O kanban inspirara metodologias ágeis reconhecidamente bem-sucedidas como scrum, por exemplo. Vários motivos levaram para esse desdobramento, mas o principal deles foi as limitações das ferramentas de gestão de projetos disponíveis até então para o universo de desenvolvimento de softwares.
Embora as metodologias ágeis sejam aplicadas majoritariamente ao domínio dos softwares, de nenhuma maneira essas ferramentas são restritas a eles. Pelo contrário: elas estão se difundindo para todas áreas, inclusive a gestão da qualidade. Logo, você deve conhecer também e saber como aproveitar dentro da organização.
Neste artigo, trazemos ponto a ponto os principais conceitos desse método de trabalho.
O que é metodologia kanban?
Metodologia Kanban é uma ferramenta de gestão de projetos e planejamento de mudanças baseada no sistema puxado just-in-time da Toyota.
Ele funciona por meio de cartões que sinalizam itens de trabalho a serem realizados, tal como os pedidos de um restaurante, puxados pela equipe que vai realizá-los e entregues no final.
O primeiro a formalizar um método Kanban dentro do campo das metodologias ágeis foi David Anderson. Em 2007, Anderson adaptou o tradicional kanban em seu trabalho em projetos de desenvolvimento de softwares.
Ele define assim a criação:
Kanban (com K maiúsculo) é um método de mudança evolutivo para monitoramento e melhoria de processos de produção, que utiliza kanban (com k minúsculo) para auxiliar na visualização do fluxo e para permitir a criação de um sistema puxado de trabalho, além de outras ferramentas para catalisar a introdução de ideias Lean nas áreas de desenvolvimento de software e operações de TI. É um processo evolutivo e incremental. Kanban lhe permite atingir processos otimizados para contextos muito específicos, com resistência mínima e mantendo um ritmo sustentável para os trabalhadores envolvidos.
5 princípios do Kanban
O método Kanban segue alguns princípios básicos:
1. Visualizar o trabalho
Metodologia kanban é, acima de tudo, uma ferramenta de gestão visual. Os cartões que representam os itens de trabalho posicionados de acordo com o andamento da execução são um recurso poderoso para dar transparência a projetos.
Você bate o olho em um kanban e já entende o que está acontecendo.
2. Limitar o trabalho em andamento
Esse princípio tem muito a ver com o fluxo de uma peça só, mas também com a máxima de que interromper um trabalho inacabado para passar para outro é sempre improdutivo.
Mesmo no caso de tarefas que não podem ser concluídas de uma vez, ao limitar o trabalho em andamento, você refletirá como tornar os processos mais contínuos.
3. Explicitar as políticas
Estabeleça as regras do jogo para quem trabalhar dentro de um projeto gerenciado com Kanban.
Regras precisam ser explícitas e estarem dadas para todos. Estão escritas em pedra? Nunca. Mas enquanto vigentes devem ser seguidas.
4. Medir e gerenciar o fluxo
Identifique bloqueios e tempos que afetam o andamento do trabalho. CFD – diagrama do fluxo cumulativo, cycle time, taxa de defeitos, cards bloqueados são ferramentas clássicas de monitoramento.
5. Identificar oportunidades de melhoria
Não há prática perfeita. Siga observando como a equipe pratica o método Kanban e melhore.
Quando considerar usar a metodologia Kanban?
- Repetição das mesmas falhas, gerando retrabalho
- Excesso de problemas acumulados sem uma solução
- Descuido na execução de planos de ação
- Potencial das metodologias ágeis para a organização.
Como começar a aplicar a metodologia Kanban em projetos
1. Garanta o consentimento e apoio da gestão
Toda mudança mexe com a estrutura vigente. Logo, pode enfrentar ceticismo das lideranças (principalmente das que não conhecem a metodologia).
Faça o dever de casa e estruture sua proposta de adesão ao método Kanban, elencando propósito, riscos, plano, entre outros pontos.
2. Invista em treinamentos, estudo, consultoria e benchmarking
Metodologias ágeis parecem fáceis – e são mesmo! Mas apenas na compreensão superficial. Para levarem aos efeitos desejados, você precisa conhecer a fundo e, acima de tudo, saber traduzir o que a metodologia recomenda à realidade e ao momento da empresa.
Cada situação é única, e a metodologia deve ser adaptada e otimizada para ela.
Bons praticantes da metodologia Kanban ou de qualquer outra metodologia ágil continuam sempre a aprender sobre ela.
3. Construa o quadro kanban
Para construir um quadro kanban, você precisa compreender o ciclo do seu projeto. A maneira mais tradicional de estruturar é com as seguintes listas:
- Backlog
- A fazer
- Fazendo
- Em validação/revisão/teste/aprovação
- Feito.
Essa estrutura pode ser diferente, incluindo ou retirando elementos dessa formatação básica.
4. Construa e organize o backlog
Descreva cada tarefa que será realizada em um card respectivo.
Organize de acordo com a prioridade de cada card para completar o projeto. Pense da seguinte forma:
- O que precisa ter? Esse é o nível de prioridade zero.
- O que deveria ter? Essa é a prioridade 1.
- O que é bom ter? Prioridade 2.
- O que é uma ideia para ter? Prioridade 3.
Estime prazos de entrega, para proporcionar previsibilidade para as partes interessadas.
5. Determine os limites do WIP
Quanto de trabalho pode acontecer concomitantemente? Qual a capacidade do sistema? Limitar o trabalho em andamento nada mais é que controlar o que está sendo executado dentro do projeto.
Estabeleça as regras sobre quando um cartão pode ser puxado.
6. Acompanhe andamento diariamente em reuniões com a equipe
Não dá para deixar o sistema funcionar por conta. Pelo menos inicialmente, cadências diárias de reunião de acompanhamento do quadro kanban serão necessárias, tanto para corrigir problemas na metodologia quanto para corrigir problemas no desenho do projeto.
7. Defina o que é um item de trabalho completo
Quando um item de trabalho pode ser dito completo? Essa definição precisa estar consolidada.
8. Ajuste as políticas de controle do trabalho em andamento
Um dos princípios do Kanban é estar em constante aprendizado sobre a sua aplicação. Faça isso e refine suas políticas.
Boas práticas na aplicação da metodologia kanban
1. Comece pelo que já faz
Esse é um dos pilares da metodologia kanban. A ideia não é reinventar a roda e sim olhar para o fluxo atual de entender por onde começar e como evoluir.
Uma outra recomendação muito encontrada é a de começar a usar a metodologia em um novo projeto ou plano de ação.
Você deve começar pequeno e fazer uma mudança de cada vez. E então chegamos a outro pilar:
2. Respeite a estrutura atual, com seus papéis, responsabilidades e cargos
Deixe para mexer nas peças depois de ver o modelo de trabalho acontecer. Concentre-se, portanto, na implantação e no exercício.
3. Busque mudanças incrementais
A metodologia kanban não é um kaikaku, e sim um kaizen. A prática do kanban deve ensejar o aprendizado sobre o kanban, para refinar essa mesma prática.
4. Incentive atos de liderança
Incentive sempre o estudo das equipes sobre seus próprios métodos de trabalho e, com isso, empodere-as e capacite-as para exercerem atos de liderança, isto é, para desenhar o sistema também.
Benefícios
- Reuniões de planejamento e de acompanhamento são feitas sob demanda.
- Visualização do fluxo de trabalho, com especial visibilidade sobre gargalos, forçando a equipe a resolvê-los.
- Facilidade na realização completa do projeto, sem esquecimentos
- Menor quantidade de trabalho em andamento.
- Evolução da cultura organizacional.
- Maior nível de colaboração entre os envolvidos.
- Melhoria contínua.
Torne-se mais ágil com o Kanban
O método kanban não é uma bala de prata e, certamente, sozinho talvez não seja capaz de resolver todos os problemas. Mas o que com certeza ele vai proporcionar é uma simplificação da gestão de projetos.
Você potencial nessa ferramenta para sua organização? Deixe nos comentários.
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