Custos na gestão de documentos: quais as consequências de ações inadequadas?

A gestão de documentos é uma prática essencial de qualquer empresa. Mas sabemos que gerenciar informações de negócios, proveniente de várias fontes, pode ser uma tarefa desafiadora. E é isso que pode ocasionar um alto custo na gestão de documentos do seu negócio.

E por quê? Um gerenciamento inadequado de arquivos e dados traz sérias consequências, como perda e extravio de documentos, retrabalho, multas por falta de documentação ou documentos vencidos.

Além disso, quando uma empresa não implementa uma política de gestão que possa traçar o ciclo de vida de toda a documentação organizacional, fica difícil saber quando determinados documentos podem ser descartados ou quais devem ser guardados para fins de comprovação jurídica e fiscal.

Uma empresa sem uma gestão adequada de seus documentos tem como consequência a perda de produtividade e prejuízos financeiros.

Continue a leitura e entenda quais são os qual o custo na gestão de documentos do ambiente corporativo e o risco de negligenciar as boas práticas!

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Riscos da gestão de documentos inadequada

Reduzir custos e aumentar a produtividade é o que todo empreendedor sonha e deseja alcançar em sua rotina. Porém, a maturidade no controle de documentos e registros ainda é pouco visto nas empresas, impactando diretamente nos resultados e no crescimento das organizações.

Para se ter uma ideia, segundo dados da PwC e do Radicati Group, a falta de uma correta – e completa – gestão de documentos provoca as seguintes situações:

• Gestores perdem em média 1 mês por ano procurando informações que foram armazenadas inadequadamente e em arquivos desorganizados;
• Profissionais gastam de 5% a 15% do tempo lendo informações em documentos. O percentual pode chegar a 50% do tempo de procura por tais documentos;
• Colaboradores perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados, como contratos, notas fiscais, guias e e-mails.
• No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas estão obsoletas e podem ser removidas ou destruídas;
• Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias.

Outro dado alarmante divulgado em pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documento), é que a cada 12 segundos, em média, um documento se perde nas empresas.

Despesas geradas com multas

Outro custo na gestão documentos devido à desorganização são decorrentes das multas. Quando a empresa não mantém uma gestão documental eficiente fica facilmente exposta a prejuízo, como multas aplicadas pelo Fisco na falta de documentos (ou da dificuldade em encontrá-los).

Muitas empresas também não sabem como gerir corretamente suas informações digitais, ocupando banco de rede e contas de e-mail desnecessariamente.

Saber como gerencia-los é fundamental para tirar o maior proveito da tecnologia – reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Retrabalho e baixa na produtividade

Documentos perdidos ou mesmo extraviados geram retrabalho e, consequentemente, reduz a eficiência operacional e produtividade. Isso proporciona mais um custo na gestão de documentos e mais perda de tempo para a equipe.

Além disso, os funcionários perdem muito tempo com a indexação de documentos físicos, que poderiam ser facilmente processados com a automação das operações.

Uma pesquisa global realizada pela IDC (International Data Corporation) com 1200 colaboradores, aponta que o tempo gasto com gestão de documentos em geral, resulta em perda da produtividade equivalente a 19,5%.

Com uma gestão de documentos eficaz é possível padronizar a organização dos arquivos, seja por data, ano ou outras especificações. Isso elimina a dificuldade de gestão dos registros físicos poupando a empresa da perda e extravio de importantes informações.

Outra vantagem é a possibilidade de integrar todos os setores da empresa. Dessa forma, você passa a ter em um só lugar todas as informações e registros disponíveis para consulta quando necessário, sem a necessidade de procurar em pastas ou arquivos digitais isolados.

Afinal, quanto mais tempo a equipe gasta em processos manuais, menos tempo terão para se concentrar no core business da organização.

Custos com self storage

As empresas produzem uma grande quantia de informações diárias, o que toma bastante espaço físico para o armazenamento.

Além disso, muitas organizações são obrigadas a alugar um self storage para a alocação de toda a documentação. Isso gera custos maiores com o aluguel, manutenção e funcionários.

Outra pesquisa super relevante realizada pela AIIM (Association for Information and Image Management) aponta que o armazenamento no ambiente digital reduziria pela metade o espaço utilizado para arquivar documentos físicos em cinco anos, o que geraria uma economia de quase 8% nos custos gerais para a empresa.

Ao manter a gestão de documentos no formato digital a empresa consegue deixar  todas as informações seguras e em nuvem.

Todos os dados podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a ocupação excessiva de espaço e de maiores gasto.

Como softwares de gestão atuam para solucionar o problema?

A gestão de documentos é uma das práticas mais importantes para evitar (ou mesmo eliminar) custos desnecessários que podem incorrer em sérios prejuízos.

E isso também se refere à segurança de informações. De acordo com estudo realizado nos EUA, o custo médio de uma violação de dados em uma organização é de US$ 148 por registro comprometido.

O mesmo relatório também revela que o impacto global de uma violação de dados nas empresas é de cerca de US $ 3,86 milhões. É preciso tratar a imensa quantidade de documentos físicos e eletrônicos de forma correta.

Mais do que isso, é preciso contar com a ajuda de profissionais especializados na área, com conhecimento suficiente para traçar uma estratégia que possa integrar toda a empresa e tornar toda a documentação produzida acessível e organizada.

Nesse sentido, o Módulo DOC, da Qualyteam, foi desenvolvido para simplificar a Gestão de Documentos e também atender à norma ISO 9001, no caso das empresas que passam por auditorias.

Dentre as vantagens para a gestão documental eficiente proporcionada pelo Módulo de Gestão de Documentos da Qualyteam, temos:

• Armazenamento: Sem limite de armazenamento em disco, ou seja, o sistema comporta os inúmeros documentos produzidos pela sua empresa;
• Workflow sem complicações: Você define o processo e a equipe envolvida no fluxo de elaboração dos documentos, comunicando as tarefas automaticamente;
• Notificações automáticas: Notifica a sua equipe quando o documento for publicado e também quanto ao controle de prazos;
• Segurança: O acesso é sempre controlado por senha. Você consegue restringir os usuários que possuem permissão para consultar documentos, realizar impressão ou download;
• Agilidade na recuperação de documentos: utiliza os filtros disponíveis para consulta, com informações disponíveis referentes à prazos;
• Preservação: backup diário realizado pelo próprio sistema;
• Acesso à versão mais atualizada: Elimina o trabalho de procurar em uma infinidade de arquivos qual a versão mais recente.

Conclusão

Os documentos são indispensáveis para o bom fluxo das comunicações entre uma empresa e suas principais partes interessadas. Se um documento importante for perdido, danificado ou roubado, as consequências para o negócio podem ser desastrosas.

Escolhendo as ferramentas adequadas, como uma solução automatizada, a empresa pode mudar radicalmente a maneira como conduz as operações, racionalizando os custos na gestão de documentos, otimizando recursos e aumentando a produtividade que, consequentemente, reflete em melhores resultados.

A sua empresa já adota soluções para uma boa gestão de documentos? Se você busca automatizar este processo e quer mais informações, entre em contato com o nosso time.