Há diversas opções de software para gestão da qualidade no mercado. Por isso, quando você as está levantando e analisando, precisa ter método e critério. Do contrário, pode ou comprar uma solução que não atenda as necessidades da organização ou então que seja muito avançada.
Como, então, analisar as opções de software para gestão da qualidade disponíveis?
Nós da Qualyteam queremos ajudar você nisso. Neste artigo, trazemos um passo a passo e, mais que isso, pontos que você deve observar.
15 fatores que você precisa observar ao escolher um software para gestão da qualidade
Ao analisar as opções de software para gestão da qualidade, você precisa compreender se a oferta vai atender seu SGQ de hoje, mas também o seu SGQ do futuro.
1. Aderência a normas
Se você tem um SGQ padrão ISO 9001, seu software para gestão da qualidade deve ser alinhado aos requisitos dessa norma e assim por diante.
Sempre se certifique dessa adequação, pois dela vão se cascatear uma série de funcionalidades que você precisa encontrar na solução.
Por exemplo, para atender a tratativa de não conformidade de acordo com a ISO 9001, você precisa de recursos para registro de:
- Ocorrência
- Análise de causa
- Plano de ação
- Avaliação da eficácia
- Atualização de riscos e oportunidades, e planejamento de mudanças
- Relatório de não conformidade.
Se o software não dispõe de um campo, por exemplo, para a análise de causa, ele não atende a ISO 9001 em sua completude.
2. Módulos disponíveis
Quais o módulos ou funcionalidades disponíveis no software avaliado? Que processos da qualidade você poderá executar e o que deverá manter externamente?
Faça essa avaliação de acordo com as necessidades do seu SGQ atuais mas também futuras.
3. Aderência a seus processos da qualidade
Você nunca vai encontrar um software 100% aderente aos processos da qualidade vigentes na sua organização. Isso não existe, mesmo em SGQ certificados.
Porém, você precisa visualizar, no software, esse potencial de convergência. Seus processos precisam funcionar e rodar dentro do sistema em sua plenitude e completude. A sua equipe precisa ser capaz de executar todo o trabalho que executa sem software, no software – com mais agilidade e menos erros, para compensar o investimento.
Algumas empresas aproveitam a migração ferramental para fazer um redesenho dos processos. Essa é uma boa estratégia, para garantir a devida migração.
4. Automatização de tarefas
Qual o diferencial de um software em relação a uma planilha, por exemplo?
Voltemos à tratativa de não conformidade de que falamos acima. Se você tiver um software apenas para registro, você não terá muito mais do que uma planilha. O trabalho de gerenciamento da ação corretiva será totalmente manual.
O software precisa:
- Automatizar envios
- Notificações de prazos
- Criação de relatórios
- Dashboards de controle etc. para trazer os benefícios de organização e agilidade.
5. Modelo de implantação
Há softwares que precisam ser instalados e armazenados na infraestrutura de rede da empresa (implantação on-premise) ou que podem ser acessados pela internet (hospedados em cloud).
Você deve identificar, com a TI da sua empresa, qual a opção mais adequada.
Softwares cloud não requerem instalação, por exemplo. Eles rodam no navegador do seu computador ou celular, pela internet. Por isso, eles são mais facilmente atualizados.
Já softwares instalados na rede da sua empresa precisam ter atualizações baixadas e devidamente instaladas, sempre que disponibilizadas pelo provedor.
6. Experiência do usuário
Um software complicado pode até ter vários recursos. Porém, se ninguém conseguir aprendê-los com facilidade, eles tampouco serão usados e aproveitados.
Ao levantar softwares para gestão da qualidade, observe sempre a usabilidade. A interface é intuitiva e você compreender sem precisar de muita explicação? Ponto.
7. Implementação ágil e acompanhada
Mesmo que você tenha optado por um software SaaS, que não precisa de instalação, isso não significa que você não precisa de um acompanhamento inicial com a solução.
Observe se o fornecedor tem equipe de sucesso do cliente especializada, com experiência e autoridade no assunto, para garantir o aprendizado e utilização efetiva da solução na sua empresa.
8. Indicadores de NPS e satisfação do cliente
Observar indicadores como NPS, por exemplo, dá sinal sobre o nível de satisfação dos clientes com o fornecedor.
Número de clientes, penetração no mercado, reclamações de clientes etc. podem complementar a análise.
9. Importação de dados
Se você está buscando um software para gestão da qualidade, você provavelmente já tem um SGQ rodando, logo documentos.
Observe no fornecedor se ele garante que a continuidade do seu SGQ garantida, com a migração de documentos e outros dados necessários para a solução.
10. Suporte técnico e disponibilidade
Muitas, muitas empresas que procuram a Qualyteam relatam que não tinham suporte técnico de fornecedores de software ou que, para tê-lo, teriam que pagar a mais. O que aqui você dispõe sem custo adicional nenhum.
Observe se o fornecedor dispõe de atendimento de dúvidas e dificuldades com as soluções, por vários canais: telefone, email, chat online, WhatsApp e abertura de chamados.
Aqui, podem haver SLAs a serem atendidos, como tempo máximo de espera para atendimentos de chamado, disponibilidade do software etc.
11. Limites de armazenamento de arquivos
A documentação de um SGQ é extensa e tende a crescer ao longo do tempo. Muitos arquivos são retidos por anos ou até permanentemente.
Logo, você precisa avaliar os limites de armazenamento de arquivos do seu fornecedor, para não ter surpresas desagradáveis no futuro.
Na Qualyteam, você não tem limites de hospedagem de seus arquivos.
12. Segurança e privacidade de dados
Sobre esse ponto, muito vai depender do modelo de instalação. Se o software ficar instalado nos servidores da sua empresa, automaticamente é da sua empresa a responsabilidade pela segurança dos dados.
Já se hospedado na cloud do fornecedor, o controle de segurança é dele.
13. Novas funcionalidades e evoluções
Se as próprias normas são atualizadas para atender novas necessidades, porque softwares para gestão da qualidade não seriam?
Fique de olho em atualizações na solução. A empresa lança novidades constantemente? Evolui as funcionalidades do produto? Se sim, ela tem um ponto.
14. Política de cancelamento e questões contratuais
Levante questões contratuais como política de cancelamento, chamados e outros.
Na Qualyteam, por exemplo, não há nenhuma cláusula de fidelidade. Para cancelar, basta nos avisar, sem período mínimo de contrato.
15. Preço
Preço é um fator que não poderia ficar de fora da sua consideração. Nesse caso, ele sempre deve ser comparado com o benefício proporcionado.
Como estruturar sua pesquisa de software para gestão da qualidade
Com base nos 15 itens que trouxemos acima, você pode construir um quadro comparativo de fornecedores da seguinte forma:
| Qualyteam | Fornecedor 2 | Fornecedor 3 | |
| Aderência a normas | ISO 9001 e alinhadas | ||
| Módulos | Documentos, Não Conformidades, Indicadores, Riscos, Oportunidades, Calibrações, Fornecedores e Auditorias | ||
| Aderência aos processos vigentes na organização | ✅ | ||
| Automatização de tarefas | ✅ | ||
| Modelo de implantação | Cloud SaaS | ||
| Experiência do usuário | ✅ | ||
| Implantação ágil e acompanhada por sucesso do cliente | ✅ | ||
| NPS e satisfação do cliente | 81 pts (de -100 a 100) | ||
| Importação de dados legados | ✅ | ||
| Suporte técnico e disponibilidade | ✅ | ||
| Limites de armazenamento | Ilimitado | ||
| Segurança e privacidade de dados | ✅ | ||
| Novas funcionalidades e evoluções | ✅ | ||
| Política de cancelamento | Não | ||
| Preço | Quero saber |
Você pode adicionar novos itens a essa base e, na hora de aprovar a solução, terá um bom instrumento de comparação para decidir qual a opção de software que melhor atende o momento do SGQ da sua organização.
Acerte na escolha de um software para gestão da qualidade
Ao buscar a automatização do SGQ, muitas empresas se deparam com o desafio de tomar a melhor decisão – que jamais deve se limitar apenas a preço.
Neste artigos, trouxemos 15 pontos que você deve observar nessa escolha e, de quebra, já preenchemos todos no que diz respeito ao software Qualyteam.
Não deixe de usar aproveitar essa base para comparar o Software da Qualyteam com outras opções.
Para conhecer por conta as nossas soluções, acesse nosso site. Ou então, converse diretamente conosco para ir mais a fundo nas funcionalidades e novidades previstas em nossas soluções.
