A certificação ISO 9001 do SGQ é uma garantia de que a empresa tem um sistema implementado e que ele se alinha tanto a seus objetivos e estratégias quanto aos requisitos normativos que o regem. Essa acreditação é concedida pelos organismos de certificação. Mas tudo começa na auditoria externa da qualidade. Mais de 1 milhão de empresas no mundo já foram capazes de provar sua capacidade e de conquistar o certificado ISO 9001. Mas, mesmo que tenham evoluído muito seu sistema para ter recomendada a certificação, é inevitável: falou em auditoria externa de qualidade, as equipes ficam tensas e ansiosas. Conhecer a dinâmica da auditoria externa é uma forma de das mais previsibilidade a esse momento. Mas essa informação não basta: a empresa precisa saber evidenciar a adequação de seu SGQ. O que a empresa pode fazer para se preparar para isso? Neste artigo, reunimos algumas ações que a empresa pode fazer.
Preparando-se para uma auditoria externa da qualidade
Quando falamos em se preparar para uma auditoria externa não estamos falando de grandes ajustes em processos da qualidade. O mais comum é começar uma correria de limpeza e de organização nesse momento. Mas não é neste artigo que você vai encontrar esse tipo de recomendação. Para nós, não é na iminência de uma auditoria externa da qualidade que a empresa vai tratar não conformidades. Presume-se que ela já faz isso sistematicamente dentro de seu sistema, estando madura e preparada o suficiente para a certificação nesta altura. Preparar-se para uma auditoria externa significa outra coisa aqui: preparar-se para evidenciar da melhor maneira a conformidade de seu sistema de gestão da qualidade. Como fazer isso? Vamos ao que interessa:1. Oriente os funcionários
Dentre os alvos de auditoria externa, os funcionários são os que mais se sentem temerosos e ansiosos diante da presença de auditores externos. Não minimize essa questão. Gerencie os sentimentos dos colaboradores com ações como:- Explicar o processo de auditoria em comparação com a auditoria interna;
- Verificar a familiaridade da equipe com os termos da ISO 9001;
- Verifique se a equipe está bem familiarizada com a política da qualidade, objetivos da qualidade e outros documentos da qualidade, mas também sobre como eles são comunicados;
- Explique para cada um o que deve esperar no caso de uma abordagem dos auditores;
- Mostre como os funcionários devem se comportar diante dos auditores externos;
- Mostre como os funcionários devem responder aos auditores.