ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e ainda outras normas funcionando juntas (para citar os standards mais comuns): muitas empresas estão na busca ativa por um SGI – sistema de gestão integrada.
Com o aumento de organizações certificadas, a busca da integração de estandartes de sistemas de gestão é um passo esperado dentro da melhoria contínua, tornando-se a preferência das empresas.
Ainda assim, não dá para subestimar essa tarefa. Integrar múltiplos requisitos em seus próprios sistemas de gestão é desafiador tanto do ponto de vista da implementação quanto da manutenção e melhoria – fonte de muita complexidade, antes de gerar os benefícios da unificação.
Isso, porque sistemas de gestão integrados têm impactos em muitos aspectos e funções distintas de uma organização. E nem sempre o que o papel aceita funciona bem na prática.
O que você, profissional da qualidade, precisa saber sobre SGI? Confira neste artigo introdutório.
O que é SGI?
Um sistema de gestão integrada – SGI é a combinação de vários sistemas de gestão em um único e grande sistema abrangente, coeso e transparente, desenhado para conciliar os múltiplos aspectos normativos de cada norma particular de maneira integrada.
SGIs compartilham políticas, objetivos, processos, recursos e equipes, cobrindo todos os requisitos de maneira conjunta a fim de elevar a performance, centralização e eficiência.
Dessa forma, riscos e oportunidades não são gerenciados separadamente, ou em silos, mas por meio de uma mesma abordagem.
Mas o que um SGI de fato é dentro de uma organização varia.
Diferença entre sistema de gestão integrado e sistema de gestão combinado
A abordagem combinada é a usada por organizações que preferem operar seus sistemas de gestão de riscos em silos ou com responsabilidades funcionais distintas. Porém, há certo nível de integração ou de sistemas comuns.
Por exemplo, o diretor responsável pelo sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional pode ser diferente do de gestão ambiental, mas ambos compartilham objetivos, avaliação de riscos, informação documentada, processos de auditoria etc.
Normalmente, esse julgamento entre sistemas integrados ou compostos é feito por auditores externos, de acordo com a avaliação do nível de fusão realizado na combinação dos sistemas. Porém, essa distinção não é binária. A integração é uma jornada e pode levar tempo para ser completamente realizada.
Normas mais comuns em SGIs
Os sistemas de gestão que podem ser integrados são muitos, mais variadas ainda as possíveis integrações.
Mas há certos padrões. Muitas organizações começam pela ISO 9001 e, na sequência, integram com ela a ISO 14001.
- ISO 9001: Sistema de gestão da qualidade
- ISO 14001: Sistema de gestão ambiental
- ISO 45001: Sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional
- ISO 31000: Sistema de gestão de risco
- ISO 20000: Sistema de gestão de qualidade de serviços de TI
- ISO 22301: Sistemas de gestão da continuidade de negócios
- ISO 37001: Sistema de gestão antissuborno
- ISO 27001: Sistema de gestão da segurança da informação
- ISO 50001: Sistema de gestão de energia
- ISO 55001: Sistema de gestão de ativos.
O SGI precisa estar alinhado a standards de gestão como ISO?
Não existe um requisito que exija o alinhamento do SGI à ISO ou a outro standard gerencial – a não ser que essa exigência seja de stakeholders.
Um SGI pode ser desenvolvido inclusive sem os standards da ISO, e não há um número mínimo ou máximo de sistemas de gestão que devam estar integrados.
A organização pode desenhar suas próprias políticas e processos, criando um SGI proprietário ou uma combinação com os standards existentes. São muitas as possibilidades.
Quando buscar a implementação de um SGI?
Um SGI não é um fim em si mesmo. Ele é uma metodologia gerencial que serve ao que a organização está buscando realizar financeiramente, reputacionalmente, eticamente ou tecnicamente, a fim de satisfazer as necessidades das partes interessadas.
Trata-se, portanto, de um objetivo estratégico. Como tal pode ser motivado por necessidades como:
- Mitigar riscos
- Aumentar a segurança
- Diminuir custos
- Simplificar o monitoramento de processos
- Simplificar processos administrativos ou estruturas funcionais.
Como essa é um jornada longa, as empresas precisam decidir explicitamente se desejam um SGI – pois essa não é uma transição para algo nice to have. Recursos, tempo e pessoas serão empenhados e dedicados inteiramente a essa transição. Por isso, o custo-benefício precisa ser analisado.
Normalmente, as organizações já têm sistemas de gestão implementados e maduros. Por regra, ao buscarem a implementação de novos standards, elas não precisam fazer isso de maneira integrada. Até é bem comum que sejam separados. Muitos SGIs vão ser evoluções de sistemas combinados.
Porém, em busca de mais agilidade, menos conflitos, menos processos duplicados e burocracia, elas fundem esses sistemas em uma abordagem holística.
A combinação dos sistemas de gestão ISO: os pontos de contato entre as várias normas
O corpo normativo dos sistemas de gestão da ISO é pensado de maneira global, além de local – justamente para conduzir à integração.
O primeiro ponto a observar é que a redação dos sistemas de gestão da ISO segue a mesma divisão. Temos:
- Escopo, referências normativas e termos e definições
- Contexto organizacional
- Liderança
- Planejamento
- Apoio
- Operação
- Monitoramento
- Melhoria.
Todas as normas de sistemas de gestão têm o mesmo princípio subjacente – a melhoria contínua – e a mesma estrutura – baseada no ciclo PDCA.
Da mesma maneira, há muita compatibilidade de conteúdo, terminologia e, claro, requisitos. As diferenças, normalmente, estão no grau ou na abordagem prescritiva.
Processos inteiros podem ser similares, como os de análise crítica, gestão e controle de documentos, procedimentos de comunicação, procedimentos de monitoramento de indicadores, gestão de não conformidades, entre outros.
Por isso, para quem já utiliza um software de gestão da qualidade, nada impede a centralização dos sistemas na mesma solução.
SGI é o caminho do seu sistema de gestão?
Implementar um SGI é diferente de apertar um botão. O mais comum é que os SGIs sejam organismos vivos, em um processo contínuo de integração.
Por isso, saber exatamente o terreno em que você está pisando ao sugerir ou considerar esse passo para sua organização é fundamental.
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