gestão de documentos é uma prática essencial de qualquer empresa. Mas sabemos que gerenciar informações de negócios, proveniente de várias fontes, pode ser uma tarefa desafiadora. E é isso que pode ocasionar um alto custo na gestão de documentos do seu negócio. E por quê? Um gerenciamento inadequado de arquivos e dados traz sérias consequências, como perda e extravio de documentos, retrabalho, multas por falta de documentação ou documentos vencidos. Além disso, quando uma empresa não implementa uma política de gestão que possa traçar o ciclo de vida de toda a documentação organizacional, fica difícil saber quando determinados documentos podem ser descartados ou quais devem ser guardados para fins de comprovação jurídica e fiscal. Uma empresa sem uma gestão adequada de seus documentos tem como consequência a perda de produtividade e prejuízos financeiros. Continue a leitura e entenda quais são os qual o custo na gestão de documentos do ambiente corporativo e o risco de negligenciar as boas práticas!
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Riscos da gestão de documentos inadequada
Reduzir custos e aumentar a produtividade é o que todo empreendedor sonha e deseja alcançar em sua rotina. Porém, a maturidade no controle de documentos e registros ainda é pouco visto nas empresas, impactando diretamente nos resultados e no crescimento das organizações. Para se ter uma ideia, segundo dados da PwC e do Radicati Group, a falta de uma correta – e completa – gestão de documentos provoca as seguintes situações:- Gestores perdem em média 1 mês por ano procurando informações que foram armazenadas inadequadamente e em arquivos desorganizados;
- Profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações em documentos. O percentual pode chegar a 50% do tempo de procura por tais documentos;
- Colaboradores perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails.
- No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas estão obsoletas e podem ser removidas ou destruídas;
- Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias.
Despesas geradas com multas
Outro custo na gestão documentos devido à desorganização são decorrentes das multas. Quando a empresa não mantém uma gestão documental eficiente fica facilmente exposta a prejuízo, como multas aplicadas pelo Fisco na falta de documentos (ou da dificuldade em encontrá-los). Muitas empresas também não sabem como gerir corretamente suas informações digitais, ocupando banco de rede e contas de e-mail desnecessariamente. Saber como gerencia-los é fundamental para tirar o maior proveito da tecnologia – reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Retrabalho e baixa na produtividade
Documentos perdidos ou mesmo extraviados geram retrabalho e, consequentemente, reduz a eficiência operacional e produtividade. Isso proporciona mais um custo na gestão de documentos e mais perda de tempo para a equipe. Além disso, os funcionários perdem muito tempo com a indexação de documentos físicos, que poderiam ser facilmente processados com a automação das operações. Uma pesquisa global realizada pela IDC (International Data Corporation) com 1200 colaboradores, aponta que o tempo gasto com gestão de documentos em geral, resulta em perda da produtividade equivalente a 19,5%. Com uma gestão de documentos eficaz é possível padronizar a organização dos arquivos, seja por data, ano ou outras especificações. Isso elimina a dificuldade de gestão dos registros físicos poupando a empresa da perda e extravio de importantes informações. Outra vantagem é a possibilidade de integrar todos os setores da empresa. Dessa forma, você passa a ter em um só lugar todas as informações e registros disponíveis para consulta quando necessário, sem a necessidade de procurar em pastas ou arquivos digitais isolados. Afinal, quanto mais tempo a equipe gasta em processos manuais, menos tempo terão para se concentrar no core business da organização.Custos com self storage
As empresas produzem uma grande quantia de informações diárias, o que toma bastante espaço físico para o armazenamento. Além disso, muitas organizações são obrigadas a alugar um self storage para a alocação de toda a documentação. Isso gera custos maiores com o aluguel, manutenção e funcionários. Outra pesquisa super relevante realizada pela AIIM (Association for Information and Image Management) aponta que o armazenamento no ambiente digital reduziria pela metade o espaço utilizado para arquivar documentos físicos em cinco anos, o que geraria uma economia de quase 8% nos custos gerais para a empresa. Ao manter a gestão de documentos no formato digital a empresa consegue deixar todas as informações seguras e em nuvem. Todos os dados podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a ocupação excessiva de espaço e de maiores gasto.
Como softwares de gestão atuam para solucionar o problema?
A gestão de documentos é uma das práticas mais importantes para evitar (ou mesmo eliminar) custos desnecessários que podem incorrer em sérios prejuízos. E isso também se refere à segurança de informações. De acordo com estudo realizado nos EUA, o custo médio de uma violação de dados em uma organização é de US$ 148 por registro comprometido. O mesmo relatório também revela que o impacto global de uma violação de dados nas empresas é de cerca de US $ 3,86 milhões. É preciso tratar a imensa quantidade de documentos físicos e eletrônicos de forma correta. Mais do que isso, é preciso contar com a ajuda de profissionais especializados na área, com conhecimento suficiente para traçar uma estratégia que possa integrar toda a empresa e tornar toda a documentação produzida acessível e organizada. Nesse sentido, o Módulo DOC, da Qualyteam, foi desenvolvido para simplificar a Gestão de Documentos e também atender à norma ISO 9001, no caso das empresas que passam por auditorias. Dentre as vantagens para a gestão documental eficiente proporcionada pelo Módulo de Gestão de Documentos da Qualyteam, temos:- Armazenamento: Sem limite de armazenamento em disco, ou seja, o sistema comporta os inúmeros documentos produzidos pela sua empresa;
- Workflow sem complicações: Você define o processo e a equipe envolvida no fluxo de elaboração dos documentos, comunicando as tarefas automaticamente;
- Notificações automáticas: Notifica a sua equipe quando o documento for publicado e também quanto ao controle de prazos;
- Segurança: O acesso é sempre controlado por senha. Você consegue restringir os usuários que possuem permissão para consultar documentos, realizar impressão ou download;
- Agilidade na recuperação de documentos: utiliza os filtros disponíveis para consulta, com informações disponíveis referentes à prazos;
- Preservação: backup diário realizado pelo próprio sistema;
- Acesso à versão mais atualizada: Elimina o trabalho de procurar em uma infinidade de arquivos qual a versão mais recente.
