Blog de alterações no sistema Qualyteam
Gestão de Documentos
Agora quando a categoria do documento interno permitir alterar a data de validade, será exibido o campo Motivo, onde poderá informar uma justificativa para a revalidação do documento. Sendo assim, tanto o campo Motivo quanto a Data de validade estarão na mesma aba.
Mas caso a categoria não permita a edição da validade do documento, será exibido apenas o campo Motivo:
Versão atualizada: 20230711.1
Uma nova funcionalidade foi implementada na tela de pendência dos documentos internos, externos e registros. Agora é possível navegar entre as páginas de pendências e verificar de forma mais rápida as demandas.
Sempre que tiver mais de 10 pendências na sua tela de início ou no menu Ver pendências de todos, o sistema vai exibi-las em páginas.
Dessa forma, basta navegar pelas setinhas as lado das páginas para visualizar as demais pendências.
Essa funcionalidade se aplica às pendências dos documentos internos, externos e registros.
Versão atualizada: 20220621.1
Buscando aprimorar a experiência do usuário na utilização do sistema, disponibilizamos mais uma melhoria no módulo DOC.
Esta tem o intuito de facilitar a identificação dos arquivos que são impressos e baixados do sistema.
Como funcionava antes da melhoria?
Quando era realizado o download de um arquivo de um documento, o nome deste arquivo era exibido com base em um código gerado automaticamente pelo sistema, sendo assim, caso essa ação fosse realizada mais de uma vez, com mais de um documento, o usuário não saberia identificar qual arquivo estava relacionado a qual documento quando acessava a pasta onde foram salvos em seu computador.
E o que foi feito?
Agora, ao realizar o impressão e/ou download de um arquivo do sistema, será exibido com nome do arquivo, o código do documento, número da revisão e o nome do documento que foi cadastrado no sistema.
Caso se trate de uma cópia controlada ou não controlada será exibida esta informação antes do código do documento, e seguirá o novo padrão, conforme imagem de exemplo abaixo.
Com a melhoria disponibilizada no DOC, é possível abrir vários documentos para visualização. A visualização em várias abas pode ser feita de duas formas, confira abaixo!
Na tela de consulta por documento interno, ao lado da coluna Código, você verá o botão para abrir os documentos, conforme destaca a imagem.
Ao clicar nesse botão, o documento automaticamente será aberto em outra guia. O vídeo a seguir demonstra como ficou a melhoria
Outra forma de visualizar os documentos em várias abas é acessando a tela de detalhe do documento interno. Ao lado do botão Visualizar, você encontrará a opção para abrir a visualização do documento em outra aba.
Ao clicar nesse botão, o documento automaticamente será aberto em outra guia. O vídeo a seguir demonstra como ficou a melhoria
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Agora o DOC conta com a configuração de acesso total ao módulo. Mas o que isso significa?
Com a configuração “Acesso total ao módulo”, todos os usuários do nível terão a permissão para acessar e finalizar as pendências das etapas de: Consenso, Aprovação e Publicação de documentos internos de outros usuários, por meio da tela “Ver pendências de todos”.
Lista de pendências que são possíveis de acessar e finalizar:
As respectivas ações realizadas serão registradas no sistema na tela de log. Estes registros ficam disponíveis para todos os usuários que possuem acesso ao Admin.
Lista destas ações que o sistema registra no Log:
Gostaria de obter essa configuração em sua base ou ficou com alguma dúvida?
Entre em contato com nossa Equipe de Suporte.
Buscando lhe oferecer sempre as melhores soluções, o controle de cópias obsoletas está com uma nova opção.
Os usuários que estiverem com permissão de editar/excluir cópia controlada no nível de usuário, poderão excluir as cópias de revisões anteriores e que foram descartadas dos setores (pontos de distribuição) com a publicação da nova versão, tanto para documento interno quanto externo.
Para realizar tal ação, basta acessar a tela de consulta, procurar pelo documento desejado, e na revisão, realizar a exclusão das cópias.
As cópias que forem excluídas ficam registradas no LOG do sistema, disponível no Admin/Configurações, conforme imagens abaixo.
Buscando lhe oferecer sempre as melhores soluções, a impressão de cópia controlada e não controlada está com novas opções.
Ao fazer a impressão de um documento, no rodapé há algumas informações – quem imprimiu, data, horário, entre outras – e estas podem ser alteradas conforme a necessidade da sua empresa. Com uma configuração personalizada, é possível deixar a impressão do seu documento semelhante ao da imagem abaixo.
Para saber todas as opções disponíveis, entre em contato com a Equipe de Suporte.
É muito simples emitir cópias controladas e não controlada de documentos externos, basta seguir o mesmo processo do documento interno. Se você não se recorda de como emite uma cópia controlada do seu documento, basta clicar no link.
Fique atento! Como é uma configuração personalizada, você deve solicitar para a equipe de suporte habilitar em sua base.
Buscando lhe oferecer sempre as melhores soluções, disponibilizamos uma novidade para o módulo DOC.
Confira!!
Sempre que algum documento externo tiver documentos internos associados a ele, e quando algum dos seus anexos for atualizado, a notificação acima irá aparecer.
Após confirmar a revisão, o sistema irá enviar uma solicitação de nova revisão do documento interno para o elaborador do mesmo com o seguinte motivo de solicitação:
Essa funcionalidade tem o intuito de oferecer ao usuário a decisão de revisão do documento interno, assim a sua empresa sempre manterá os documentos atualizados quando ocorrer alguma modificação nos documentos externos.
Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com nossa Equipe de Suporte, estamos prontos para lhe atender.