O programa 5S trabalha com um conjunto de dicas e boas práticas, simples e objetivas, que oferecem resultados no dia a dia da empresa. Ele é formado por 5 sensos — ou 5 pensamentos — representados por 5 palavras de origem japonesa. São elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.
Com a finalidade de mostrar um caminho para a empresa atingir os preceitos do 5S (limpeza, utilização, arrumação, disciplina e higiene), no texto de hoje vamos apresentar a metodologia 5w2h.
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Conheça o programa 5S
Para quem não conhece, vamos apresentar os 5S separadamente. Confira:
SEIRI: Senso de Utilização
Aborda a utilização dos materiais com equilíbrio e bom senso. Para tanto, tudo o que é dispensável é descartado do ambiente de trabalho.
SEITON: Senso de Organização
Preza a importância de se ter todas as coisas necessárias disponíveis de maneira acessível.
SEISO: Senso de Limpeza
No espaço físico, trabalha a importância de eliminar resíduos e sujeiras. Já no relacionamento pessoal, aborda a necessidade preservar um ambiente de trabalho transparente e honesto.
SEIKETSU: Senso de Padronização e Saúde
Sua principal finalidade é manter a distinção, a separação, a disposição e a limpeza. Reunindo, assim, todas as características das etapas anteriores como padronagens.
SHITSUKE: Senso de Disciplina ou Autodisciplina
Essa etapa é executada quando as pessoas passam a fazer o que precisa ser feito, mesmo quando não há uma ordem direta ou vigilância da chefia.
O desenvolvimento dessas 5 etapas resultará em melhorias na produtividade e segurança no ambiente de trabalho. Além disso, também será perceptível a valorização das relações humanas e o cumprimento dos procedimentos — administrativos e operacionais — necessários.
Elabore um plano de ação
Os Programas da Qualidade auxiliam as empresas no processo de melhoria contínua, mas para que isso ocorra é necessário planejamento, ou seja, é preciso ter um plano de ação. É nesse ponto que entendemos o método 5w2h (ou 3h) como útil para que a empresa atinja os preceitos do programa 5S.
Como veremos a seguir, esse método ajudará a definir as ações, os prazos e as responsabilidades necessárias — uma espécie de checklist — para a implantação do 5S na empresa. A metodologia 5w2h é uma das mais reconhecidas e consagradas no mundo da gestão da qualidade.
Use o 5w2h para elaborar seu plano de ação
O termo 5w2h refere-se a 7 palavras em inglês, 5 iniciadas com a letra w e duas com a letra h. Essas palavras representam perguntas cujas respostas resultam em um plano de ação.
Os 5w
- What (O quê?): o que precisa feito?
- Why (Por quê?): por que estamos executando essa ideia (nesse caso, o programa 5S)?
- Who (Quem?): quem/quais são as pessoas que executarão cada parte do plano de ação?
- When (Quando?): em quanto tempo essa ideia se tornará algo real?
- Where (Onde?): em qual local (setor, departamento) cada atividade e o plano de ação serão desenvolvidos?
Os 2h
- How (Como?): como se pretende implementar a ideia?
- How much (Quanto custa?): quais são os recursos (financeiros, operacionais, humanos, etc.) serão necessários para executar o programa 5S?
O terceiro H
A ferramenta pode ser adaptada. Por esse motivo, o material mais atualizado sobre o tema aborda a existência de um terceiro H. Esse refere-se ao termo “How measure”, ou “como será avaliado?”. Adotá-lo é uma opção, mas é importante pensar que quanto mais detalhado o plano for, melhor serão suas chances de sucesso. Além disso, a avaliação é uma forma de identificar falhas durante e depois do processo. Assim, recomendamos o uso do terceiro h.
A elaboração do plano não deve ser algo “solto”. O registro das respostas é extremamente importante. Isso porque ele se tornará um mapa e um registro histórico.
Com o passar do tempo, novos membros da equipe saberão como funciona a cultura da empresa e que cada uma das suas responsabilidades tem como objetivo atingir e manter os preceitos do programa 5S.
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