O setor da qualidade não opera sozinho. Ele precisa contar com cada colaborador, de cada área, para fazer o seu trabalho. Por isso, um trabalho que a qualidade precisa gostar de fazer é o de aumentar a consciência sobre a importância de identificar problemas e melhorias nas atividades, bem como de tomar decisões, em todos os níveis organizacionais.
Como tudo na qualidade, existe ferramenta para auxiliar você a envolver todos os colaboradores na mudança, tornando a cultura participativa. O CCQ – Círculo de Controle de Qualidade é uma delas.
Focado no nível setorial ou funcional, ele visa incentivar a busca pela melhoria contínua no nível da equipe. Para isso, além de um passo a passo bem estruturado, ele envolve uma execução periódica, para que o olhar sobre a qualidade não se perca diante das obrigações do dia a dia.
Neste artigo, vamos nos aprofundar nessa ferramenta, para que você possa ter uma noção geral para avaliar se ela se encaixa no seu time.
CCQ: o que é?
CCQ (círculo de controle da qualidade) é uma metodologia utilizada no âmbito departamental para avaliar periodicamente um ambiente ou atividade, identificar problemas, desenhar soluções, implementá-las, avaliá-las e estandardizá-las.
Envolvendo de 5 a 10 pessoas em média, além de um facilitador, ele coloca a força de trabalho – que conhece bem o que faz, assim como as dificuldades de fazê-lo – para participar ativamente do processo de melhoria.
A metodologia foi criada no Japão, em 1962, dentro da JUSE por Kaoru Ishikawa. A Toyota foi uma das primeiras empresas a começar a usá-la em seu sistema de produção e outras áreas do processo de manufatura. Com isso, ela passou a ser conhecida e implementada em outras empresas.
5 passos para implementar o CCQ
Cada empresa pode implementar os círculos da qualidade de maneira diferente. Porém, na maior parte das vezes, a equipe vai seguir os seguintes passos.
Cada fase contém suas próprias atividades, assim como seus próprios desafios.
1. Preparação
Nesta fase, você vai planejar o CCQ na sua organização, levar a iniciativa para a direção e pleitear verba para esse fim.
Aprovada a iniciativa, você vai comunicá-la para a equipe, reunir voluntários e treiná-los.
Não subestime as dificuldades desta etapa. Elas podem ser vários, como investimento baixo, pouca adesão da equipe e dificuldade de desenvolver habilidades para solução de problemas.
2. Solução inicial do problema
Fase de identificação dos problemas. O líder pode construir previamente pautas para discussão. Antes dos encontros acontecerem, os participantes podem priorizar uma delas para se concentrar.
Nem sempre os encontros precisam ter uma agenda estruturada. Estes podem ser mesclados com encontros abertos, para discussão de questões de dia a dia ou mais gerais, assim como levantamento de pautas.
Aqui é fundamental endereçar discordâncias e falta de conhecimento sobre as operações.
3. Apresentação e aprovação da solução
Nesta etapa, o líder do CCQ planeja a apresentação das soluções para os decisores da organização. É fundamental que essa apresentação seja relevante e bem pensada.
É nesta etapa que as melhorias costumam travar. Porque embora o CCQ seja feito por iniciativa dos colaboradores, a decisão vem da média gestão, que pode demorar para responder e até ter resistência às melhorias.
4. Implementação
Em muitas empresas, aprovação não significa necessariamente implementação. Implementação significa envolver pessoas, esforços, tempos e investimentos de fato para a mudança. Iniciativam de CCQ aprovadas podem morrer por falta de implementação.
Há inúmeras outras ferramentas que podem ser usadas para a implementação das melhorias, como: 5W2H e kaizen.
5. Expansão e continuidade
É nessa fase que o CCQ se consolida. Novos grupos podem ser criados, mais investimento ser direcionado e, consequentemente, a atividade se torna parte da organização.
7 boas práticas em CCQ
1. Membros devem ser voluntários
Designar uma equipe pode ser mais fácil, mas contar com a participação voluntária poderá ser mais produtivo. Avalie o caso de oferecer bônus por desempenho nesses casos.
2. Treinamento para a equipe
Ofereça para a equipe um treinamento sobre o propósito, procedimento e métodos do CCQ. Combine a visão teórica com um guia prático para que os colaboradores se sintam encorajados e adotem a atitude para fazer.
3. Foco em pequenas ações setoriais
Diferentemente de ferramentas como MASP e 8D, o CCQ não visa o tratamento de problemas complexos, que envolvem fluxos entre vários setores. Pelo contrário, ele busca uma ação micro que soma efeitos sobre o macro.
4. Execução periódica
Fazer um círculo de controle da qualidade não ajudará na melhoria contínua. Manter cadências regulares de encontro, com uma estrutura de atividades definida previamente, é fundamental.
5. Participação ativa dos membros
Os membros do círculos devem ser atuantes e interessados nas discussões.
6. Documentação
As discussões são documentadas e devem ser verificadas pelo coordenador.
7. Patrocínio da alta direção
O trabalho da equipe do CCQ precisa se traduzir em ações efetivas na organização. Ideias no papel não vão gerar melhoria. Se a alta direção não der apoio e liberdade para essas mudanças acontecerem, o CCQ será inócuo.
CCQ: use essa ferramenta de melhoria contínua
O CCQ é uma das ferramentas que mais facilitam a melhoria contínua. À medida que o grupo identifica e conserta um problema, logo ele vai identificar novos problemas e ineficiências. Ao trabalhar regularmente com o objetivo de melhorar a área tanto quanto possível, os benefícios serão sentidos pela empresa inteira. Por isso, essa ferramenta está também entre as mais efetivas.
