e o empoderamento dos colaboradores.
3. Comunique os avanços
Não basta apresentar o projeto para todo mundo, também é preciso comunicar os avanços. Cada conquista deve ser apresentada, não só para mostrar agradecimento à equipe, mas também para continuar estimulando os colaboradores que estão envolvidos no processo de implantação.
Algumas dicas nesse sentido são enviar relatórios semanais e promover treinamentos durante o processo de implantação.
4. Reconheça as melhores práticas
É importante reconhecer sempre as melhores práticas, ou seja, aquelas que estão contribuindo para a implantação da ISO 9001. Cada empresa tem seus desafios nesse processo, e a indicação de boas práticas deve ser reconhecida.
Isso pode ser feito por meio de um simples elogio ou agradecimento durante uma reunião. Também podem ser pagos prêmios, mas eles dependerão da possibilidade da empresa.
Qualyteam Academy: programas de implantação do SGQ padrão ISO 9001
Para facilitar a implantação do SGQ padrão ISO 9001 em empresas com baixos orçamentos para a qualidade, a Qualyteam criou 3 programas de implantação, voltados para diferentes objetivos das empresas:
- Fundamentos da qualidade: seus passos iniciais na gestão da qualidade.
- SGQ Básico: os processos fundamentais da qualidade.
- SGQ Avançado: os processos de um sistema de gestão da qualidade padrão ISO 9001.
Todos baseados na ISO 9001, com aulas práticas, acompanhamento técnico e, ainda, acesso ao software Qualyteam. Conheça o Qualyteam Academy!
Vantagens da implantação da ISO 9001 no SGQ
- Visibilidade sobre os processos: para pensar na qualidade de seus produtos e serviços, a empresa precisa conhecer bem seus processos. Isso impacta diretamente na capacidade de melhorá-los.
- Redução de custos com falhas: tendo controle sobre os processos produtivos, provavelmente a empresa vai reduzir custos com retrabalho e devoluções.
- Aumento da credibilidade: qualquer empresa precisa ter boa reputação no mercado para se diferenciar perante a concorrência. A ISO 9001 também pode ajudar nesse quesito, já que, com a redução de erros, a empresa tende a aumentar sua credibilidade em relação aos concorrentes.
- Padronização de produtos: você padroniza seu produto, garantindo que ele mantenha seu nível de qualidade.
- Aumento das vendas: grandes empresas preferem adquirir produtos e serviços de organizações que tenham a certificação ISO 9001 ou que já adotem esse sistema de gestão da qualidade.
Crie seu roadmap de implantação da ISO 9001 no SGQ
Para muitas empresas, a estruturação da gestão da qualidade e, com ela, a certificação ISO 9001 do SGQ podem ser um divisor de águas, tanto em termos de gestão quanto em termos de negócio.
O roadmap que apresentamos pode inspirar você nisso, mas certamente, olhando para a sua organização, você deverá adaptá-lo.
Conte com a Qualyteam nessa empreitada.
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