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Confira 5 dicas para preparar seu SGQ para a alta demanda

Por: Qualyteam

27 nov 2020 • 7 min de leitura

Gestão da Qualidade
Finalizar projetos, pensar em novas ações, acompanhar etapas e envolver a equipe. Durante o ano sempre há um número significativo de atividades, mas em períodos específicos como uma auditoria ou até mesmo o último trimestre do ano faz com que o número de atividades aumente expressivamente. Então como é possível preparar o SGQ para alta demanda? 

Listamos cinco práticas que auxiliarão você a ter um gerenciamento mais efetivo

1- Comece pelo planejamento

Enquanto alguns departamentos, como operações ou produção, podem ter controles e inspeções rígidos, outros podem operar “em tempo real”, sem quaisquer procedimentos documentados ou instruções de trabalho.  

Parece óbvio, mas em um cenário com alta demanda, o planejamento é o primeiro passo para ajudar a identificar lacunas e determinar onde a ação corretiva é necessária e fornecer um sistema para melhoria contínua. Ou seja, não adianta sair executando sem um direcionamento preciso. 

Engaje as pessoas nesse processo. E isso não inclui somente o time da qualidade, mas toda a empresa e principalmente a alta direção. Afinal a melhoria realmente acontece quando todos abraçam a cultura da qualidade e passam a olhar para a mesma direção.

2. Simplifique processos

Processos complexos não só diminuem a produtividade, como também aumentam a probabilidade de erros. Ao preparar a gestão da qualidade para a alta demanda, você simplifica a gestão de processos e usa o tempo de forma mais eficiente, gerando mais economia para a sua empresa. 

E como é possível deixar os processos mais simples? Veja este passo a passo:

  • Avalie. É a primeira ação que fará com que você identifique falhas ou inconsistências no sistema. Veja o que pode ser eliminado sem que para isso você sacrifique a qualidade. 
  • Defina metas. Analise os objetivos do processo e determine o que você fará com o resultado das atividades. Se você envia um relatório diariamente, por exemplo, é importante entender como quer que estas informações sejam utilizadas. Isso permite que você descubra como pode modificar os procedimentos e tornar o processo mais fácil.
  • Teste. Testar o novo processo dá a chance de você verificar as falhas ou simplificar ainda mais a tarefa para aproveitar melhor o seu tempo sem sacrificar a qualidade. 
  • Comunique. Quando você comunica um processo simplificado, possibilita que todo o time esteja ciente das mudanças. Estar atento ao feedback de quem estará diariamente nas atividades também é importante para avaliar se o processo realmente é simples e eficaz. 

3. Defina as responsabilidades

Quando falamos de SGQ com alta demanda, é preciso definir claramente as responsabilidades estão claras para toda a equipe assim como o que se espera de cada um, os colaboradores veem a importância da sua contribuição dentro do processo e para o sucesso geral do setor. Isso evita conflitos e tarefas são distribuídas de maneira coerente.

A melhora na comunicação é outro ponto importante pois torna o trabalho em equipe mais positivo, colaborativo e criativo. A troca de informações é mais fluida e todos ganham tempo.

Pense nas últimas semanas de trabalho. Quantos emails foram enviados e quantas ligações foram realizadas para verificar o que estava sendo feito, quem estava fazendo e quando era o prazo? Imagine a energia extra que você pode dedicar a outras tarefas mais importantes se cada responsabilidade dentro da equipe fosse definida previamente?

4. Controle os prazos

Não basta definir as responsabilidades de cada membro da equipe. Ao preparar a gestão da qualidade para a alta demanda, gestores devem estar atentos aos prazos de cada atividade a ser executada. Assim, prazos para revisão e atualização de documentos, por exemplo, estão sempre atualizados evitando contratempos.

A própria ISO 9001:2015 em seu requisito 7.5.3.2 aponta que:

Para o controle de informação documentada, a organização deve abordar as seguintes atividades como aplicável:

a) distribuição, acesso, recuperação e uso;

b) armazenamento e preservação, incluindo a preservação de legibilidade;

c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);

d) retenção e disposição.

Se cada etapa não tiver controle de prazos bem definidos (além do  responsável pela tarefa a ser executada), a organização corre o risco de tomar decisões baseadas em documentos obsoletos ou fora do prazo. Imagine quanta dor de cabeça e prejuízos pode gerar para o seu negócio?

O mesmo pode acontecer com uma não conformidade. Sem um prazo definido para verificar ações corretivas e preventivas como esperar que a empresa tenha um melhor resultado, reduza custos e dê novos passos para não só cumprir as demandas e sim oferecer um diferencial competitivo?

5. Monitore as ações

Independente da quantidade de ações a serem executadas, monitorar indicadores permite um gerenciamento baseado em fatos com tomadas de decisões assertivas. O requisito da 9.1.3 da ISO 9001:2015 também destaca que

A organização deve analisar e avaliar dados e informações apropriados provenientes de monitoramentos e medição. Os resultados devem ser usados para avaliar:

a) conformidade de produtos e serviços;

b) o grau de satisfação do cliente;

c) o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade;

d) se o planejamento foi implementado eficazmente;

e) a eficácia das ações tomadas para abordar riscos e oportunidades;

f) o desempenho dos provedores externos;

g) a necessidade de melhoria nos sistemas de gestão da qualidade.

Pense em um cenário contrário, onde nenhum monitoramento de ação é executado.  Como você identificará problemas de desperdício, falhas nos produtos ou até reclamações de clientes? Como atuará em ações corretivas para evitar problemas futuros?

Se enquanto gestor você necessita de uma visão de médio prazo para abraçar novos desafios lembre-se: dados serão grandes aliados para realizar melhorias em cenários adversos, fazer melhor uso dos recursos e dar saltos inovadores mesmo em períodos com alta demanda.

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SGQ para alta demanda e uso da tecnologia

Cumprir e acompanhar cada etapa listada acima pode ser uma tarefa ainda mais simples e dinâmica quando usamos a tecnologia para nos auxiliar, principalmente em períodos desafiadores como os de agora. Quer saber como?

Planejamento

Você pode monitorar todas as etapas do seu planejamento em um único ambiente. Em uma gestão de não conformidades, por exemplo, com o módulo Qualyteam Gestão de Não Conformidades você aplica o ciclo PDCA e acompanha o andamento de cada etapa.

Isso possibilita uma gestão mais organizada sem tantas informações espalhadas pela empresa que dificultem os processos internos.

Definir responsabilidades

Este é o tipo de atividade que se feita manualmente pode causar grandes transtornos em um Sistema de Gestão da Qualidade.

Ao utilizar um software para gerenciar as ações, toda a equipe tem ciência quem é responsável pelo quê, e podem receber automaticamente todas as notificações pertinentes para a realização da tarefa.

Controle de prazos

Se você tem um grande número de pessoas na equipe ou depende de outros setores é humanamente impossível acompanhar o controle de prazos de cada ação.

No módulo Qualyteam Gestão de Documentos, por exemplo, a gestão de documentos fica mais segura quando o sistema auxilia você, notificando automaticamente cada integrante da equipe para entregar as respectivas tarefas no prazo.

Monitoramento de ações

Monitorar KPIs em tempo real dá velocidade na análise e tomadas de decisões. O módulo Qualyteam Gestão de Indicadores possibilita uma visão sistêmica voltada a gestão de resultados, onde o gestor consegue acompanhar em tempo real todas as atualizações referente à performance, criar relatórios automáticos e personalizados.

Se você busca um software para facilitar o seu sistema de gestão da qualidade, experimente grátis nossa ferramenta ou fale com os nossos especialistas.

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