Plano de Ação 5s: como implantar com 5w2h?

O programa 5s trabalha com um conjunto de dicas e boas práticas, simples e objetivas, que oferecem resultados no dia a dia da empresa.

Ele é formado por 5 sensos — ou 5 pensamentos — representados por 5 palavras de origem japonesa. São elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Com a finalidade de mostrar um caminho para a empresa atingir os preceitos do 5s (limpeza, utilização, arrumação, disciplina e higiene), no texto de hoje vamos apresentar a metodologia 5W2H.

Ficou em interessado? Então, continue a leitura e saiba como fazer o plano de ação 5s utilizando a metodologia 5W2H.

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Conheça o programa 5s

Para quem não conhece, vamos apresentar os 5s separadamente. Confira:

• SEIRI (Senso de Utilização): aborda a utilização dos materiais com equilíbrio e bom senso. Para tanto, tudo o que é dispensável é descartado do ambiente de trabalho.
• SEITON (Senso de Organização): preza a importância de se ter todas as coisas necessárias disponíveis de maneira acessível.
• SEISO (Senso de Limpeza): no espaço físico, trabalha a importância de eliminar resíduos e sujeiras. Já no relacionamento pessoal, aborda a necessidade preservar um ambiente de trabalho transparente e honesto.
• SEIKETSU (Senso de Padronização e Saúde): sua principal finalidade é manter a distinção, a separação, a disposição e a limpeza. Reunindo, assim, todas as características das etapas anteriores como padronagens.
• SHITSUKE (Senso de Disciplina ou Autodisciplina): essa etapa é executada quando as pessoas passam a fazer o que precisa ser feito, mesmo quando não há uma ordem direta ou vigilância da chefia.

O desenvolvimento dessas 5 etapas resultará em melhorias na produtividade e segurança no ambiente de trabalho.

Além disso, também será perceptível a valorização das relações humanas e o cumprimento dos procedimentos — administrativos e operacionais — necessários.

Elabore um plano de ação

Os Programas da Qualidade auxiliam as empresas no processo de melhoria contínua, mas para isso ocorrer é necessário planejamento, ou seja, é preciso ter um plano de ação.

É nesse ponto que entendemos o método 5w2h (ou 3h) como útil para que a empresa atinja os preceitos do programa 5s.

Como veremos a seguir, esse método ajudará a definir as ações, os prazos e as responsabilidades necessárias — uma espécie de checklist — para a implantação do 5s na empresa.

A metodologia 5w2h é uma das mais reconhecidas e consagradas no mundo da gestão da qualidade.

Use o 5w2h para elaborar seu plano de ação

O termo 5w2h refere-se a 7 palavras em inglês, 5 iniciadas com a letra w e duas com a letra h. Essas palavras representam perguntas cujas respostas resultam em um plano de ação.

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Os 5w

• What (O quê?): o que precisa feito?
• Why (Por quê?): por que estamos executando essa ideia (nesse caso, o programa 5s)?
• Who (Quem?): quem/quais são as pessoas que executarão cada parte do plano de ação?
• When (Quando?): em quanto tempo essa ideia se tornará algo real?
• Where (Onde?): em qual local (setor, departamento) cada atividade e o plano de ação serão desenvolvidos?

Os 2h

• How (Como?): como se pretende implementar a ideia?
• How much (Quanto custa?): quais são os recursos (financeiros, operacionais, humanos, etc.) serão necessários para executar o programa 5s?

O terceiro H

A ferramenta pode ser adaptada. Por esse motivo, o material mais atualizado sobre o tema aborda a existência de um terceiro H. Esse refere-se ao termo “How measure”, ou “como será avaliado?”.

Adotá-lo é uma opção, mas é importante pensar que quanto mais detalhado o plano for, melhor serão suas chances de sucesso.

Além disso, a avaliação é uma forma de identificar falhas durante e depois do processo. Assim, recomendamos o uso do terceiro h.

A elaboração do plano não deve ser algo “solto”. O registro das respostas é extremamente importante. Isso porque ele se tornará um mapa e um registro histórico.

Com o passar do tempo, novos membros da equipe saberão como funciona a cultura da empresa e que cada uma das suas responsabilidades tem como objetivo atingir e manter os preceitos do programa 5s.