Um programa 5s consiste em um metodologia para organizar setores e áreas de trabalho de acordo com os cinco princípios seguintes:
- Seiri: utilização
- Seiton: organização
- Seiso: limpeza
- Seiketsu: padronização
- Shitsuke: disciplina.
Os benefícios da aplicação rigorosa de ações voltadas a esses princípios levaria a ciclos menores de produção, melhor aproveitamento do espaço, melhores condições de trabalho, menos acidentes de trabalho etc.
Se o 5s já parece muito promissor para uma organização, há também o programa 8s.
Que é o 8s? Quais as diferenças em relação ao 5s? Como implantar?
Veja neste artigo.
O que é 8s e quais são os seus princípios?
O conceito de 8s foi criado no Brasil pelo professor José Abrantes, a partir do insucesso das implantações do 5s japonês no país na década de 1980.
Apesar de extremamente bem-sucedidos no exterior, os projetos nacionais não traziam resultados equivalentes e significativos para as organizações, levando a essa adaptação da metodologia para a realidade local.
Os conceitos de 5s e 8s são iguais. Ambos visam aos mesmos resultados.
Como tal, o 8s é uma ferramenta de organização de trabalho com vistas à eliminação de tudo que pode restringir sua continuidade, mas como uma ampliação em relação a seu original.
É como se o 5s passasse por um projeto de melhoria, que adicionou 3 itens à lista, além de modificar a sua ordem.
Vejamos primeiro quais são os novos itens e depois a ordem de aplicação:
Shikari yaro
Este senso ressalta o princípio da determinação e da união em busca de um objetivo comum. Por meio dele, busca-se que todos se comprometam com o projeto, da direção aos estagiários.
Um programa 8s deve ser um projeto estratégico, pensado desde a maior escala organizacional e, a partir dela, espraiado pelas demais camadas.
Shido
Refere-se ao processo de conscientização e de devida qualificação de uma equipe, para que atinja as competências, habilidades e atitudes necessários para executar e melhorar suas atividades.
Profissionais sem autonomia provavelmente não vão aderir nem colaborar com um programa 8s.
Setsuyaku
Quem tem um programa 8s, tem apurado o senso da economia e da eliminação do desperdício, buscando sempre arestas para serem aparadas.
Esse olhar para os excessos que podem ser eliminados também deve ser incentivado e treinado, para que todos possam observar e apontar onde
Ordem dos 8s
- Shikari yaro
- Shido
- Seiri
- Seiton
- Seiso
- Seiketsu
- Shitsuke
- Setsuyaku.
Os itens adicionados ocupam as posições 1, 2 e 8 da sequência, enquanto os 5s tradicionais permanecem em sua sequência original, de 3 a 7.
Como implantar o 8s?
O 8s, além de ser um conjunto de princípios, é uma metodologia sistemática. Um projeto, por mais que seu escopo seja bem restrito, vai envolver várias pessoas. A tendência é que ele se espalhe pela empresa.
Isso significa que, para perseguir seus cinco princípios, você precisa seguir um plano de ação.
Planos de ação seguem a estrutura de um PDCA, com mais ou menos especificidade em cada etapa.
Vejamos o do 8s:
1. Planeje um curso determinado e único de ação
Esta primeira etapa envolve a organização dos primeiros passos, que visam implantar o primeiro senso, colocando todos na mesma direção.
Estabeleça a equipe, a cadência dos encontros, o local das reuniões. Nesta etapa, a equipe vai:
- Definir a coordenação do programa
- Reunir informação para iniciar o projeto
- Delimitar o escopo de ação
- Avaliar e mapear o layout da área de trabalho, fazendo fotos e vídeos para fins de comparação
- Definir pessoas de contato
- Planejar as etapas de implantação
- Definir os critérios de avaliação
- Definir o modelo de documentação
- Planejar os treinamentos educativos
- Divulgar o programa.
2. Treine os envolvidos em relação ao 8s
Esta etapa envolve todo o trabalho de preparação e capacitação da equipe para a implantação do programa, incluindo mas não se limitando a:
- Comunicação dos objetivos do programa e do plano de ação
- Treinamento sobre os conceitos do 8s
- Criação de grupos de trabalho e de discussão etc.
3. Faça o seiri, seiton e seiso
Aqui, chegamos na implantação dos três primeiros passos do 5s, etapas bem operacionais, que visam a mudança real do ambiente.
Determine a utilização, organize e limpe. Essas três etapas do 5s original são extremamente complementares e vão caminhar juntas.
Muitas organizações fazem um Dia da Grande Limpeza, um evento planejado que visa a execução desses passos.
Veja um artigo com todos os detalhes sobre implantação de 5s.
4. Faça o seiketsu e o shitsuke
Aqui inicia a implantação dos outros dois passos do 5s: a padronização e a disciplina.
Assim como os três primeiros, esses dois passos estão conectados e dependem do tempo e da força do trabalho realizado nos dois primeiros pontos do 8s.
5. Mantenha e amplie as atividades (setsuyaku)
Esse passo tem a ver com tornar o 8s um hábito, que toca no senso da economia e combate ao desperdício como uma constante.
A repetição, nesta ferramenta de melhoria contínua, também é fundamental, tanto para o aperfeiçoamento das habilidades em execução de um 8s quanto no refinamento dos resultados por meio de projetos novos ou ampliações.
6. Monitore e mensure os resultados
O andamento dos projetos 8s deve ser monitorado e documentado desde o começo, tanto em relação à sua execução quanto em relação a seus resultados.
Faça avaliações após a implantação, verificando se o projeto foi implantado de acordo com o previsto, assim como comparações antes e depois.
Ferramentas para implantar um programa 8s
O programa 8s é uma metodologia que não vem com uma ferramenta embutida. Logo, a organização pode lançar mão da ferramenta de gestão de projetos que considerar mais adequada, incluindo kaizen ou 5W2H.
Para incluir seu programa 8s ou até mesmo 5s dentro do bojo de suas ações de melhoria contínua, usar o módulo de Gestão de Oportunidades da Qualyteam será interessante.
Além de centralizar todas as atividades da inciativa, o software vai permitir o fluxo completo, que inclui:
- Análise em matriz de probabilidade e impacto da iniciativa
- Gestão de tarefas relacionadas em 3W, com notificações a todos os envolvidos e acompanhamento de status
- Análise da eficácia
- Indicadores em dashboard gerencial.
Para saber mais, veja todos os recursos do software Gestão de Oportunidades.
8s: um programa que muda mindset, conhecimento, layout e comportamento
O 8s, assim como o 5s, é uma ferramenta valiosa dentro de um SGQ. Mais do que uma mudança a nível físico, quando bem implantado, ele leva a uma mudança na mentalidade, nas competências e no comportamento da organização.
Como toda metodologia que pretende grandes mudanças, uma implantação de 8s leva tempo. Fazer um Dia de Grande Limpeza não tornará a empresa proficiente nas práticas. Repetição e continuidade são palavras-chaves, portanto.
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